QP002文件与资料管理程序A3.doc

精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------文 件 变 更 修 定 履 历序号日 期修订记录页 次版 次修订人审核人12009.10.20标准升级为ISO9001:2008版本2-9A/1张志伟梁开盈22010.12.06取消东莞亿发电器有限公司名称1A/2张志伟梁开盈32013.8.6更改商标1-10A/3张志伟梁开盈456789分 发 部 门总 经 理 管理者代表业 务 部 注 塑 部品 质 部 五 金 部工 程 部 货 仓 部管 理 部 人 事 部工 模 部 采 购 部装 配 部 物 控受 控 印 章批 准审 核编 制编 制 单 位品质部1 目的:使本公司各种文件作业的标准化，规定本公司各种文件的制作格式，使各单位质量管理体系的文件制订有所依循。

使每个单位依持有最新发行的文件执行作业，无效或过期作废的文件均能有效的管制2 范围:本公司质量管理系统中,不论公司内外提供之相关文件与资料均适用3 定义:3.1 一阶文件:“《质量手册》”说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件3.2 二阶文件:“程序文件”供管理者管控跨部门作业流程之文件3.3 三阶文件:“作业规范”规范作业者行为工作标准或指导书（指部门内部的具体操作说明）3.4 四阶文件:“质量记录”用来记录执行结果之各类表格或报告3.5外来文件:为国家、国际标准、客户提供的相关文件及与质量有关的技术性文件数据(含工程图纸)4 权责:4.1 管理者代表：负责监督及裁决一切有关文件标准化的事务4.2 文控中心4.2.1 确实掌握公司文件统一发行、回收、分类与存档的事务4.2.2 受理文件提案申请及登录4.2.3 制订文件制作书写的标准规定及文件编号原则4.2.4 文件分类保存并维持整齐清洁的环境4.2.5 定期制订【最新文件一览表】，以确保公司文件时效上的统一4.2.6 负责外来文件的接收﹑保存﹑登录﹑编号﹑管理4.3 各部门负责人：负责相关文件的编制、使用、保管以及提出修改、作废意见。

4.4 质量体系文件的制/修订、审查、批准权责表:文 件 类 别批 准审 核制/修订4.4.1第一阶总 经 理管理者代表管理者代表4.4.2第二阶总 经 理管理者代表部门经理/主管4.4.3第三阶管理者代表部门经理/主管部门经理/主管4.4.4第四阶管理者代表部门经理/主管部门经理/主管4.5 外部文件数据: 由文控中心收集,经“管理者代表”批准后,由文控中心保存与收发管制5 作业内容:5.1 文件制作规范: 本规定限定于一、二阶文件适用(三阶文件的架构依据实际使用确定)5.1.1 封面制作规范，封面必须包括：公司名称、文件名称、文件编号、版次、页次、生效日期、文件变更修定履历、制定单位以及制订人、审核人、批准人都必须签名作实；5.1.2 内页制作规范5.1.2.1内页制作须包括: 公司名称、文件名称、文件编号、版次、页次、生效日期；5.1.2.2 正文 5.1.2.2.1 文件内容力求清晰易懂，以12号宋体字书写段落以固定值，设置20磅为标准5.1.2.2.2 章节条文叙述，依据下列的数字排列方式：1 .........2 .........2.1 .........2.1.1 ........2.1.1.1 ........2.1.1.1.1 ........1) ..............5.1.2.2.3 在正文中须引用其它程序文件名或书名,用“《》”将其注明;引用表单时用“【】”将其注明，引用某名词时用“”注明；5.1.2.2.4 文件书写内容视需要可包含下列各项：1）目的:重点说明编拟该作业程序之目的与用意。

2）范围:简要说明该作业程序的适用之单位与人员之业务3）定义:特殊名词解释4）权责:相关单位应执行事项之重点说明5）作业内容:说明作业现任之划分、参与作业的人员及工作范围,其内容应描述为达成目的之每一详细步骤,包含人、事、时、地、物等项目6）参考文件:详细说明与该作业程序内容有关之文件名称7）使用表单:该作业程序中所引出的“质量记录”表单8）附件:该作业程序中所提及之流程或相关数据5.2 表单制作规范 表单制作须包括“公司名称”“表单名称”“表单编号”及“正文格式”等5.3 文件制订、修订、废止作业. 5.3.1 文件的制订各部门需要制订文件时，由各部门负责人或指定人员起草后,经相关部门会审、权责人员批准后，交文控中心登录、发行，原稿存留文控中心5.3.2 文件的修订5.3.2.1 若文件不符合现状需修订时，由申请部门填写【文件修订、废止及发外申请单】说明修订的理由，经相关部门会审、权责人员批准后重新发行，修订内容填写于文件封面修订记录内5.3.2.2 修订后文件由文控中心发行，只针对文件内有变更的页次5.3.3 文件的废止文件废止作业时，由申请部门填写【文件修订、废止及发外申请单】经相关部门会审、权责人员批准后废止, 原编号列入管制不得重复使用.在保留的作废文件原件上加盖“作废保留”印章并单独保存。

