8档案的收集与整理课件.ppt

第第八八章章 档案的收集与整理档案的收集与整理 P222-228 P222-22818档案的收集与整理一、收集工作的内容和意义一、收集工作的内容和意义 （一）档案收集工作的内容（一）档案收集工作的内容 222 222 1 1、、对本单位需要对本单位需要归档文件归档文件的接收工作的接收工作 2 2、对未及时归档的档案的补充收集对未及时归档的档案的补充收集 3 3、、对现行机关和撤销机关具有长久对现行机关和撤销机关具有长久保存价值保存价值的档案的集中和的档案的集中和接收工作接收工作 4 4、、对对历史档案历史档案的接收和征集工作的接收和征集工作28档案的收集与整理（二）档案收集工作的意义（二）档案收集工作的意义 档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，做好档案收集工作对整个档他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，做好档案收集工作对整个档案工作都具有重要意义案工作都具有重要意义。

《《让档案告诉我们让档案告诉我们》》————安徽安徽19371937～～1945194538档案的收集与整理•收集是归档文件整理的首要环节(起点)•是决定档案工作存在和发展的重要条件；•收集是实现档案统一规划、分级管理原则的重要内容和措施；•收集是党和国家积累历史文化财富的手段；•收集是衡量归档质量和档案室工作质量的重要标尺；•收集是归档文件整理中其他环节的重要基础；•收集是维护机关历史面貌的重要手段48档案的收集与整理二、收集工作的要求二、收集工作的要求 参考参考P223P223 齐全完整齐全完整是收集工作总的要求凡是本机关形成的（包括是收集工作总的要求凡是本机关形成的（包括上级下发的、同级和不相隶属机关送来的、下级机关报送的），上级下发的、同级和不相隶属机关送来的、下级机关报送的），具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整一）丰富和优化库藏（一）丰富和优化库藏（二）加强馆（室）外调查和指导（二）加强馆（室）外调查和指导（三）推行入馆档案质量的标准化（三）推行入馆档案质量的标准化（严格的（严格的归档制度和归档范围归档制度和归档范围））（四）保持全宗和全宗群的不可分散性（四）保持全宗和全宗群的不可分散性58档案的收集与整理 丰富馆藏的方法丰富馆藏的方法A A、扩大收集范围，、扩大收集范围，档案馆不仅要接收一级单位的档案，同时还应档案馆不仅要接收一级单位的档案，同时还应接收二级单位的档案，如县档案馆就应注意接收乡级档案，还接收二级单位的档案，如县档案馆就应注意接收乡级档案，还应接收一些有代表性的生产村、生产组的档案。

应接收一些有代表性的生产村、生产组的档案B B、注意接收机关的全部档案，、注意接收机关的全部档案，既要接收文书档案，又要接收科技既要接收文书档案，又要接收科技的、专门的档案，既要接收有关党组的档案，又要接收人事、的、专门的档案，既要接收有关党组的档案，又要接收人事、保卫、财会和其他一些专门档案馆藏结构要全面、齐全保卫、财会和其他一些专门档案馆藏结构要全面、齐全C C、加强个人档案的收集、加强个人档案的收集 对于学者、名人的档案则没有意识地接收应重视个人档案的对于学者、名人的档案则没有意识地接收应重视个人档案的接收，如民间的验方，本单位著名人物的书信、手稿等接收，如民间的验方，本单位著名人物的书信、手稿等D D 、要注意接收和档案有关的资料，、要注意接收和档案有关的资料，包括丛刊、旧著、文物、其包括丛刊、旧著、文物、其他一些实物（主要指印章、锦旗、锦标、证件、样品、标本等）他一些实物（主要指印章、锦旗、锦标、证件、样品、标本等）68档案的收集与整理三三、档案馆档案的来源和收集的范围、档案馆档案的来源和收集的范围 （一）档案馆档案的来源（一）档案馆档案的来源1 1. .接收现行组织单位的档案。

接收现行组织单位的档案2 2. .接收撤销组织单位的档案接收撤销组织单位的档案3 3. .征集历史档案征集历史档案4 4. .档案馆之间交接档案，也是档案馆档案的来源之一档案馆之间交接档案，也是档案馆档案的来源之一78档案的收集与整理（二）档案馆档案收集的范围（二）档案馆档案收集的范围 一个立档单位，凡是围绕职能活动中形成的，具有保存价值一个立档单位，凡是围绕职能活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均应收集齐全完整因此，每个立档单位，均应的文件材料，均应收集齐全完整因此，每个立档单位，均应制定文件材料归档与不归档范围，按照归档范围收集文件材料，制定文件材料归档与不归档范围，按照归档范围收集文件材料，避免收集工作的盲目性避免收集工作的盲目性根据分层负责根据分层负责、、集中统一保管档案的集中统一保管档案的原则，以及《档案馆工作通则》、党和国家有关的专门规定，原则，以及《档案馆工作通则》、党和国家有关的专门规定，各级各类档案馆收集档案的范围有所不同各级各类档案馆收集档案的范围有所不同 美国：美国：NARANARA与联邦政府各部门一起来决定哪些档案文件值得收集进馆，最终进与联邦政府各部门一起来决定哪些档案文件值得收集进馆，最终进入到档案馆保存的档案文件只占联邦政府各部门形成文件总量的入到档案馆保存的档案文件只占联邦政府各部门形成文件总量的2%-3%2%-3%。

