服装采购运作手册(共14页).doc

精选优质文档-----倾情为你奉上前　　言　　采购部，是公司的非常重要部门，她工作的成败，直接影响着公司的外界形象，直接左右着消费者对公司产品的信心，也直接决定了公司经营的回报　　公司需要一个优秀的采购部，凭着专业的技术素质，发扬齐心合力的团队精神，在设计部的统一设计意念的引导下,反季节地策划及订制公司的优质名牌商品，将公司的品牌概念，通过商品的设计，质感、色彩等元素，不断地循环地灌输于消费者，令消费者在欣然接受商品的同时，也在潜意识之中，自觉成为公司的拥护者采购部肩负着非常关键的使命，她有责任为公司提供合理的商品成本价格，优质的货品，足够的数量、准时的上市任职于采购部的员工，必须具备良好的专业基础，好学谦虚、临财不苟得的美德，不畏困难与挫折的勇气，以及高度的职业责任心同时，每位职员应随时作好准备，为公司付出不懈的努力，也应为采购部成为公司的坚强后方阵地而发挥各自最大的潜能！ 第一节　　采购部之分工及部门架构一． 采购部的架构采购主管面料采购员2人辅料采购员1人面辅料QC　　第二节　采购部各级人员之职责一、 采购经理职责：1. 直接上级:总经理2. 直接下属:面料采购员、辅料采购员、质检员(QC)3. 本职工作:采购公司规定的所有商品、控制商品的质量及交货期4. 直接责任:l 为申请部门提出的采购项目寻价、寻货,作出三家供货商的对比价。

l 采购单申请单、订购合同的初审l 在采购单批准后分派采购员完成采购,重要的采购项目自己跟进对采购进度、质量控制作出安排交跟单员及QC跟进l 在生产中或到货后发生问题,和厂家交涉并解决l 协调解决公司各个部门同商品部相关联的工作l 制定下级岗位描述l 所有采购品要保存封样l 指导评价下级工作5. 领导责任:l 对采购手续负责l 对供货商选定水平负责l 对所选样品的品种、规格、质量、价格、交货期负责6. 主要权力:l 选择供货商的权力二、面、辅料采购员职责：1. 直接上级:采购部经理 2. 本职工作:采买成衣所需的面、辅料物资3. 工作责任:l 根据采购经理分配的采购申请单,具体实施选择供货商和报价并取得相关样办,填写申购单后上报采购经理l 根据批准后有效的采购定单向财务部取得付款票据,实施购买l 具体办理跟进交货、验货、收货(退货)、入仓(出仓)及报帐手续l 服从上级的工作安排l 保存采购工作时的必要原始记录及样办封存,做好统计,定期上报随时了解市场情况,提供市场信息,积极出主意想办法降低采购成本三、面辅料QC职责：1. 直接上级:采购经理 2. 本职工作:商品的质量控制3. 工作责任:l 根据公司对所有采购商品的质量要求,以此为标准严格检验及控制商品的质量。

l 对商品由头办到货品入仓,整个生产过程的质量全程监控l 对质量不合符公司要求的商品及时发现并第一时间通知上级l 服从上级的工作安排l 对供应商可作出否决合作的建议,不断修正、完善检验控制商品质量的标准和方法,不定时以书面形式会报上级专心---专注---专业第三节 采购部工作程序一、 商品部日常工作流程图：（见附表）二、开发、确定布物料程序：设计部会同市场部、生产部、采购部、总经理开设计意念会采购部根据设计意念收集合适的布/辅料交设计师筛选（所收集的布/辅料需注明厂家、封度、成份、价格）设计师确定所需用的布料/辅料，并填写布/辅料设计卡（布/辅料设计卡一式三份：设计部、生产部、采购部各一份，如有特殊要求需注明）三、申购程序：　1、 申购板布：跟单员填写《起板申请单》交生产部经理批核后交采购经理，由采购经理分派到采购员，采购员填写《申购单》后，连同布样交采购经理批核（布样上须经设计部经理签名确认），并呈交总经理签名同意后方可购买板布采购员安排购买板布，板布返货后，入仓登记，并填写《板布使用记录表》交仓库、生产部、采购经理各一份及存档2、 申购现布大货布：跟单员填写《大货布申购单》，必须写清楚数量、封度、要求、日期等资料，连同合同及式样一起交生产部经理签核，后交采购经理。

