MY3001文件的编号和编写格式规定.doc

棉纺织企业有限公司编号：MY3-001文件编号和编写格式规定共5页 第1页版本号：A页版号：01*****棉纺织企业有限公司文 件 名 称：文件编号与编写格式规定 文 件 编 号：MY3—001 版 本 号：A 编 制： 审 批：日 期：2004/7/5 日 期：2004/7/6修订记录页 号页 版修 改 内 容批 准 人修 改 日 期1 目的规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一2 范围适用于本公司所有文件的编号以及程序文件的编写质量手册、三级文件也可参照此格式编写不适用标准、图纸、工艺文件的编号与编写3 职责3.1 质量手册由管理者代表负责组织编写；3.2 各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的记录表格3.3 办公室负责制定文件编号和附件的表格编号4 工作内容4.1 编号方法4.1.1文件的编号规则按以下规定进行 MY 顺序号（001、002……） 性质代号（见4. 1. 2）企业代号4.1.2 性质代号按表1的规定表1性质代号代 号性质文件名称1一级文件质量手册2二级文件程序文件3三级文件作业指导书、操作规程、管理制度4四级文件表格、报表、记录5外来文件标准、上级文件、法律法规等4.2 书写用纸、格式及字体。

文件采用B5的书写用纸文件和表格等的页边距规格为：上边和左边边距为2厘米，下边和右边边距为0.5厘米页眉距边界为2厘米，页脚距边界为0厘米具体格式要求如下：a. 封面见附件1b. 修订记录见附件2当质量手册或程序文件需修改时使用c. 书写用纸见附件3d. 表格见附件44.3 文件结构文件按章、条、款、项的结构层次编写编写程序文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名4.3.2 目的重点描述编写本文件的目的4.3.2 范围重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件的“不适用” 范围，以清楚界定文件的使用范围4.3.3 职责描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责4.3.4 工作内容按活动的逻辑顺序描述活动的细节重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作必要时可先画出简单的程序流程图流程图的符号按以下规定： 表示各阶段性事件或活动的叙述 表示必须做决定、检查或检验的过程 表示事件发生的顺序或方向 4.3.5 相关文件描述与本文有关的文件编号与名称。

4.3.6 质量记录描述在本文中所必需的质量记录的编号与名称4.4 书写格式项次后空一格书写文字，转行时与项次的文字对齐，项次按以下规定标示和排列： “1 ………… 2 …………2.1 ……………………………………………………………………………………………………………………3 ……………………3.1 …………………………a.……………………………………………………………………………………………………4.5 页码与装订4.5.1 封面、附件不编页码4.5.2 文件按文件修订记录、文件目录、正文依序编排页码，并指出总页数4.5.3 文件按封面、文件修订记录、文件目录、正文与附件的顺序装订4.6 外来文件当外来文件已有编号时，按原编号；如无编号则按4.1.1的规定进行编号4.7 文件编写注意事项4.7.1 措辞准确，不使用可能引起误解的语言尽可能使用定量描述的方法，如对时间的要求等4.7.2 编写时做到“该说到的要说到，说到的一定要做到不要将不切合实际的要求写入，一定要注意文件的可操作性4.7.3 对已有管理制度中实用的方法可直接引用引用时应写明引用文件名、编号及引用条款5 相关文件5.1 MY2-001 《文件控制程序》6 质量记录无7 附件7.1 附件1：封面7.2 附件2：修订记录7.3 附件3：书写用纸格式7.4 附件4：记录表格。