88档案的收集与整理（三）（三）现行组织单位档案和撤销组织单位档案的接收现行组织单位档案和撤销组织单位档案的接收1.1.现行组织单位档案的接收现行组织单位档案的接收 （（1 1））档案馆接收现行组织单位档案的档案馆接收现行组织单位档案的期限期限 根据国家规定：省级以上（含省级）档案馆接收保管期限根据国家规定：省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和永久和3030年以上（含年以上（含3030年）的档案年）的档案 P226 P22698档案的收集与整理（（2 2））接收方法接收方法 逐年接收逐年接收：就是将现行机关已经保存了：就是将现行机关已经保存了3030年的档案，每年年的档案，每年向档案馆移交一次向档案馆移交一次 缺点：这种方法要每年接收一次，档案期限一满就得移交。

缺点：这种方法要每年接收一次，档案期限一满就得移交这种做法工作量很大，一个档案馆要接收少则百个，多则上千这种做法工作量很大，一个档案馆要接收少则百个，多则上千个单位的档案，每年同时接收这么多单位的档案是很困难的，个单位的档案，每年同时接收这么多单位的档案是很困难的，因此这种接收方法不普遍使用因此这种接收方法不普遍使用108档案的收集与整理 定期接收定期接收 就是将现行机关保存了就是将现行机关保存了1010年或年或3030年的档案，继续年的档案，继续存放数年（如存放数年（如3 3、、5 5年等），然后将所有已到期档案集年等），然后将所有已到期档案集中一次移交档案馆，再隔中一次移交档案馆，再隔3 3、、5 5年后，再移交一次，以年后，再移交一次，以此类推 优点：能使档案馆有充分的时间做好接收前的准优点：能使档案馆有充分的时间做好接收前的准备工作，能对所有接收单位的档案做出统筹安排，同备工作，能对所有接收单位的档案做出统筹安排，同时也使档案馆用更多的时间从事馆内其他业务建设时也使档案馆用更多的时间从事馆内其他业务建设 目前，档案馆接收现行机关的档案，多以这一方法目前，档案馆接收现行机关的档案，多以这一方法为主，有时也与前一种方法结合使用。

为主，有时也与前一种方法结合使用118档案的收集与整理（（3 3）档案馆）档案馆接收要求接收要求（（1 1）进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作）进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散2 2）规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理）规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好3 3）与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍）与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍、立档单、立档单位和全宗历史考证、案卷目录位和全宗历史考证、案卷目录（一般是一式三份，其中一份在（一般是一式三份，其中一份在档案馆签后退回移交机关保存）档案馆签后退回移交机关保存）及其他有关检索工具，随同档及其他有关检索工具，随同档案一并接收案一并接收P227P227128档案的收集与整理2.2.撤销组织单位档案的接收撤销组织单位档案的接收 227 2271 1、一单位撤销，它的档案可以由该单位所属的上级主管部门代管，、一单位撤销，它的档案可以由该单位所属的上级主管部门代管，然后由上级主管部门代行移交给档案馆。

然后由上级主管部门代行移交给档案馆2 2、一单位并入另一单位，档案可以随同带入，但必须单独保管，、一单位并入另一单位，档案可以随同带入，但必须单独保管，不能相互混淆不能相互混淆3 3、若干个单位撤销，合并成一个新的单位，该新单位可以同时接、若干个单位撤销，合并成一个新的单位，该新单位可以同时接收被合并单位的档案，但应分别管理今后，仍作为各自独立收被合并单位的档案，但应分别管理今后，仍作为各自独立单位的档案向档案馆移交单位的档案向档案馆移交4 4、一单位撤销，分离成若干个小单位，档案不能由这些小单位分、一单位撤销，分离成若干个小单位，档案不能由这些小单位分别保存，应该集中一处，可由其中某一单位代管，今后再行移别保存，应该集中一处，可由其中某一单位代管，今后再行移交5 5、一单位的若干内部组织机构划归另一个单位，或者脱离原单位、一单位的若干内部组织机构划归另一个单位，或者脱离原单位成为一个新的独立单位，它在原单位活动中形成的档案，属于成为一个新的独立单位，它在原单位活动中形成的档案，属于原单位所有，必须留在原处，不得带走原单位所有，必须留在原处，不得带走138档案的收集与整理（四）关于（四）关于历史档案的接收与征集历史档案的接收与征集 227-228 227-228 习惯所称的历史档案，是指在中华人民共和国成立以前的习惯所称的历史档案，是指在中华人民共和国成立以前的档案。

