准备会议用品和设施PPT精品文档.ppt

七、准备会议用品和设施1、会议用品和设施的种类2、准备会议用品与设备的要求11、会议用品和设施的种类1）必备用品（1）文具用品：纸、笔、本册等（2）桌椅、台布（3）茶具（4）扩音制备、照明设备、通风空调设备等2）特殊用品不同性质的会议对用品的准备的要求不同22、准备会议用品与设备的要求1）会前制定计划：所需物品和设备的清单，包括名称、型号、数量物品和设备的来源，如租借、调用、采购预算所需的费用2）落实专人负责3）提前准备到位4）以实用、节约为原则3案例：会前准备应如何做？案例：会前准备应如何做？波杨公司准备在本市的黎明大厦召开大型新波杨公司准备在本市的黎明大厦召开大型新产品订货会，参加会议的有全国各地人员产品订货会，参加会议的有全国各地人员总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示公司没有放映料电影，进行产品操作演示公司没有放映机，租借任务就交给了秘书小刘会议召开机，租借任务就交给了秘书小刘会议召开时间是时间是8 8月月9 9日上午日上午1010点整，资料放映是点整，资料放映是1010：：1515小刘打给租赁公司要求在。

小刘打给租赁公司要求在9 9日上日上午午9 9：：4545必须准时把放映机送到黎明大厦会必须准时把放映机送到黎明大厦会议厅9 9日上午，会议开幕前，大家正紧张地作最日上午，会议开幕前，大家正紧张地作最后的准备工作小刘一看手表，呀，已经后的准备工作小刘一看手表，呀，已经9 9：：5050了，放映机还没有送到小刘立即打了，放映机还没有送到小刘立即打去问，对方回答机器已送出眼看各地去问，对方回答机器已送出眼看各地来宾已陆续进场，小刘心急如焚来宾已陆续进场，小刘心急如焚…………4会务准备要细致、周密会务准备要细致、周密某地召开党代会，会务组会前起草的某地召开党代会，会务组会前起草的““大会开幕式程序大会开幕式程序””中列有中列有““播放国际歌播放国际歌””一项审稿时改为放在闭幕式进行，一项审稿时改为放在闭幕式进行，最后定稿时领导把此处改为最后定稿时领导把此处改为““奏国歌奏国歌””会务组负责人凭印象只记得已删掉了此会务组负责人凭印象只记得已删掉了此项程序，对开幕式上项程序，对开幕式上““奏国歌奏国歌””一项未一项未作准备当主持人在大会上宣布当主持人在大会上宣布““奏国歌奏国歌””时，时，无法播放，一时形成冷场。

无法播放，一时形成冷场5推迟的大会开幕式推迟的大会开幕式某市精神文明表彰大会还有某市精神文明表彰大会还有1515分钟即将召开主分钟即将召开主席台上摆满了鲜花，与会者陆续到达，领导也到席台上摆满了鲜花，与会者陆续到达，领导也到休息室等候负责这次会议的市政府办公室田主休息室等候负责这次会议的市政府办公室田主任习惯性地在周围巡视者，一位记者建议说主席任习惯性地在周围巡视者，一位记者建议说主席台的背景两侧应插上红旗才显得庄重田主任一台的背景两侧应插上红旗才显得庄重田主任一想想““有道理有道理””于是立即将全体会务人员调到主于是立即将全体会务人员调到主席台上，要求重新布置，搬走部分鲜花，在背景席台上，要求重新布置，搬走部分鲜花，在背景两侧各插上三面红旗有人提出时间恐怕来不及两侧各插上三面红旗有人提出时间恐怕来不及田主任自信地说田主任自信地说““时间是够用的，干吧！时间是够用的，干吧！””主席主席台大幕被重新拉上了，只听见里面响起一阵杂乱台大幕被重新拉上了，只听见里面响起一阵杂乱的搬动声的搬动声1515分钟过去了，主席台并没有像田主任估计的重分钟过去了，主席台并没有像田主任估计的重新布置好大会被推迟了新布置好。

大会被推迟了2020分钟才开幕市政府分钟才开幕市政府领导对此很不满意，批评了田主任，这件事在与领导对此很不满意，批评了田主任，这件事在与会者中也造成了不良的影响会者中也造成了不良的影响6例题分析：例题分析：1 1、公司要召开一次小型会议，决定工作小组、公司要召开一次小型会议，决定工作小组领导人的换届选举，请根据会议需要准备会议领导人的换届选举，请根据会议需要准备会议用品会议必备物品的准备： 文具用品如纸笔本册等 桌椅、台布 茶具 扩音设备、照明设备、空调设备等会议特殊用品的准备： 选举用的投票箱、选票 会议装饰用品：如会标等7例题分析：例题分析：2 2、某公司要召开一次新闻发布会，作为、某公司要召开一次新闻发布会，作为秘书应如何准备会议用品？秘书应如何准备会议用品？会议必备物品的准备： 文具用品:如纸笔本册等 桌椅、台布 茶具 扩音设备、照明设备、空调设备等会议特殊用品的准备： 录音录像设备 会议装饰用品如会标、标语、花卉等8回家作业回家作业lX X公司年终召开先进个人和先进科室的公司年终召开先进个人和先进科室的表彰大会，（其中先进个人表彰大会，（其中先进个人1515人，先人，先进科室进科室3 3个）个）l回答回答: :1 1、、所需的会议用品有哪些所需的会议用品有哪些2 2、、准备会议用品时应注意哪些问题准备会议用品时应注意哪些问题9。