工作规范行政工作制度.pdf

工作规范行政工作制度工作规范行政工作制度 行政工作制度 目录 概念 一、礼仪纪律 二、工作计划 三、会议管理 四、办公设备 五、文书作业 （一）打印 （二）复印 六、收发文 七、用印 八、文档 （一）图书 （二）专业资料 （三）客户档案 （四）办公文档 九、访客接待 十、午餐 十一、办公用品 十二、采购 十三、固定资产 十四、物业 十五、Internet 主页 十六、文件档案管理 十七、商业秘密保护 十八、公共关系 十九、广告宣传 二十、附录 一礼仪纪律一礼仪纪律 1. 行政部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监 督； 2. 行政部发现不当现象，可签发“提示单” 以提示警告，并报备有关部门主管； 3. 行政部确认奖惩事实，可提请有关中高层管理人员（简称“中高层” ） 研究提 出奖惩申请； 4. 对公司礼仪纪律现象，行政部与各中高层均可直接向总经理提出 二工作计划与报告二工作计划与报告 没有计划的行为是无效率的行为通过对计划体系的规定，并通过相关计划流程 和计划表格的制作，实现工作计划的确立、执行和评估 （一）公司、部门年度发展计划 1公司总经理、部门于年底应制定下一会计年度的发展计划。

2公司年度发展计划经公司高层管理人员讨论制作，公司董事会核准后确 定执行 3部门年度发展计划经部门相关中高层讨论制作，公司总经理核准后确定 执行 4公司、部门年度发展计划是部门、人员月度工作计划的基础和依据 5公司、部门年度发展计划是对公司、部门经营发展的评价基础 年度计划流程年度计划流程 （二）部门、员工月度工作计划 1部门负责人、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安 排 2月度工作计划通过对月度工作计划表的制作来完成，在该表格中应该 相应地填写部门、员工下月工作内容安排和时间控制 3员工月度工作计划交部门负责人核准同意后确定执行 4部门月度工作计划交总经理核准同意后确定执行 5月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一 部门月度工作计划部门月度工作计划 总经理 报告董事会 核准 报告 总经理核准 （三）员工日工作时间控制计划 1 公司员工通过日工作时间控制表进行日工作时间计划与安排控制 2公司员工应该按照“日工作时间控制表填写规定”在规定的时间按照 规定的项目如实填写并上交公司行政部 3在日工作时间控制表中体现出员工对每日工作安排的合理性与计划 性，反映员工每日工作的效益性与非效益性，因此，该表格将作为对员工考核的 主要依据之一，同时也是员工用于控制时间、提高效率、自我评估的依据。

4日工作时间控制表是公司对外服务的重要计费依据 日工作计划流程日工作计划流程 计划草案 稽核 部内员工 计划草案 执 行 公司年度计划 部门月度计划 员工日计划稽 核 （四）专项市场、业务规划 1在公司进行新市场的开拓和新业务的推广时，该市场和业务的主要负责 人应该进行专项市场、业务规划 2专项市场、业务规划建立在对该市场、业务的全面了解，公司主要经营 人员的深入研究、探讨的基础上，同时该规划应该结合公司、部门年度发展计划 和市场需求与竞争变化的基础上 3专项市场、业务规划通过制作市场规划表 和业务规划表 来完成， 并严格按照规划进行市场拓展与业务推广 三会议管理三会议管理 会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合公司会议区分为定期例会与 非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安 排同时提高会议效率 (一） 定期例会 会议名称时间安排参加人员会议内容召集/主持人员 日例会议每日上午 8:00 起， 用时 5-30 分钟 部门人员日计划、 专项问题讨 论 各部负责人 部门工作周 例会 每 周 六 下 午 2 ： 00-3：00 中层及相关高 层、工作人员 上月度工作总结月 度工作规划报告 各部负责人 中高层月例 会 每月第一天下午中高层月度工作计划协调总经理 员工大会每季度一次总经理 全体员工 经营总结、 工作安排、 其他相关内容 行政部/总经理 董事会会议每年度一次董事长、董事、 总经理 公司重大事项决议董事长 （二）非定期会议 会议名称时间安排参加人员会议内容召集/主持人员 公司发展 研讨会 不定时中高层、主要 经营业务人员 就市场拓展、业务推 广、公司经营等相关 事项的讨论 行政负责人/总经 理 临时会议不定时总经理、部门 负责人、其他 有关人员 特殊事宜项目负责人/部门 负责人/行政部部 长/总经理 董事会临 时会议 不定时董事长、 董事、 总经理 公司经营特殊重大事 宜 总经理/董事长 （一） 会议安排 1公司内会议由行政部安排，部门内会议由各部自行安排 2公司内会议的主会人会前一天需向行政部告知会议安排、会议内容 3公司内会议行政部须提前四小时以上书面通知与会人地址、时间、内容 4行政部负责会场安排与整理 5开会期中，行政部安排专人负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打 印、转发给有关人员及总经理备案 会议流程会议流程 会议计划单（可为电 子版本或短信） 四办公设备管理四办公设备管理 1 电脑 1.1 行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统； 1.2 根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密 码 1.3 员工在所属部门目录下设立个人子目录 1.4 员工不得私设电脑密码 2机、复印机： 2.1 由公司行政部统一管理与使用 2.2 建立严格的使用登记制度 2.3 未经许可，个人不得自行操作使用 3可运用状态维护 3.1 行政部负责电脑、机复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状 态 五文书作业五文书作业 （一）打印 行政部 安 排 摘要备案 1总经理、各部门负责人交由文员（或秘书，下同）打印之文函、广告，需填 写文书委派单 ，并标明文件之性质，如、公函、内部文及保密级别，急 迫性程度行政部（或秘书）根据其缓急确定先后秩序。