由采购经理分派到采购员，采购员填写《申购单》及借支单后，连同布样交采购经理批核（布样上须经设计部经理签名确认），并呈交总经理签名同意后方可购买板布采购安排上大货布，收大货布前一星期应以《一周返布计划》通知生产部，于返布当天以《落布通知单》通知生产部，布料返货后采购员办理入仓报销手续3、 申购订购大货布：跟单员填写《大货布申购单》，必须写清楚数量、封度、要求、日期等资料，连同合同及式样一起交生产部经理签核，后交采购经理由采购经理选定供应商后，分派到采购员，指引采购员议价及商谈付款条款、货期等与供应商签署《订布合同》并填写《付款同通知书》给财务部4、 申购物料：各个组别跟单所提供的物料预算数量及经设计部确定的物料式样，经生产部经理审核签名确认后，交采购员订购，采购员统筹资料后，根据库存情况填写请购单，交采购部经理加签，后交总经理批核四、批核布/辅料正确样、颜色、船样程序：（略）五、报价、议价、定价程序：1、 报价：采购经理接到设计部所给的《布/辅料设计卡》，分派给采购员寄往多个供应商作报价，并要求供应商提供布样采购员填写《报价单》连同供应商提供的布样交采购经理采购经理审核后，初选供应商及价格。

价格若在公司接受范围内，统计汇总后交生产部作初步成本核算；若高于公司接受范围，则需知会设计部，并寻找类似布或代用布给设计师重新选确认样2、 议价：经初步报价后，生产部计算成本交市场部，由市场部给出成本目标价及造货数量，生产部计算出布/辅料的目标价及数量交采购部采购部根据该目标价及数量，利用自己的专业知识与供应商议价此议价作同一商品多个供应商议价，同等价格或差额不超0.5元的,开发打板此商品的供应商优先3、 定价：经过根据目标价与供应商议价后,由采购经理汇总统计后决定最终供应商,并将价格报交生产部，由生产部重新核算成衣准确成本交市场部审批若市场部可接受则生产部及采购部可做采购合同交总经理批核若不能接受，则给出意见，生产部及采购部等根据市场部意见再作出修改或交由总经理决定六、合同的审核与签定（略）七、查货程序:1、 作业程序：QC员到厂查验货品前，应先以联系厂方，了解生产进度；QC员到厂后，应第一时间有礼貌知会厂方负责人，按公司规定抽取相应数量的货品查验，有程序地做好检验前之工作准备2、 查货的目的与内容布料先分为三大类：现坯印染布、织坯印染和色织布；跟进生产进度，查验布料为初期、中期、尾期；①、初期：目的：了解供应商的生产情况及我司订单的生产安排情况查货人员：采购员查货时间：现坯印染 不用查织坯印染 交货前25天色织布 交货前20天查货内容：供应商生产是否繁忙，我司的订单是否已购纱及上机，上机台数，拉经数量，机台运作是否畅顺，坯布的风格花形是否正确。

如色织布则要查验布筒染后颜色跟手样板是否一致②、中期：目的：查验坯布数量、质量是否符合要求查货人员：采购员或QC查货时间：现坯印染 交货前15-20天织坯印染 交货前 15天色织布 交货前10天查货内容：查验坯布数量是否已够我司订单需要；查验坯布的疵点：污渍、色纱、油沙、稀密路、吊经、缺纬、破洞、棉结、棉粒、粗经、粗纬等外在因素，是否符合要求；另还有一种检验方法：煮漂10-20米左右坯布作抽检；如色织布则要查核头板坯花型与原样、手感是否相符③、尾期：目的：查验所订布料是否符合我司要求返货查货人员：QC查货时间：返货前3天查货内容：测试大货的缩水率、拉力、撕破力、手感、侧向纱线滑移强力、色牢度等；查验匹头条时应左右中边查看色差程度，查验大货布的颜色、手感否与所批船样一致，抽查大货10%-20%的大货布作布面综合质量评定，按标准收货3、 测试程序：①、布料检查：布面平滑度、布纹、花式、手感、布痕、色匀程度；②、布匹力度：拉力、涨破力、摩擦程度、伸长后还原程度；③、缩水和变形程度：车缝时缩短或伸长程度、湿洗时伸长、缩短、变形程度　　④、褪色和染色程度：湿洗时褪色或染色程度、摩擦时褪色或染色程度。