包括革命历史档案，以及民国时期档案和历代王朝的档档案包括革命历史档案，以及民国时期档案和历代王朝的档案一）收集历史档案的特殊意义（一）收集历史档案的特殊意义（二）对保存在各部门的历史档案的接收（二）对保存在各部门的历史档案的接收（三）保存在个人手中的失散历史档案的征集（三）保存在个人手中的失散历史档案的征集（四）少数民族地区的历史档案的收集（四）少数民族地区的历史档案的收集（五）历史档案和新中国成立后非国有档案收集工作的组织（五）历史档案和新中国成立后非国有档案收集工作的组织148档案的收集与整理收集历史档案的举措收集历史档案的举措1 1、通过外交途径收回档案通过外交途径收回档案2 2、直接与国外相关档案馆联系进行档案复制直接与国外相关档案馆联系进行档案复制3 3、开展口述档案工作开展口述档案工作4 4、借助社会力量保护档案借助社会力量保护档案古旧书店、废品收购、寺庙、古迹（古旧书店、废品收购、寺庙、古迹保管部门、少数民族地区、有关单位代管）保管部门、少数民族地区、有关单位代管）5 5、制定国家档案征集办法制定国家档案征集办法158档案的收集与整理四、机关档案的接收与归档四、机关档案的接收与归档 172-173 172-1731 1、随时接收与主动接收相结合、随时接收与主动接收相结合2 2、加强对、加强对““帐外帐外””归档文件材料的收集归档文件材料的收集3 3、明确归档文件材料收集工作中的分工，有针对性地开、明确归档文件材料收集工作中的分工，有针对性地开展收集工作。

展收集工作收文（收文 发文发文 内部文件内部文件 机关联合行机关联合行文）文）168档案的收集与整理（一）收集原则（一）收集原则 1 1、全面收集、全面收集 即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的，不管是单位保存务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的，不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、报表、声像材料等，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集报表、声像材料等，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集 2 2、、重点收集重点收集 从机构方面讲，本机关机要收发部门，各内部机构等是收集从机构方面讲，本机关机要收发部门，各内部机构等是收集的重点从个人方面讲，的重点从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、要收发人员，单位主要领导、办公室主任、秘书、要收发人员，内部机构负责人以及内勤人员内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。

从文件内容讲，记述和反映等是收集的重点从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点大的文件材料，是收集的重点178档案的收集与整理（二）归档制度与归档范围（二）归档制度与归档范围 224 224 归档制度归档制度：：各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档在我国，这是党和国家规定的一项制室集中保存，称为归档在我国，这是党和国家规定的一项制度，称为归档制度度，称为归档制度 归档范围归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档 具体参考具体参考国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》档案保管期限规定》（（20062006，，8 8号令）号令）规定规定。

归档时间归档时间：：办理完毕的文件，一般应该在第二年内由文书部办理完毕的文件，一般应该在第二年内由文书部门整理后向档案室归档门整理后向档案室归档188档案的收集与整理（三）（三）归档组织工作归档组织工作1 1、、档案室对形成文件的作用档案室对形成文件的作用 为了保证归档文件的完整，便于保管和利用，档案工作人为了保证归档文件的完整，便于保管和利用，档案工作人员不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集完整，而且要员不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集完整，而且要关心文件的形成和办理过程中的有关情况关心文件的形成和办理过程中的有关情况2 2、、指导和协助文书部门组织归档工作指导和协助文书部门组织归档工作 指导和协助文书部门或业务部门坚持执行文件材料归档制度指导和协助文书部门或业务部门坚持执行文件材料归档制度 协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准备工作协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准备工作 198档案的收集与整理3 3、、临时性的文件收集工作临时性的文件收集工作 即使建立了归档制度，也会有些文件不能按照归档要求及即使建立了归档制度，也会有些文件不能按照归档要求及时归全，如果单位内的归档制度不健全，上述情况可能更多些。

