管理文秘讲义第一章_导论(达阅).ppt

管理文秘讲义,,,教材：赵锁龙：《管理秘书实务》，中国人民大学出版社2004年版 教学参考书 1、向国敏主编：《现代秘书学与现代秘书实务新编》，华东师大出版社2001年版； 2、上海大学文学院译：《韦氏秘书手册》（美），中国新闻出版社2002年版； 3、朱绍秦：《涉外秘书学》，杭州大学出版社1996年版； 4、宇正香：《秘书理论与实务》，浙江大学出版社2004年版； 5、白延庆：《公文写作》，对外经济经贸易大学出版社2004年版第一章 序论,第一节 管理秘书学的学科性质和理论体系 第二节 管理秘书实务的特点和原则 第三节 秘书的分类与层次,第一节 管理秘书学的学科性质 和理论体系,一．管理 二．秘书 三．管理秘书学的学科性质 四．管理秘书实务的理论体系,,一．管理 管理的定义是组成管理学理论的基本内容，明晰管理的定义也是理解管理问题和研究管理学最起码的要求 由于管理概念本身具有多义性，它不仅有广义和狭义的区分，而且还因时代、社会制度和专业的不同，产生不同的解释和理解随着生产方式社会化程度的提高和人类认识领域的拓展，人们对管理现象的认识和理解的差别还会更为明显。

长期以来，许多中外学者从不同的研究角度出发，对管理作出了不同的解释，然而，不同学者在研究管理时出发点不同，因此，他们对管理一词所下的定义也就不同直到目前为止，管理还没有一个统一的定义1）泰罗：“确切知道要别人去干什么，并注意他们用最好最经济的方法去干”； （2）法约尔：管理是所有的人类组织（不论是家庭、企业或政府）都有的一种活动，这种活动由五项要素组成：计划、组织、指挥协调和控制管理就是实行计划、组织、指挥、协调和控制； （3）孔茨：管理就是设计和保持一种良好环境，使人在群体里高效率地完成既定目标； （4）小詹姆斯.H.唐纳利：管理就是由一个或更多的人来协调他人活动，以便收到个人单独活动所不能收到的效果而进行的各种活动； 彼得.F.德鲁克：归根到底，管理是一种实践，其本质不在于“知”而在于“行”，其验证不在于逻辑，而在于成果；其唯一权威就是成就对于管理定义的种种不同认识 管理是一种行为，首先应当有行为的发出者和承受者，即谁对谁做，其次，还应有行为的目的，为什么做因此，形成一种管理活动，首先要有管理主体，即说明由谁来进行管理的问题；其次要有管理客体，即说明管理的对象或管理什么的问题；再次要有管理目的，即说明为何而进行管理的问题。

同时，我们还应想到，任何管理活动都不是孤立的活动，它必须要在一定的环境和条件下进行 以上分析说明，任何一种管理活动都必须由以下四个基本要素构成：管理主体，回答由谁管的问题； 管理客体，回答管什么的问题； 组织目的，回答为何而管的问题； 组织环境或条件，回答在什么情况下管的问题综合以上观点：管理是在一定的环境下，为了达到组织的目的，组织内的成员从事提高组织资源效率的计划、组织、监督、协调和控制的行为二、秘书认识秘书,联合国历任秘书长,联合国第一任秘书长赖伊、第二任达格·哈马舍尔德、第三任秘书长吴丹，第四任秘书长库尔特·瓦尔德海姆、第五任秘书长佩雷斯·德奎利亚尔，联第六任秘书长加利，第七任秘书长安南，新当选的联合国秘书长潘基文认识秘书,毛泽东的 秘书,,胡乔木，1941年2月起任毛泽东秘书、中共中央政治局秘书 田家英，毛泽东秘书，新中国成立后，历任中央办公厅秘书室主任我国历史上，秘书有多种历史性含义如在辞海中有五种涵义： 1、指职务名称之一，是领导的助手三国时曹操高级助手 郭嘉,《三国志》记载，曹操赤壁之战后，“ 叹 曰 ： 郭 奉 孝 在 ， 不 使 孤 至 此 ” 又 云 ： “ 哀 哉奉 孝 ！ 痛 哉 奉 孝 ！ 惜 哉 奉 孝 ！”,,,2、指官名。

中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作 3、特指使馆的外交人员，分为一、二、三等级秘书 4、指宫禁藏书 5、指谶纬、图录 宫禁藏书-文皇帝实录,尚书令印章,,西方发达国家的定义国际职业秘书组织（英文全称：Professional Secretaries International）是以欧美等发达国家为主的跨国秘书组织，它给秘书所下的定义是：“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手 1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员教材中将秘书概念分为两种： 广义的秘书概念：秘书是领导人的事务和信息助手这里的定义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；因此只能是简明、抽象的概括 狭义的秘书概念：秘书是一种职务名称，正成为一种社会职业，指处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。

这里主要强调了秘书是一种社会职业，排除了私人秘书三．管理秘书学的学科性质 管理秘书学，实际上就是管理学与秘书学的结合，即用管理学的原理、方法来研究、审视秘书行为和活动二者关系： ①秘书学的产生与发展，正是当代管理学科的发展需要比如泰勒九提出了组织的计划理论：企业组织必须成立专门的计划部门，相当于管理者的智囊库，主要任务是时间研究、标准化研究、资产和库存管理、成本的记录与分析、组织的维持和发展等到法约尔那里就发展为参谋理论 ②秘书部门是管理大系统的一个子系统，秘书工作是管理工作的一个组成部分，秘书为领导工作服务的过程，实际上是协助管理实施管理的过程③秘书工作的核心是辅助管理，提高管理效率和管理水平服务，这是它的出发点，也是它的归宿但管理秘书学毕竟是秘书学，它具有秘书学的一般特点： （1）知识的综合性：是一门综合性，实践性很强的新兴学科它与管理学、领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系等学科有着密切的关系 （2）理论的应用性：秘书学是应用性学科，其表现是： ① 秘书学的理论知识，直接来源于生动的秘书实践，以及由此而产生的秘书活动经验； ② 秘书学的理论知识，直接受到秘书实践的检验，或证实，或修正，或补充； ③ 秘书学的理论知识，直接指导秘书实践，并具有普遍意义。