⑤、布面皱折后自动平服能力4、 发现问题处理方法：①、 能独立与厂方解决的问题，应即时解决后及时向上司汇报，以便跟进；②、 当有某些问题无法解决时，即时向上司如实汇报，以便及时处理；5、 QC员查货前必须有如下文件资料：①、 合同复印件；②、 已批核的布样；八、入仓程序：（略）九、付款程序：（略）十、供应商的开发及评估1、 供应商的开发：采购部应每季根据公司产品结构，开发供应商，每季合作的供应商中应有10%为新的供应商以作价格的对比及控制供应商的主要来源：展会、网络、同行介绍等供应商开发的程序：① 选择目标供应商② 初步了解供应商的生产特征，及规模③ 派人员审厂，填写供应商资信表，并要求供应商提供营业执照、国地税证、一般纳税人证、法人代码证等五证；交采购经理审核④ 经采购经理审核后，合格的供应商由采购经理初步洽谈合作意向及条件，并录入下一季的合作供应商中2、 供应商的评估：每季末，根据所有合作供应商的货期、价格、质量等因素进行全面评估，好的供应商可继续合作，不好的供应商需淘汰加入新的供应商具体评核见《厂家评核表》十一、应急措施的启动及程序：1、 应急措施的启动条件：A、 货品在查中期时，发现供应商并没作出生产安排或货品有严重的质量问题之时B、 货品在查尾期时，发现货品质量，数量严重不符合公司要求之时C、 货品交货期严重迟期2、应急措施程序：A、 若货品在查中期时发现供应商并没作出生产安排时，采购员应即时汇报采购经理。

采购经理与供应商联系了解供应商生产情况及实际安排情况，作出判断该订单是否会严重迟期，并指引采购员作出后备供应商的前准备工作，包括后备供应商的选定，报价，正确样品的确认，颜色小样的批核，货期等工作填写货品延期申请交生产部，市场部批核加意见根据生产部，市场部的意见，作出是否需取消合同或更改供应商的等决定，并呈交总经理批示B、 货品在查货尾期时，发现货品质量严重不符合公司要求时，QC应剪能代表全批货的质量板及查货报告交采购员采购员联系供应商了解供应商情况，若能返修的，与供应商商议返修后货期，并填写货品延期申请连同质量板及查货报告交采购经理批示，采购经理批示后交生产部及市场部批示意见若货品需重做的，与供应商商议重做的交货期，并填写货品延期申请连同质量板及查货报告交采购经理批示采购经理批示后交生产部及市场部批示意见，若生产部及市场部可接受货期的延期，采购经理应判断是否需更换供应商，作出处理意见交采购员跟进；若生产部及市场部不接受货期的延期，采购经理应根据情况作出如下处理:① 根据质量实际情况,实行避裁,所有损耗及耗工费由供应商承担造成减数部分咨询市场部是否取消或补数，并上报总经理批示② 根据质量实际情况,咨询市场部是否可接受打折，降低质量标准收货。

并上报总经理批示③ 若无法避裁且降低质量标准打折都无法接受的，采购经理应上报总经理，同时，咨询市场部及设计部是否可取消或找代用现货布代替C、 货品交货期严重迟期货期迟期采购员应于交货期前一周以上填写延期申请交采购经理批示，并交生产部及市场部批示货期迟期超。