时归全，如果单位内的归档制度不健全，上述情况可能更多些 4 4、、加强归档的宣传和档案的日常管理加强归档的宣传和档案的日常管理 为了推动归档制度的顺利实施，应该针对各单位的情况，为了推动归档制度的顺利实施，应该针对各单位的情况，宣传中央和国务院及其有关部门的规定，说明文件归档制度便宣传中央和国务院及其有关部门的规定，说明文件归档制度便于单位工作和工作人员利用，有利于保密和为国家积累档案的于单位工作和工作人员利用，有利于保密和为国家积累档案的意义，解除各种思想顾虑意义，解除各种思想顾虑 208档案的收集与整理五、档案收集注意事项五、档案收集注意事项 163 1631 1、只要有一定价值的文件材料都要收集归档只要有一定价值的文件材料都要收集归档2 2、除了正式文件外，还要包括它们的附件，如会议记录、纪要、、除了正式文件外，还要包括它们的附件，如会议记录、纪要、图表、计划、总结、登记表、名单、调查表、调查报告、访问图表、计划、总结、登记表、名单、调查表、调查报告、访问记录、合同、工作人员开会或出差带回来的材料等记录、合同、工作人员开会或出差带回来的材料等。

3 3、除接收档案外，与机关业务工作有关的资料也要收集归档除接收档案外，与机关业务工作有关的资料也要收集归档218档案的收集与整理六、六、收集的方法收集的方法 办理完毕随时收；办理完毕随时收； 会议文件及时收；会议文件及时收； 常用文件定时收；常用文件定时收； 人员变动提前收；人员变动提前收； 珍贵文件跟踪收；珍贵文件跟踪收； 保密检查集中收；保密检查集中收； 盖章之时立即收；盖章之时立即收； 制度约束按时收；制度约束按时收； 责任到人督促收；责任到人督促收； “ “帐外文件帐外文件””催促收；催促收； 整理之前全面收；整理之前全面收； 发现不齐反复收发现不齐反复收228档案的收集与整理七、七、收集的难点收集的难点 在归档文件整理过程中，最难的环节就是文件材料的收集在归档文件整理过程中，最难的环节就是文件材料的收集 一一、、领导手中的文件难于收集；领导手中的文件难于收集； 二二、、““帐外文件帐外文件””难于收集；难于收集；P172P172 三三、、特别珍贵的文件难于收集；特别珍贵的文件难于收集； 四四、、机密性较高的文件难于收集。

机密性较高的文件难于收集 因此，各单位应针对实际情况，建立健全收集制度，制定因此，各单位应针对实际情况，建立健全收集制度，制定归档范围，严格考核奖惩，采取多种收集方法，确保文件材料归档范围，严格考核奖惩，采取多种收集方法，确保文件材料收集齐全收集齐全238档案的收集与整理档案的整理档案的整理P240-250P240-250248档案的收集与整理文件整理方法案卷级整理方法文件级整理方法258档案的收集与整理第一节第一节 文件级整理程序文件级整理程序 文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤一般情况下，文件级整理大致需要十二道程序，即一般情况下，文件级整理大致需要十二道程序，即收集文件、收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒档文件目录、装盒268档案的收集与整理278档案的收集与整理一、归档文件的整理单位一、归档文件的整理单位 ““件件””即归档文件的整理单位即归档文件的整理单位. .一般以每份文件为一件。

文件的正本与定稿一般以每份文件为一件文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单为一件；复制件与原件作为一件；转发文与被为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单为一件；复制件与原件作为一件；转发文与被转发文为一件；报表、图册、名册等按本来的装订方式一册或一本为一件；来文与复文可作为转发文为一件；报表、图册、名册等按本来的装订方式一册或一本为一件；来文与复文可作为一件，也可分别为一件一件，也可分别为一件 参考教材第参考教材第175175页《文书的整理与归档》页《文书的整理与归档》288档案的收集与整理二、收集后的文件二、收集后的文件 检查已归档文件材料的质量检查已归档文件材料的质量：：（（1 1）收文的正件与附件是否齐全完整收文的正件与附件是否齐全完整2 2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整收文与收文阅办处理单是否齐全完整3 3）发文的定稿与印件是否齐全完整发文的定稿与印件是否齐全完整 计算机输出的定稿，一是要附发文处理签，二是要加盖骑缝章，避免弄计算机输出的定稿，一是要附发文处理签，二是要加盖骑缝章，避免弄虚作假，以维护文件的真实性和凭证性，确实发挥文件的法定效用。

虚作假，以维护文件的真实性和凭证性，确实发挥文件的法定效用4 4）检查已归档的文件签发手续是否齐全，）检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有单位印章，如印件是否盖有单位印章，定稿与印件是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的应补齐定稿与印件是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的应补齐298档案的收集与整理（（5 5）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复是否齐全完整的批复是否齐全完整 如不完整，可依照下列方法处理对有批复缺请示的处理如不完整，可依照下列方法处理对有批复缺请示的处理一般讲，有批复肯定有请示，如缺请示文件，应认真查询，一一般讲，有批复肯定有请示，如缺请示文件，应认真查询，一是找承办请示事项的部门或个人查询，二是找发出请示的单位是找承办请示事项的部门或个人查询，二是找发出请示的单位查询，找出请示后与批复一起归档查询，找出请示后与批复一起归档308档案的收集与整理三、区分归档范围三、区分归档范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

