ERP精品课程第六章.doc

第6章 会计报表管理系统学习目标通过本章的学习,了解报表管理系统的种类、特点和功能；了解会计电算化环境下报表系统有关基本概念；掌握报表格式设计和公式设置的方法；能够编制会计报表；能够编制自定义会计报表和使用模板生成相关会计报表的方法UFO电子表是用友软件开发的电子表格软件，它与其他系统运行时，可作为通用财经报表使用，适用于各行业的财务、会计、人事、计划、统计、税务、物资等部门同时，该系统也可以独立运行，用于处理日常办公事务6．1 会计报表管理系统概述ERP/U8系列会计报表系统与总账等各系统有完善的接口，具有方便的自定义报表功能、数据处理功能，本系统提供了工业、商业、行政事业单位等21个行业的常用会计报表模板和2001年1月1日《企业会计制度》中的三个主表和六个附表模板报表系统与其他电子表软件的最大区别在于它是真正的三维立体表，在此基础上提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力6．1．1 会计报表的种类会计报表是综合反映企业一定时期财务状况的经营成果的书面文件，编制会计报表的目的是是向会计报表的使用者提供对经营决策有用的会计信息会计报表的使用者有投资者、债权人、金融机构、财政、审计、税收等相关部门，还有潜在的投资者和债权人。

会计工作要编制的报表按照用途可划分为两类：1．对外的会计报表按照我国会计制度的规定，企业的会计报表主要包括：资产负债表、利润表、现金流量表和各种附表及说明⑴　资产负债表是反映企业在某一特定日期财务状况的报表，它是根据“资产=负债+所有者权益”的会计平衡公式编制的，资产负债表应当按照资产、负债、所有者权益（或股东权益）分类分项列示，以表明企业在某一特定日期所拥有或控制的经济资源、所承担的经济义务和企业所拥有的权益，通过对资产负债表的分析，可以了解企业当前的偿债能力和未来的经济前景⑵　利润表是反映企业一定时期内（年度、季度、月度）经营成果（利润或亏损）的报表利润表应当按照各项收入、费用以及利润的各个项目分类分项列示，并计算出企业当期的利润（或亏损）总额通过对利润表的分析，可以考核企业的获利能力，分析企业利润增减变动的原因⑶　现金流量表是反映企业在一定会计期间现金和现金等价物流入和流出的报表现金流量表是年度会计报表，它应当按照经营活动、投资活动、筹资活动的现金流量分项列示，以反映企业在一定时间经营活动、投资活动和筹资活动的现金流入量、现金流出量等动态指标⑷　会计报表的相关附表是反映企业财务状况、经营成果和现金流量的补充报表，主要包括利润分配表、资产减值准备明细表、所有者（或股东）权益增减变动表应交增值税明细表等其他附表。

⑸　会计报表附注是为了便会计报表使用者理解会计报表的内容而对会计报表的内容及主要项目报作的解释，如重要会计政策变更对财务状况和经营成果的影响、或有事项和资产负债表日后事项的说明、关联方关系及其交易的说明、重要资产转让及其出售情况、企业的合并、分立、重大的投资、融资活动等2．内部管理报表企业为了经营管理的需要，常需要编制适应企业内部经营管理需要的会计报表，这部分会计报表不需要企业对外公开，有时对企业来说还要有一定的某性如销售日报表、费用分配表等这类报表没有统一的格式，也没有统一的指标体系，企业完全结合自己的管理需要来设置不同的格式，具有很大的灵活性6．1．2 会计报表系统的特点1．编制会计报表应遵守的原则由于会计报表是在会计电算化信息系统各模块处理的数据基础上按一定的格式和指标体系而编制的，因此应用会计报表管理系统也应该遵守一定的原则和规X应该遵守的原则如下：⑴　内容必须完整凡是会计制度规定的应该予以报送的会计报表必须全部编制，不能漏编、漏报，会计报表项目应该无一漏缺的填列⑵　会计报表的数据必须真实会计报表的数字应该根据会计电算化信息系统的各个提供的数据如实填制，不得估计和推算在编制会计报表前，各项本期内的会计业务必须在其他模块处理完毕。

