食品采购操作规程.doc

1食品采购操作规程食品采购操作规程企业在开展食品购进活动中，必须制定能够确保购进食品符合质量要求的进货质量管理程序，进货质量管理程序就包括以下环节：一、确定供货企业的法定资格及质量信誉；二、审核所购入食品的合法性和质量可靠性；三、对与本药店进行业务联系的供货单位销售人员，进行合法资格的验证；四、对首营品种，填写“首营品种审批表” ，并经企业质量管理机构和企业主管领导审核批准；五、签订有明确质量条款的购货合同；六、购货合同中质量条款的执行1 供货企业合法性药店应从具备合法资质的食品生产企业或药品批发企业购进食品，不得向其他任何单位或个人购入食品GSP 要求购进食品时必须严把质量关，审核供货单位的合法性和购入食品的合法性，并确保按照食品购进质量管理的规定组织采购活动同时，药店应对与本店进行业务联系的供货单位销售人员，进行合法资格的验证业务购进部门负责索取并审核供货企业合法性的有关资料，审核内容应包括：供货方《食品生产（经营）许可证》和“营业执照”的合法性、真实性、有效性，供货方 “证照”核准的经营方式和文件名称食品采购操作流程文件编号起草部门审核人审核日期起草人起草日期批准人批准日期版本号生效日期印刷分数分发部门2经营范围，供货方通过食品认证的相应证书等。

业务购进部门应建立包括所有供货方资料的“合格供货方档案” ，可对合格供货方实行企业代码识别控制管理，对在本店已经建立“合格供货方档案”或享有企业代码的供货企业，业务部门可与之正常进行业务往来；对未建立“合格供货方档案”且无企业代码的供货企业，在进货时应对供货单位按首营企业进行审核2 购进食品合法性购进的食品应符合以下基本条件，以确保其合法性：2.1 合法企业所生产或经营的食品；2.2 具有法定的质量标准，即国家食品标准；2.3 进口食品应有符合规定的、加盖了供货单位质量管理机 构原印章的《进口食品检验报告书》的复印件；2.4 包装和标识符合有关规定和储运要求；业务购进部门应严格按照进货质量管理程序的要求，查询并核实食品的合法性资料，认真审核所购进食品的合法性，质量管理部门应负责建立所经营食品的质量档案3 供货方销售人员合法性3.1 根据食品监督管理有关法律法规，本店应对来本单位进行食品销售、推广等业务联系的人员进行合法性资格审核，索取其有关证明资料，并对供货方销售人员建立相应的管理档案，对其经营行为及身份的合法性实行动态的监督审核对不再具备合法资格的销售人员应及进采取有效措施，停止业务往来。

审核资料的主要内容：3.1.1 供货企业证照复印件审核《食品生产（经营）许可证》和“营业执照”核准的经营方式、经营范围与销售员的经营行为是否相符；33.1.2 食品销售员身份证；3.1.3 供货企业法定代表人授权委托书授权委托书应加盖供货企业原印章，其法定代表人应加盖印章或签字，并明确授权经营活动范围或经营品种，标明有效期限；3.1.4 省级药品监督管理局核发的销售人员从业资格证书以上原件审验后应留复印件3.2 购进计划的编制与审核食品购进计划是业务经营活动的重要工作内容，本店应认真研究市场需求的各种信息，紧密结合企业管理实际，按照从实际出发，遵循市场经济规律、提高企业经济效益的原则，科学合理地制定购货计划编制购进计划一般按照以下程序进行：3.2.1 业务购进部门在编制食品购进计划时，应坚持“质量第一”原则，立足经营需要及市场需求，合理设计药品库存结构，提出一定时期内的购进计划内容，报质量管理机构审核；3.2.2 质量管理部门应认真查阅合格供货方档案及食品质量档案，以食品质量作为重要依据，并根据上一经营周期的购进食品质量评审结果，有效行使质量否决权，作出审核结论；3.2.3 经质量审核的购进计划应报质量工作负责人审批，由业务经营部门实施。