文件材料均属归档范围区分归档范围，区分归档范围，就是将需要就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来归档和不需要归档的文件材料区分开来参考第（参考第9191页内容）页内容） 为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围明确的归档范围318档案的收集与整理机关之间分工归档的范围机关之间分工归档的范围1 1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档但对一些需要执行的政策性、法规性政府办公室和非隶属机关一般不归档但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件文件应归档如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件2 2、上级业务主管机关召开的专业会议文件、由各隶属下级机关归档，党委、政、上级业务主管机关召开的专业会议文件、由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，府办公室一般不归档。

如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档3 3、联会签发的文件，由主办机关归档，会签、联办机关归档与否，视自身需要、联会签发的文件，由主办机关归档，会签、联办机关归档与否，视自身需要来确定来确定 4 4、联会召开的会议文件，由主办机关归档，联办机关是否归档，视自身需要来、联会召开的会议文件，由主办机关归档，联办机关是否归档，视自身需要来确定328档案的收集与整理5 5、联会派出调查组，检查组或联合举办的重大活动形成的文件材、联会派出调查组，检查组或联合举办的重大活动形成的文件材料，由主办机关归档，联办机关归档与否，视情况而定料，由主办机关归档，联办机关归档与否，视情况而定6 6、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料由兼职单位负、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料由兼职单位负责归档7 7、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆档案移交主管部门或同级档案馆338档案的收集与整理四四、、档案常用分类法：年度档案常用分类法：年度 组织机构（问题）组织机构（问题） 保管期限保管期限（一）年度（一）年度 P243 P243• 将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。

• 一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度归入文件内容所针对的年度348档案的收集与整理（二）分类别（二）分类别 243-244 243-244 1 1、组织机构分类、组织机构分类 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类将文件按其形成或承办的机构进行分门别类类别排列方法：类别排列方法：①①依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列②②依据本机关习惯的排列顺序排列依据本机关习惯的排列顺序排列③③依据其重要程度排列依据其重要程度排列358档案的收集与整理2 2、问题分类法、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类将文件按其内容所反映的问题进行分门别类 不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件，只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别内以集中反映某一，个问题的来龙去脉及办理情况 适用于全宗档案数量不大、形成年度很少或年度界限不清，立档单位内部组织机构经常变动或者组织机构很少且界限不清的情况368档案的收集与整理排列顺序排列顺序①①先党后政先党后政。

即党群工作方面的类项在前，行政管理以及业务即党群工作方面的类项在前，行政管理以及业务工作方面的类项在后工作方面的类项在后 ②②综合性的类项在前，专题性的类项在后综合性的类项在前，专题性的类项在后具体排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结具体排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结合重要程度和上述规则及实际情况确定合重要程度和上述规则及实际情况确定378档案的收集与整理（三）保管期限分类法（三）保管期限分类法 永久、长期、短期永久、长期、短期 这种分类可以将不同保存价值的文件从实体上区分这种分类可以将不同保存价值的文件从实体上区分开来，进行有针对性的保护开来，进行有针对性的保护388档案的收集与整理 五、复式分类法五、复式分类法 245-246 245-246 实际中，单纯采用一种分类法的情况是比较少见的实际中，单纯采用一种分类法的情况是比较少见的 较常用的是以下两种综合分类法：较常用的是以下两种综合分类法： 保管期限保管期限——年度年度——组织机构法组织机构法 保管期限保管期限——年度年度——问题分类法问题分类法398档案的收集与整理六六、文件装订、文件装订 归档文件应按归档文件应按““件件””装订装订““件件””内排序内排序 正本在前，定稿在后；正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后；转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后；复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

不同文字的文本，中文本在前，外文本在后408档案的收集与整理418档案的收集与整理对齐方式对齐方式•装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用•采用左上角装订的，应将左、上侧对齐•采用左侧装订的，应将左、下侧对齐428档案的收集与整理装订方式和用品：常用的有三种装订方式和用品：常用的有三种 装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命•线装：缝纫机轧线•粘接式：包角•变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹•符合档案保护要求，降低成本、简便易行438档案的收集与整理2 2、几种常见的装订方法、几种常见的装订方法 （（1 1）线装式：这是目前）线装式：这是目前采用最多采用最多的方法，除了较厚的方法，除了较厚的文件使用的文件使用““三孔一线三孔一线””装订外，其他文件都是使用装订外，其他文件都是使用““两孔一线两孔一线””，利用，利用缝纫机在文件左上角或左侧轧边缝纫机在文件左上角或左侧轧边 优点：这种装订方法比较简单易行，而且这种材料优点：这种装订方法比较简单易行，而且这种材料从档案保护的角度看，无疑是最好的选择。

