立卷方法及卷内文件整理要求.pdf

一、立卷方法立卷， 亦称组卷，是根据国家规定的文件立卷原则，将已经办理完毕的、具有保存价值的文件，按照特定的立卷方法，组成案卷或其他形式的保管单位的一项业务工作立卷工作的基本要求是：按照文件形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，适当考虑和区分文件的不同保存价值，使组成的案卷便于管理和查找利用不同专业种类的文件有不同的组卷方法集团公司在工作中所形成的文件、材料，一般每份文件（材料）都有一定的责任者、文种名称、日期、地区、收发文机关及内容主题等，在立卷过程中可采用以下几种方法： 1、按问题立卷 “问题”指文件内容记述、反映的主题或涉及的人物、事件、事物等同一问题的文件， 可以组成一个案卷 在按问题立卷时， 要按照文件内容记述和反映的问题，视文件数量的多少，对文件有分有合，问题概括范围可大可小，可笼统可具体此方法有较大的灵活性，但一般较少单独采用，大多是和其他立卷方法结合使用因此，使所立案卷特征多，卷内文件成分单纯，便于利用 2、按责任者立卷 “责任者” 是指撰制文件的机构或个人它是把同一作者形成的文件组合成为案卷在实际工作中, 常把数个责任者合并为复合责任者为区别文件价值把文件按隶属的上级单位、下级单位、平级单位适当地分别立卷，也是按同类型复合责任者立卷。

3、按文种名称立卷 “文种名称”就是把文件种类、名称相同的文件组合在一起，同时注意文件内容相关, 保持其间的联系性此立卷方法较适合于综合性的计划、报告、会议记录、简报等的组卷应注意的是，有时同一作用的文件，在不同单位，不同时间，使用的名称也会常常不同，而同一名称的文件, 也有作用不同的情况因此，在运用此方法时，不应过于机械，要具体分析文件的实际情况，灵活掌握 4、按时间立卷 “时间” 就是按文件形成的时间或文件内容针对的时间，将属于同一时期的文件组合为案卷此方法一般适用于：文件内容针对的时间性较强、针对的时间比较分明的文件； 同一类型数量比较多的文件，为进清晰的组合案卷，而采用时间性把卷立得更细致在整理历史档案时，为反映文件时间联系和便于组合, 也可以按年度、阶段或其他时限特点组成若干案卷 5、按地区立卷 “地区” 是指按照文件的地区特征，把来自同一地区或内容针对和涉及同一地区的文件组合成案卷的方法此方法便于反映一个地区的情况，但在实际工作中采用得较少，这是因为，通常情况下，全宗内的文件有许多不具备地区特征，或者不适宜按地区组卷 6、按收发文机关立卷 “收发文机关” 就是将本单位与某一单位就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷。

注意: 收发文机关与责任者不能混同此方法只适用于一部分有来有往的文件二、卷内文件整理卷内文件的系统排列，可以保证卷内文件有条不紊，便于查找利用 1、卷内文件的排列（1）文件可分为单层排列和多层排列两种卷内文件内容涉及问题和责任者单一的，按时间顺序单层排列；问题单一，责任者有两个以上的，按责任者时间两层排列；责任者单一， 但文件内容涉及两个以上问题的，按问题时间两层排列；多问题、 多责任者的，按问题责任者时间或责任者问题时间三层排列总之，从具体案卷出发，按照时间、责任者、收发文机关、地区、文种、内容的重要程度、工作的顺序、人物姓氏笔划等方法单层或多层排列2）不论采用哪种方法，在一个案卷中，问文与复文、请示与批复、批转件与被批转件、转发件与被转发件、印本与定稿、正件与附件等，必须保持其间的联系，不能任意肢解，它们的先后次序也要统一即：正本在前， 底稿在后； 复文在前， 问文在后； 批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；批转件在前，被批转件在后；印本在前，定稿在后（此定稿指最后一次定稿，但前几次的底稿也应按顺序附在后面）2、编制卷内文件页、件号卷内文件要统一编上页码左侧装订的案卷，每页材料正面编在右下角，背面编在左下角。

图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号，除空白页外， 无论是简子页、摺叠页、大小页、一纸上贴数张小页等，都应逐页编号，信封等也不例外 3、编制卷内目录和备考表卷内文件目录要放在卷内文件之首卷内文件编页后，按照排就的顺序，对每份文件逐项著录，将其打印在规定格式的表格上卷内文件目录需一式三份（卷内一份，交总裁办公室二份）备考表 , 用以登记卷内文件的基本状况由立卷人填写签名，以明确责任和便于咨询在立卷过程中需对某些重要文件、残缺文件、 文件来源与内容置疑的考证说明；本卷文件在其他案卷或材料中有重要更正或参照的注明以及其他必须说明的情况等应在备考表中注明备考表置于一卷之未 4、案卷封面的编制与案卷封装案卷封面的主要项目包括: 全宗或立档单位名称、案卷标题、卷内文件的起止日期、总页数、 保管期限和档号等现行单位移交的案卷还要有文书处理工作中的案卷号封面文字要简练，表达要准确题名基本结构力求完整（基本结构主要包括: 责任者、问题和文种三部分） 案卷封装：首先，须除去文件上的金属物（如钉、针、曲别针等）以及必要的修补等技术处理；其次，将卷内文件以底边和左边取齐按页排列；最后，采用适合的卷皮、袋、盒等形式将全卷文件装封为保管单位，以固定和保护卷内文件避免散失或损坏。