从质量审核的目的出发，食品购进计划的质量审核内容主要是对供货企业、购进品种的确定进行审查凡列入质量管理部门审核合格的供货企业名单、购进品种目录的供货企业和购进品种，业务部门可按照经营管理的实际需要，自主开展业务经营活动未列入供货企业名单、购进品种目录的，应根据具体情况，报质量管理机构审核43.3.采购合同管理食品采购合同是药品经营过程中明确供销双方责权的重要形式之一根据 GSP 要求，签订采购合同应明确质量条款，其目的就是使供销双方在经营活动中牢固树立质量意识，明确双方的质量责任，促使企业自觉主动的加强质量控制，依法规范经营，确保药品经营质量3.3.1 采购合同的形式食品采购合同的形式一般分为：①标准书面合同；②质量保证协议；③文书、、记录、电报、电信、口头约定等本店在食品购销活动中签订的食品采购合同，应明确相应的质量条款内容，当所形成的合同不是标准书面合同形式，如文书、、记录、电报、电信、口头约定等方式，企业应与供货单位提前签订明确质量责任的质量保证协议，并明确有效期，质量保证协议一般应按年度重新签订3.3.2 书面合同的项目与内容①合同项目购销双方企业名称、地址及邮编、、、邮件地址、银行帐号与税号、签约代表、签约时间、合同正文。

②合同正文内容食品名称、规格、批准文号、供货价、包装单位、数量及，总金额；交货时间、方式、地点；结算方式与付款期限；质量标准与质量条款及质量责任分担；5违约处理方式4 首营企业与首营品种4.1 定义首营企业指购进药品时与本企业首次发生供需关系的药品生产或经营企业首营品种指本企业向某一药品生产企业首次购进的食品，包括新产品、新规格、新剂型、新包装4.2 质量审核的目的对首营企业与首营品种的质量审核可以确认供货企业的合法资质和质量保证能力，保证所购进食品的质量及合法性，从而有效把好食品购进质量关，防止假劣产品流入食品流通领域，保证消费者的切身利益因此 GSP 将首营企业与首营品种的审核列为购进质量控制的首要环节4.3 质量审核的作用通过对首营企业和首营品种的质量审核，全面、准确地收集首营企业和首营品种的相关资料，并建立档案，充分了解首营企业质量保证能力，掌握首营品种的质量信息，保证企业购进行为的合法性4.4 质量审核的资料内容①首营企业的质量审核，要求必须提供加盖首营企业原印章的合法证照复印件；食品销售人员须提供加盖企业原印章和企业法定代表人印章或签字的委托授权书，并标明委托授权范围及有效期；食品销售人员身份证复印件。

还应提供首营企业质量认证情况的有关证明②首营品种的质量审核，应提供加盖生产单位原印章的合法证照复印件；食品质量标准、药品生产批准证明文件复印件；首营品种的药品出厂检验报告书；食品包装、标签、说明书批件和实样以及6价格批文等4.5 质量审核的程序①首营企业审核程序：根据 GSP 要求，药店对首营企业应进行包括合法资格和质量保证能力的审核业务部门按规定将审核资料收集齐全后，填写“首营 企业审批表” ，报质量管理机构进行质量审核；首营企业的审核以资料的审核为主，如依据所报送的资料无法作出准确的判断时，业务部门应会同质量管理部门对首营企业进行实地考察，并由质量管理部根据考察情况形成书面考察报告，再上报审批；质量管理部将“首营企业审批表”报分管质量负责人审核批准后，业务部门方可从首营企业进货②首营品种审核程序：业务购进部门按规定将审核资料收集齐全后，填写“首营品种审批表” ，报质量管理机构进行质量审核；质量管理机构将“首营品种审批表”报分管质量负责人审核批准后，业务部门方可购进首营品种；质量管理机构负责建立首营品种的质量档案7食品验收操作规程1.食品到货时，验收人员应当检查运输工具是否密闭，如发现运输工具内有雨淋、腐蚀、污染等可能影响食品质量的现象，应当通知采购人员并报质量管理人员处理。