从档案保护的角度看，无疑是最好的选择 缺点：这种方式针脚过密、易造成纸页从装订处折缺点：这种方式针脚过密、易造成纸页从装订处折断，而且也不利于重复装订断，而且也不利于重复装订448档案的收集与整理（（2 2）粘接式）粘接式A A、使用浆糊及胶水粘贴的办法装订文件使用浆糊及胶水粘贴的办法装订文件 优点：这种方法成本比较较低优点：这种方法成本比较较低 缺点：但存在可逆性差、影响复印扫描的缺点，而缺点：但存在可逆性差、影响复印扫描的缺点，而且发生错装、漏装时，且发生错装、漏装时，拆除很不方便拆除很不方便，极易撕坏纸张极易撕坏纸张B B、采用热熔胶封装，使用成本高不易推广采用热熔胶封装，使用成本高不易推广458档案的收集与整理（（3 3）封套：）封套： 使用使用8080克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将文件克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将文件以件为单位夹装其中以件为单位夹装其中 优点：这种方法方便整理工作，而且能对档案起很好的保优点：这种方法方便整理工作，而且能对档案起很好的保护作用。

护作用 缺点：这种方法缺点：这种方法成本比较高成本比较高，且不利于文件的安全，它不，且不利于文件的安全，它不会在文件上留有装订痕迹，比较容易被不法利用者换页，此外会在文件上留有装订痕迹，比较容易被不法利用者换页，此外使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间，在文件量使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间，在文件量大的单位并不实用大的单位并不实用 468档案的收集与整理（（4 4）变形材料）变形材料 目前变形材料装订主要是两种：目前变形材料装订主要是两种： 一种是用一种是用塑料制品塑料制品装订，但塑料制品强度、韧度装订，但塑料制品强度、韧度不够，年久会变硬断裂，因此不是一种好的档案装订不够，年久会变硬断裂，因此不是一种好的档案装订材料 另一种则是目前档案界争议最多的，即用钢钉、另一种则是目前档案界争议最多的，即用钢钉、不锈钢夹等不锈钢夹等金属制品金属制品装订，这种方法应该是所有装订装订，这种方法应该是所有装订方法中最为简单方便的，但对材质选择有较高的要求，方法中最为简单方便的，但对材质选择有较高的要求，必须采用质地优良的不锈钢制品，其成本非常高。

必须采用质地优良的不锈钢制品，其成本非常高478档案的收集与整理七、七、归档文件的排列和编号归档文件的排列和编号 p246-250 p246-250一、归档文件的排列一、归档文件的排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据类目内，根据一定的方法一定的方法确定归档文件先后次确定归档文件先后次序的过程序的过程 事由原则事由原则，，结合时间、重要程度结合时间、重要程度488档案的收集与整理二、二、归档文件的编号归档文件的编号 通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，为将来通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，为将来的查找利用提供条件的查找利用提供条件 编号的项目，是以编号的项目，是以归档章归档章的形式逐件标识在每一件归档文的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的件上，以明确归档文件在全宗中的““坐标坐标”” 归档章格式归档章格式（其规格为长（其规格为长45mm45mm，宽，宽16mm16mm，分为均匀的，分为均匀的6 6格）格） 全宗号全宗号 年度年度 室编件号室编件号机构或问题机构或问题保管期限保管期限 馆编件号馆编件号P186498档案的收集与整理关于档号关于档号 P249 P249 《档号编制规则》《档号编制规则》DA/T13-94DA/T13-94 档号档号是档案实体管理编号的总称，包括全宗号、案卷目录是档案实体管理编号的总称，包括全宗号、案卷目录号、类别号、案卷号、件号或页号。

号、类别号、案卷号、件号或页号一般一般结构分为三种：结构分为三种： 第一种结构为：第一种结构为： 全宗号全宗号————案卷目录号案卷目录号————案卷号案卷号————件、页（张）号件、页（张）号 508档案的收集与整理518档案的收集与整理第三种结构为：第三种结构为： 类别号类别号————项目号项目号————案卷号案卷号————件、页件、页( (张张) )号　　即：　　即： 528档案的收集与整理如何编写卷内的如何编写卷内的案卷号案卷号 档案年度档案年度————档案类别代号档案类别代号（（GL））+ + 单位代号单位代号————案卷顺序号案卷顺序号 例：例： 2014-GL06-15 （（20201414年物理系管理类档案）年物理系管理类档案） 案卷号意义：档案管理软件的登陆和定位的必须，也是进案卷号意义：档案管理软件的登陆和定位的必须，也是进行所有环节的前提行所有环节的前提 案卷号编写要求：案卷号编写要求： 每一年度、每一个立卷单位内部案卷号均应是唯一的，即每一年度、每一个立卷单位内部案卷号均应是唯一的，即不能重复。