（3）学科的群体性：即秘书学概论为主导的众多学科群如：理论秘书学已有秘书学原理、秘书心理学；,,应用秘书学有行政秘书学、企业秘书学、商务秘书学、涉外秘书学等；历史秘书学已有中国秘书史、外国秘书史和中国公文史；技术秘书已有会议学、秘书技术和办公自动化 四．管理秘书实务的理论体系也就是秘书实务所涉及的基本内容，教材概括为： （1）形象管理；（2）沟通管理；（3）文件管理；（4）办公室管理；（5）会议管理；（6）项目管理；（7）信息管理；（8）档案管理第二节 管理秘书实务的特点和原则,一．管理秘书实务的特点 1、事务性 从整体上看，秘书活动都是为领导者办事的尽管秘书人员在撰写文稿、办理文件、处理信息、调研督查等活动中有时要参与决策性或政务性活动，但其功能只能是发挥参谋作用同工作的辅助决策性和参与政务性相比，秘书工作的事务性和服务性要显著得多一方面，在撰写文稿、办理文件、处理信息、调研督查等过程中要做大量的事务性工作；另一方面，诸如操办会议、沟通联络、管理档案、迎来送往、派车订票、值班记录、等工作，更是繁杂琐碎的具体办事过程，以至秘书人员经常自己戏称自己是“打杂的”2、综合性 第一，从秘书工作的职能范围来看，秘书并不承担某一职能部门的具体工作，而是承担着全面了解、联系、沟通各职能部门的任务，起着全局联络和整体协调的作用。

第二，从秘书工作本身的内容来看，秘书工作既要“参与政务”，又要“管理政务”，具有明显的综合性秘书要“参与”的政务类任务主要有文件的拟办承办、文件的起草核稿、信息的搜集处理、情况的调查和汇总、对领导批办事项的催办和查办、来信来访的处理；秘书要“管理”的事务类任务主要有文件的收发传递与管理、文书的立卷和归档、文件的清缴和销毁、机要通讯、承办会务、印信管理、公务接洽等3、技术性 秘书人员的知识结构，在基础知识方面，需要有、政治哲学类、语言文学类、数学统计类、历史地理类、法律知识类等方面的知识，在专业知识方面需要有秘书学、写作、调研、信息加工与处理、等知识 二．管理秘书实务的原则 教材中提出五项原则，第一是系统原则，第二服务原则，第三全面质量管理原则，第四是时效性原则，第五是经济性原则，不无道理但以下三项原则尤为重要： 1．准确 办文要准确，办事要稳妥，情况要属实，主意要慎重抄写、打印、登记文件，都应反复校对、核实2．迅速 首先，秘书人员必须具有很强的工作责任心，要坚决反对拖拉、懒散的工作作风；其次，要建立科学的工作制度，合理地安排各项工作，尽量减少环节，简化程序此外，还要改善工作手段，尽可能使用先进的技术设备，提高工作效率。

3、保密 保密，既是对秘书人员的要求，也是秘书工作的基本原则第三节 秘书的分类与层次,一、秘书的分类秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别 1、从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘书与私人秘书 公务秘书——是指为各级机关、企事业单位、社会体团服务，由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员私人秘书——指为民办、集体企业、农民专业产、个体户及外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员2、从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书：政治生活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘书就社会领域分：可分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书等就工作性质分：可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等附周恩来总理秘书分类）,,,周恩来的秘书们 （部分） 赵 炜——周恩来的生活秘书 越茂峰——周恩来的机要秘书 张永池——周恩来的贴身秘书 赵行杰——周恩来的警卫秘书 李越然——周恩来的俄文秘书 雷英夫——周恩来的军事秘书 马 列——周恩来的外事秘书 钱嘉东——周恩来的外事秘书 韦 明——周恩来的文教秘书 李 岩——周恩来的经济秘书 顾 明——周恩来的工业秘书 杨 纯——周恩来的农业秘书 周研森——周恩来的行政秘书 王伏林——周恩来的秘书,,,返回,,二、秘书的层次按秘书人员担任的职务划分：秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长（含科级干事）、股长（非正式级别但有实际职务）、科员、办事员七个层次。

按职业资格等级可分：高级秘书；中级秘书；初级秘书例如省市政府机关秘书层次划分： 高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任他们可以参改议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手，大部分是厅处级干部，有些人本身就是领导成员中级秘书：一般指任非领导职务的秘书，例如机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书等正副科级秘书及秘书科长等，大部分是科级以上、处级以下的干部，处于党政或企事业单位办公室的中层他们负责起草文稿，办理文书，处理公文，调查研究，整理信息等工作，其工作成效，以领导决策起重要作用 初级秘书：指从事一般日常工作的事务秘书，如接待、联络、会务、印校、收发与财务等，他与人民群众的联系最密切，其工作态度与作风，往往影响整个机关的形象复习思考题 1、什么是秘书？ 2、管理秘书学与管理学的关系是什么？ 3、管理秘书实务有何特点？,。