编制会计报表时，所用计算方法应该前后统一，报表与报表之间的数据必须相互衔接，账表数据一致⑶　会计报表处理与报送的及时性只有这样才能有助于提高会计报表使用的时效性，要做到这一点，就必须在平时做好各功能模块的会计核算工作，并定期进行对账、结账工作，确保报表数据的准确性和完整性2．会计报表管理系统的特点：⑴　对外报表的规X性会计报表系统提供了打印输出功能，打印输出的会计报表的格式和内容应该符合国家统一会计制度的规定会计分析使用的财务指标也要有规定性，如比率分析指标要使用财政部公布的评价企业的多项财务指标报表管理系统的输出是为了满足经营管理和预测、决策的需要输出信息的规X性是便于使用者的理解⑵　对内报表的灵活性企业对内的会计报表与对外的会计报表相比有很大灵活性，不同的管理单位通常具有不同的报表内容、格式、编制要求和编制依据，企业也可以随管理的不同需要而改变⑶　报表数据的不可修改性对根据机内会计凭证和根据已登账的相关账簿生成的各种机内会计报表数据，会计管理软件不能提供直接修改功能”这是《会计管理软件基本功能规X》的规定报表数据的变动只能依靠数据来源的变动而变动⑷　报表及分析有较强的可视性会计报表系统在报表功能的基础上，利用图表分析功能可以对编制的各种报表进行各种分析，包括数据分析和图形分析，做到图文并貌。

同时也提高了财务会计工作的自动化程度6．1．3 会计报表的格式填制一X报表，必须有表样后才能填写数据ERP/U8报表管理系统中报表的制作也不外乎是报表的格式设计和数据处理，在介绍报表系统的基本操作前，先熟悉一些报表系统的基本概念1．会计报表系统的主要概念（1）报表窗口UFO报表有3个重要窗口:系统窗口、报表窗口和图表窗口系统窗口：启动UFO报表后的窗口是系统窗口，此时窗口中没有打开文件系统窗口包含“文件(F)”、“工具(T)”、“帮助(H)”系统菜单，在系统窗口菜单中执行“文件(F)”→“新建（N）”命令项，就进入报表窗口如图6-1所示图6-1系统窗口报表窗口：报表窗口是对报表进行格式设计和数据处理等一系列报表操作的重要窗口它包含的报表菜单有“文件(F)”、“编辑(E)”、“格式(S)”、“数据(D)”、“工具(T)”、“窗口(W)”、“帮助(H)”如图6-2所示图6-2报表窗口图表窗口：它与报表窗口相似，区别在于工作区和工具栏图标图表工作区用于显示图表，工具栏图标用于图表的相关操作它包含的图表菜单有“图表(F)”、“编辑(E)”、“格式(S)”、“帮助(H)如图6-2所示图6-3图表窗口(2) 格式状态与数据状态报表系统将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。

UFO报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高、列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字及定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式在格式状态下时，所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作UFO报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮如图6-4所示，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换 图6-4格式状态与数据状态(3) 单元和单元类型单元：是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识，行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示例如：B5表示第2列第5行的那个单元单元类型：有数值单元、字符单元、表样单元3种①数值单元：用于存放报表的数据，在数据状态下输入数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成建立一个新表时，所有单元的类型默认为数值型。

②字符单元：也是报表的数据，只不过不一定是数值数据，也在数据状态下输入字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字字符单元的内容也可由单元公式生成 ③表样单元：是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效表样单元在格式状态下输入和修改，在数据状态下不允许修改单元类型在报表窗口中点“格式(S)”菜单中的“单元属性”对话框中设置,如图6-5图6-5 单元属性（4）组合单元和区域①组合单元：由于一个单元只能输入有限个字符，在实际工作中有的单元有超长输入情况，这时，可以采用系统提供的组合单元组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），报表系统在处理报表时将组合单元视为一个单元可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示 例如把C4到C7定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“C4”、“C7”、或“C4:C7”表示。

②区域：由一X表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵在 报表系统 中，区域是二维的，最大的区域是一个表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元例如：A2到D8的长方形区域表示为A2：D8，起点单元与终点单元用“：”连接（5）表页和N维表①表页：由许多单元组成的表一个报表系统报表最多可容纳99,999X表页，其中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”页标用“第1页”-“第99999页”表示，当前表的第5页，可以表示为5.②二维表：确定某一数据位置的要素称为“维”在一X有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述如果将一X有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴)和列(纵轴)可以找到这个二维表中任何位置的数据③三维表：如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z 轴）这一叠表称为一个三维表如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名三维表的表间操作即为“四维运算”因此，在报表系统中要确定一个数据的所有要素为：〈表名〉、〈列〉、〈行〉、〈表页〉，如资产负债表第3页的A5单元，表示为：“资产负债表”-〉A53。

一X二维报表的各项默认指标为：行数： 1—9999 (默认值为 50 行)列数： 1—255 (默认值为 7 列)行高： 0—160毫米 (默认值为5毫米)列宽： 0—220毫米 (默认值为26毫米)表页数: 1—99,999页(默认值为1页)（6）固定区及可变区固定区：指组成一个区域的行数和列数是固定的数目一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的可变区：是组成一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内在以后的数据操作中，可变行列数随着您的需要而增减有可变区的报表称为可变表没有可变区的表称为固定表7）关键字关键字：是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页如：一个资产负债。