2.验收人员根据运输单据所载明的启运日期，检查是否符合协议约定的在途时限，对不符合约定时限的，应当报质量管理人员处理3.供货方委托运输药品的，企业采购人员应当提前向供货单位索要委托的承运方式、承运单位、启运时间等信息，并将上述情况提前告知验收人员4.验收人员在食品到货后，要逐一核对承运方式、承运单位、启运时间等信息，不一致的应当通知采购部门并报质量管理人员处理5.食品到货时，验收人员应当查验随货同行单（票）以及相关的药品采购记录6.食品到货时，无随货同行单（票）或无采购记录的应当拒收7.食品到货时，随货同行单（票）记载的供货单位、生产厂商、药品的通用名称、剂型、规格、批号、数量、收货单位、收货地址、发货日期等内容与采购记录以及本企业实际情况不符的，应当拒收，并通知采购人员处理8.应当依据随货同行单（票）核对食品实物随货同行单（票）中食品的通用名称、剂型、规格、批号、数量、生产厂商等内容与文件名称 食品验收操作规程文件编号起草部门审核人审核日期起草人起草日期批准人批准日期版本号生效日期印刷分数分发部门8食品实物不符的，应当拒收，并通知采购人员进行处理9.收货过程中，对于随货同行单（票）内容中除数量以外的其他内容与采购记录、食品实物不符的，经采购部门向供货单位核实确认后，由供货单位提供正确的随货同行单（票）后，方可收货。

10.收货过程中，对于随货同行单（票）与采购记录、食品实物数量不符的，经供货单位确认后，应当按照采购制度由采购人员确定并调整采购数量后，验收人员方可收货11.收货过程中，供货单位对随货同行单（票）与采购记录、食品实物不相符的内容不予确认的，到货食品应当拒收，存在异常情况的，报质量管理部人员处理12.验收人员应当拆除食品的运输防护包装，检查食品外包装是否完好，对出现破损、污染、标识不清等情况的食品，应当拒收13.企业应当按照国家有关法律法规及《规范》要求，制定食品收货与验收标准14.对食品收货与验收过程中出现的不符合质量标准或疑似假、劣的情况，应当交由质量管理部门按照有关规定进行处理，必要时上报食品药品监督管理部门15.企业应当根据不同类别和特性的食品，明确待验食品的验收时限，待验食品要在规定时限内验收，验收合格的食品，应当及时入库，验收中发现的问题应当尽快处理，防止对食品质量造成影响16.验收记录包括食品的通用名称、剂型、规格、批准文号、批号、生产日期、有效期、生产厂商、供货单位、到货数量、到货日期、验收合格数量、验收结果等内容17.验收记录包括验收人员姓名和验收日期18.验收不合格的食品，需注明不合格事项及处置措施。

19.冷藏、冷冻食品到货时，查验冷藏车、车载冷藏箱或保温箱的温度状况，核查并留存运输过程和到货时的温度记20.对未采用规定的冷藏设备运输或温度不符合要求的，应当拒收，同时对食品进行控制管理，做好记录并报质量管理部门处理21.验收食品应当按照批号逐批查验食品合格证明文件922.对于相关证明文件不全或内容与到货食品不符的，不得入库，并交质量负责人处理23.验收食品应当按照食品批号查验同批号的检验报告书24.检验报告书应当加盖供货单位食品检验专用章或质量管理专用章原印章25.从批发企业采购食品的，检验报告书的传递和保存可以采用电子数据形式，但应当保证其合法性和有效性26.验收实施批签发管理的生物制品时，应当有加盖供货单位食品检验专用章或质量管理专用章原印章的《生物制品批签发合格证》复印件27.验收进口食品应当有加盖供货单位质量管理专用章原印章的相关证明文件：《进口食品检验报告书》或注明“己抽样”字样；进口国家规定的实行批签发管理的生物制品，必须有批签发证明文件和《进口食品检验报告书》 28.验收特殊管理的食品应当符合国家相关规定29.对验收合格的食品，应当由验收人员写锰或营业人员办理入库或陈列手续，由仓储或营业人员建立库存或陈列记录。

30.对实施电子监管的食品，企业应当按规定进行药品电子监管码扫码，并及时将数据上传至中国药品电子监管网系统平台31.企业对未按规定加印或加贴中国药品电子监管码，或因监管码印刷不符合规定要求，造成扫描设备无法识别的，应当拒收32.监管码信息与药品包装信息不符的，要及时向供货单位进行查询、确认，未得到确认之前不得入库或上架，必要时向当。