如不能重复如 一个立卷单位内有多个立卷部门或人员，兼职档一个立卷单位内有多个立卷部门或人员，兼职档案员需进行协调分配案员需进行协调分配538档案的收集与整理参考第参考第248248页内容页内容 九九、编制、编制文件文件目录目录 包括包括文件文件号、标题、年度、页数、期限、备注等项目号、标题、年度、页数、期限、备注等项目十十、档案上架、档案上架 档案按档案按从上到下、从左到右从上到下、从左到右的顺序排列上架的顺序排列上架548档案的收集与整理第二节第二节 特种载体特种载体( (专门专门) )档案的整理档案的整理 P302P302 特殊载体档案一般是指以特殊载体档案一般是指以感光材料、磁性材料感光材料、磁性材料等为主要载等为主要载体和以影像、声音、电子文件、实物为主要反映方式的历史记体和以影像、声音、电子文件、实物为主要反映方式的历史记录，包括照片、录音带、录像带、影视片、光盘等录，包括照片、录音带、录像带、影视片、光盘等 特殊载体档案由于载体的特殊性，虽然与相关主题内容的特殊载体档案由于载体的特殊性，虽然与相关主题内容的纸质档案密不可分，但在整理时为了便于保管和利用，应当单纸质档案密不可分，但在整理时为了便于保管和利用，应当单独进行分类、整理和组成保管单位，通过注明档案参见号的方独进行分类、整理和组成保管单位，通过注明档案参见号的方式来式来与相关主题的纸质档案进行链接与相关主题的纸质档案进行链接，维护档案的完整性和系，维护档案的完整性和系统性。

统性558档案的收集与整理照片档案照片档案 照片档案照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形：是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录体，以影象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料 芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元 照片档案的组成照片档案的组成 由底片、照片、文字说明三个部分组成568档案的收集与整理照片档案的收集照片档案的收集 本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片； 本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片；的照片； 本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片；本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片； 本单位工作中选用的外单位的照片本单位工作中选用的外单位的照片。

578档案的收集与整理整理原则整理原则 保持照片档案的有机联系，便于查找和利用照片的底片保持照片档案的有机联系，便于查找和利用照片的底片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其文字说明应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其文字说明一同整理并存放在照片册里一同整理并存放在照片册里588档案的收集与整理保管期限与密级保管期限与密级 保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种具体按照《国家档案局关于机关档案保久、长期、短期三种具体按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行管期限的规定》执行 密级是指照片、底片保密程度的等级密级的划定按照密级是指照片、底片保密程度的等级密级的划定按照《保密法》及其实施办法执行《保密法》及其实施办法执行598档案的收集与整理底片的整理底片的整理 底片的整理可按年度底片的整理可按年度————问题分开，其次是进行底片编号问题分开，其次是进行底片编号 底片号格式：底片号格式：全宗号全宗号- -保管期限代码保管期限代码- -张号。

张号 可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺序可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺序号如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张底片上再号如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张底片上再编一个分号编一个分号 底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像 将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号 按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋上按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋上标明底片号标明底片号608档案的收集与整理编编 号号 照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编流水号格式：照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编流水号格式： 全宗号全宗号- -保管期限代码保管期限代码- -册号册号- -张号张号；； 全宗号全宗号- -保管期限代码保管期限代码- -张号张号。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号保管期限代码：分别用保管期限代码：分别用“1“1、、2 2、、3”3”或或“Y“Y、、C C、、D D对应代表永久、长期、短期对应代表永久、长期、短期册号：从册号：从1 1开始编号开始编号张号：从张号：从1 1开始编号开始编号 照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中写清外，照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中写清外，每张照片每张照片的背面都应写明的背面都应写明，以便查找利用以便查找利用618档案的收集与整理文字说明的编写文字说明的编写 照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间和摄照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间和摄影者 符号说明包括符号说明包括照片号、底片号和参见号照片号、底片号和参见号其中参见号是指其中参见号是指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号与本张（组）照片有联系的其他档案的档号 照片的文字说明包括照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄事由、时间、地点、人物、背景、摄影者影者等六要素等六要素。