2打印完毕后文员先行校核并于文书委派单上签字，转交委办单位之经办 人校核、签字 3对外、公函须复印存档（参见收发文流程） 4文书处理过程中，未经同意不得将受托文书传阅他人 文书作业流程文书作业流程 （二）复印 1公司复印作业由行政部文员统一执行 2一般文件由各部门委托人员口头交托行政文员 3客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、 秘级、用途、装订要求等）经高层管理人员批准后执行复印 4复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、复印机码、 批准人、保密标识等） 复印流程复印流程 总经理/主管 文员处理 文书委派单 文书委派单 各部门 复印委托 六收发文六收发文 1. 文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体公司的每一位员工都负 有文件管理的责任或义务 2. 本公司对外文件之收发的责任者为指定专人统一办理，她是各级文件管理的 直接承担者附收、发文登记表 3. 收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理 单” ，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字簿” 上签收，文员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进 行复印和留档。

4. 公司的各类文件均属内部机密文件,文员不得截留、泄露和私自外带,违者予 以警告、经济处罚、除名或追究法律责任属一般业务便函，只要在“收文登记 簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办 5. 本公司对外之发送文函按性质订立参见文档管理制度 6. 文件的发文工作亦由文员负责，需发文者将文稿经负责人签字后交文员 处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人凡对外报送的业务资料、协议 等重要文件皆须复印备份存档 7. 对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播 8. 每月未，文员应将收、发文整理装订成册每半年将经各部门负责人确认的 确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政部备查附档案资本销毁情况 复印装订 各部门 保 密 标 识 复印装订登 记 记录表 9. 文件管理应参见文档管理制度规定办理对公司所有订阅的报刊由专项 负责人将重要信息摘录后交文员按分类归档，文员必须做好登记造册工作每月 未，文员应将收、发文整理装订成册 10.10. 每半年将经各部门负责人确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政部定 期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理 收发文流程收发文流程 七用印七用印 1. 公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请(汇签)经总经理、董 事长核准后交行政部，由负责文员登记于登记表。

2. 本公司以公司名义对外之行文由行政部安排的专人或核准人亲自负责盖印 用公司印流程用公司印流程 八文档八文档 图书管理流程图书管理流程 总台收函 收件人签收 部门信函 公函归档 总经理 总经理 发函发文 收函登 记表 复印存档 快递 总台 用印流 程 发文登 记表 董事会章 公司章 合同章 法人章 财务章 申请人 用印申 请单 图书购进 文员登记 入库 借阅 图书 清点 报告 （一）图书杂志 1. 公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由行政部统一保管，于每年 6 月、 12 月下旬详实盘点 2. 文秘应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号，各部门员工由于 工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期如遇清点期限或公务上需参考将 随时通知收阅,借书人不得拒绝附图书登记册 3. 一般情况下，图书只得在司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超 出过二周，若要续借者，重新到行政部处登记 4. 对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿 （二）专业资料 1资料分类： 1.1 公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件 正本 及复印件； 1.2 公司由政府负责人部门购买的政策法规； 1.3 公司各类剪报; 1.4 公司搜集的各类行业（如建材、装饰等）材料 2公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携出司外 文员登记 借书人 图 书 借 阅 登记表 按时回库 3特殊情况需复印者，须填报复印申请批准 资料管理流程资料管理流程 （三）客户档案 1客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域 2客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各类文 件、文本 3客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携出司外 4特殊情况需复印时，须填报复印申请报批 5服务结案前，由指定专案人员负责客户资料管理，并承担保密责任 客户档案管理流程客户档案管理流程 资料整理 登记注册 入 库 复印 申请 复印人 保密标识 清点报告 借阅 登记 （四）办公文档 1行政部负责对公司全体员工的办公文档进行系统管理 2行政办公文档包括： 工作计划与报告 司内行政文件 3业务人员办公文档设： 工作计划与报告 司内行政文件 拓展资料 洽谈项目 A、B、C 执行项目 A、B、C 九访客接待九访客接待 借 阅 登 记 借阅人 当天回库 复印 申请 保密标识 清点报告 1. 来本公司之宾客由行政部负责接待。

2. 接待来访宾客须热情、大方、并迅速与有关负责人部门联系接洽 3. 行政部做毕接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定 等事项并向有关负责人汇报 访客接待流程访客接待流程 十午餐十午餐 1.午餐公司作为福利制度的补充政策安排 2.午餐费用包括“公司补贴+员工自筹两部分，其中公司补贴 3 元/餐午餐 费用于购买菜、米、油、调味品、煤气等流动开支电费公司另外补贴，不计入 午餐费用 3.通常情况下，公司每餐按照 6 元的标准安排伙食，即员工自筹额度也为 3 元如果条件允许，可以按员工要求自愿增加自筹出资部分来改善伙食标准，但 自筹标准一经确定，不容许轻易改变，以方便就餐管理 4.就餐安排由行政部指定专人负责根据就餐人员大多数人的意见，可以联 系餐馆订饭。