5.4 文件审核与批准作业:文件制订、修订及废止审核及批准作业依4.4作业5.5 文件编号规则5.5.1 格式一：适用于一阶和二阶文件□□-□□□ 顺序号为001、002、003……文件类别代号 5.5.2 格式二：适用于三阶和四阶文件XXX-□□-□□□ 顺序号为001、002、003…… 文件类别代号 单独使用的文件增加公司代号（VLM:欧威；EP:亿发）5.5.3 文件类别代号：QM：质量手册 QP：程序文件 WI：装配工艺指导卡 FM：各类表单 CM：产品检验指导书 IS：检验规范EV：样品承认书 EC：工程变更通知书 VS：仪校指导书SP：产品规格书 ES：设备操作及保养指导书 QS：各种规定、办法、细则文件SJ：塑胶工艺指导卡 WJ：五金工艺指导卡5.5.4 文件版本5.5.4.1 所有新制订的文件均由Ａ版开始，用Ｂ至Ｚ代表不同的修订版。

5.5.4.2 用0至5代表不同修订版的修订次数5.5.4.3 每修订一次即换一次修订号5.5.4.4 修订号超过5次即第6次修订时需将A版升级到B版，同时版次再次从0开始5.6 文件的分发与回收5.6.1 文控中心收到批准合格的文件，确认文件编号及版本无误后，按各部门需求份额填写【文件发放/回收登记表】进行发行，并在发行文件的封面上及内页的右上角加盖 “受控文件”章5.6.2 为确保文件有效到达使用单位，文件接收单位或接收人必须在【文件发放/回收登记表】上签名确认若为修订或换版之文件，使用部门需将原副本文件退回文控中心进行销毁，旧版原稿由文控中心在每页上加盖“作废保留”章，保留一年后再处理5.6.3 签收后的副本文件不得任意涂改，或有任何签名记号等，必须保持与文控中心的正本文件一样完整干净5.6.4 如果受控文件是作培训或其它参考用，则副本每页应加盖 “参考文件”印章，但文控中心不负责此类文件的版本更新管控5.6.5 各部门如需借阅文件，须填写【借阅申请单】经权责部门审核、批准后送文控中心办理5.6.6 相关部门如需把受控文件发外时，须填写【文件修订、废止及发外申请单】,经部门经理/主管签名后交管理者代表批准后才能发外。

5.7 文件补（增）发作业程序5.7.1 各部门提出文件增发或补发的申请时，需填写【文件补/增发申请单】，呈部门经理/主管审查其理由是否属实，再将申请单送文控中心处理5.7.2 文件补发5.7.2.1 若原副本文件遗失，其作业程序如下：5.7.2.1.1 遗失单位填写【文件补/增发申请单】，呈经理/主管审查后送文控中心处理5.7.2.1.2 文控中心接到申请后按原正本文件影印，加盖“受控文件”章正式发行5.7.2.1.3 申请单位于【文件发放/回收登记表】上签收，文控中心登录原副本文件遗失5.7.2.2 若原副本文件破损或污损，其作业程序如下：5.7.2.2.1 申请部门将污损文件退回文控中心5.7.2.2.2 文控中心接到申请后按原正本文件影印，加盖“受控文件”章正式发行5.7.2.2.3 申请单位于【文件发放/回收登记表】签收，文控中心将污损文件销毁5.7.3 文件增发5.7.3.1 某部门因实际需要或原副本文件不够使用时，可申请文件增发5.7.3.2 文控中心影印所需文件加盖“受控文件”章正式发行，申请部门于【文件发放/回收登记表】签收5.8 外来文件作业程序5.8.1 外来文件的控制及发放5.8.1.1 外来文件包括：法规和条例、技术规范、国家标准、顾客数据等。

5.8.1.2 顾客提供的外来文件由文控中心统一接收部门归档保存，依实际需要进行发放5.8.1.3 文控中心收集与产品相关的法律法规、技术规范等外来文件列出【外来文件一览表】并归档保存5.8.1.4 对有版本规定的外来文件的保存应是最新版本5.8.2 外来文件的编码5.8.2.1 编码位置均统一于文件的右上角5.8.2.2 外部文件资料编号以文件来源、收文年份、月份及收文顺序流水编号.□ □□ □□ □□□ 文件流水号:从001开始 月份 年份 文件来源:从A开始5.8.。