编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁片影象所反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁 编写说明一般编写说明一般以单张照片为单元以单张照片为单元，而对由若干联系密切的一，而对由若干联系密切的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需编写的分说组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需编写的分说明总说明在该组照片的第一张照片的上方书写，分说明则一明总说明在该组照片的第一张照片的上方书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右侧书写律在每张照片的正下方或者左侧、右侧书写628档案的收集与整理底片、照片的保存底片、照片的保存内含：内含：案卷目录案卷目录 底片底片 册内备考表（情况说明、立册人、检查人、立册时间）册内备考表（情况说明、立册人、检查人、立册时间） 按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存 最好竖立摆放最好竖立摆放 横放，堆放高度不超过横放，堆放高度不超过5cm5cm638档案的收集与整理数码照片的归档整理数码照片的归档整理 格式：格式：JPEG TIFFJPEG TIFF 数码照片的归档应在第二年数码照片的归档应在第二年6 6月前完成月前完成 照片不能添加、合成、挖补照片不能添加、合成、挖补 反映同一场景的数码照片一般只保存一张反映同一场景的数码照片一般只保存一张 一般采用只读光盘进行归档一般采用只读光盘进行归档 不同年度的数码照片档案不应该保存在同一张光盘中。

不同年度的数码照片档案不应该保存在同一张光盘中 照片形成部门进行收集和文字说明撰写照片形成部门进行收集和文字说明撰写648档案的收集与整理658档案的收集与整理668档案的收集与整理数码照片的整理数码照片的整理 实行实行““双套制双套制””保存冲印具有代表性的数保存冲印具有代表性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻说明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行保存成光盘进行保存678档案的收集与整理磁性载体档案的管理磁性载体档案的管理 磁性载体档案：主要是计算机磁带、硬磁盘、软磁盘、录磁性载体档案：主要是计算机磁带、硬磁盘、软磁盘、录像带、录音带保管单位为盒像带、录音带保管单位为盒/ /盘）盘） 两种形式：两种形式： 一种用录音机和录像机在磁带上记录的档案；用音像设备一种用录音机和录像机在磁带上记录的档案；用音像设备来播放处理来播放处理 一种用数码录音、摄像技术来拍摄的数字化信息。

属于电一种用数码录音、摄像技术来拍摄的数字化信息属于电子文件，需借助计算机来播放处理子文件，需借助计算机来播放处理688档案的收集与整理归档要求归档要求（（1 1）转换成标准格式，一式两份）转换成标准格式，一式两份(A(A、、B B盘）2 2）必须是可读文件，运转正常、清洁、无病毒、无划伤必须是可读文件，运转正常、清洁、无病毒、无划伤3 3）磁性档案性能质量符合相关录音、录像、计算机文件规定磁性档案性能质量符合相关录音、录像、计算机文件规定4 4）编制归档说明）编制归档说明698档案的收集与整理声像档案归档范围及保管期限声像档案归档范围及保管期限序序号号 属类名称属类名称 内内 容容 保管期限保管期限 1 1会议类会议类 各种重要会议的声像信息材料各种重要会议的声像信息材料 永久永久/ /长期长期 2 2参观视察类参观视察类 上级机关领导或社会知名人士来本单位上级机关领导或社会知名人士来本单位视察、检查工作的声像信息材料视察、检查工作的声像信息材料 永久永久/ /长期长期 3 3业务活动类业务活动类 本单位重大活动、重要外事活动及职能本单位重大活动、重要外事活动及职能活动的声像信息材料活动的声像信息材料 永久永久/ /长期长期 4 4荣誉类荣誉类 被评为市级以上先进集体及各种奖项、被评为市级以上先进集体及各种奖项、称号的荣誉实物的声像信息材料称号的荣誉实物的声像信息材料永久永久 5 5文体活动类文体活动类 本单组织的各项文娱体育活动的声像信本单组织的各项文娱体育活动的声像信息材料息材料 长期长期 708档案的收集与整理磁性载体档案的整理磁性载体档案的整理 在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先后时间顺序逐件编号，可跨年度编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项目。

录像带：内容、制式、语别、密级、规格、录制日期录像带：内容、制式、语别、密级、规格、录制日期 录音带：内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等录音带：内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等 磁盘光盘及电子档案等在归档时，必须将元数据及相关的背景信息纳入归档范围，否则日后这些档案将因元数据或相关背景信息的缺失而成为废物718档案的收集与整理728档案的收集与整理 磁性载体档案磁性载体档案（录像）（录像）案卷目录案卷目录案卷号案卷号题题 名名年度年度信息量信息量保管保管期限期限备备注注G1.2.1-01G1.2.1-01XXXXXX活动录像活动录像20072007 60 60分钟分钟 永久永久G1.2.2-01G1.2.2-01XXXX公司省级先进人物评选录像公司省级先进人物评选录像20072007 90 90分钟分钟永久永久G1.2.3-01G1.2.3-01XXXXXX会议录像会议录像20072007 60 60分钟分钟永久永久738档案的收集与整理。