行政机关公文写作和处理中的常见错情分析.docx

本文格式为Word版，下载可任意编辑行政机关公文写作和处理中的常见错情分析 行政机关公文写作和处理中的常见错情分析 2022-4-12   已被阅读 30 次        □ 李　林 （二十五）落款不规范 《方法》和《标准》规定： 1．一般公文以签发日期为准，会签文以结果一个机关签字的为准，电报以发出的日期为准成文日期用汉字标注； 年份用全称 2．2个以下(含2个)机关发文，不署发文机关名称，只署成文日期 3．3个以上(含3个)机关发文，应同时依次署发文机关名称和成文日期 常见错情：成文日期使用数码字； 年份标注不全，如“05年〞；成文日期不是签发日期；2个以下(含2个)机关发文，擅署发文机关名称；3个以上(含3个)机关发文，应署而未署发文机关名称；用“0〞代替“O〞 (二十六)附注标注不规范 《方法》和《标准》规定： 1．附注是对公文的发放范围、使用时需要留神的事项加以说明的内容，如“此件发至县团级〞不同于对公文的解释或解释 2．请示应当在附注处注明联系人的姓名和 3．应居左空2字加“( )〞标识于成文日期下1行 常见错情：应当标注而未标注，如请示中的联系人姓名和； 标注位置不规范，如往往标注于成文日期之前。

(二十七)版记标注不规范 《方法》和《标准》规定： 1．版记是指主题词以下的各要素的统称，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、反线等要素 2．版记应置于公文结果一面，版记的结果一个要素置于结果一行 3．“主题词〞居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空1字 4．抄送机关应标注于主题词下1行，左右各空1字； 抄送机关回行时，应与上一行抄送机关对齐；抄送机关间用逗号隔开，结果标注句号主送机关移至主题词之下的，也遵循以上原则 5．印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的的办公厅(室)或文秘部门；   印发日期是指公文的付印的日期应标注于抄送机关之下(无抄送机关则在主题词之下)，印发机关左空1字，  印发日期右空1字，且只能占1行位置；印发日期用阿拉伯数码标识；须置于公文的结果一行 常见错情：版记位置标注不确切，有的置于了封三，有的转发、印发性公文和有附件的公文置于了公文的中间，有的以被转发、印发公文的版记代替本机关公文的版记，或既有本机关公文的版记又有被转发、印发公文的版记； 版记各要素标注不完整，如未标注主题词、印发机关和印发日期；各要素标注的位置不规范。

(二十八)印章加盖不规范 《方法》和《标准》规定： 1．除会议纪要和电报外，公文应当加盖印章联合上行文，由主办机关加盖印章联合下发文，发文机关都应加盖印章 2．2种印章的加盖方法：(1)当印章下弧无文字时，采用下套式2)当印章下弧有文字时，采用中套式但一文中只能采用一种加盖方式 3．单一机关发文，印章加盖在成文日期上此时的成文日期，右空4字，加盖印章后，印章的上边缘距正文1行之内 4．2个单位联合发文，印章加盖在成文日期上，印章之间不相交相切此时的成文日期，应拉开排版，左右各空7字 5．3个以上(含3个)机关发文，  印章加盖在发文机关名称上，印章之间不相交相切此时的发文日期，标识在结果一排印章之下空1行，右空2字 常见错情：没有按规定正确使用下弧无文字和下弧有文字两类不同印章； 联合上行文，发文机关都加盖印章；  印章加盖的位置不确切，如印章的上边缘距正文的距离过宽或过窄、印章之间相交或相切、印章没有加盖到应有的日期或发文机关名称上面 (二十九)印章与正文未同处一面 《标准》规定，印章与正文务必同处一面，不得在空白页加盖印章并标注“此页无正文〞。

如出现排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应通过生动排版加以解决 常见错情：当正文之后的空白容不下印章位置时，将印章加盖在下一空白页上，并在空白页标注“此页无正文〞此为习惯做法，应留神改正 (三十)字体使用不规范 《标准》对公文有关要素字体的使用作了规定： 1．发文机关标识，用小标宋体，字体大小视状况定(但一般应小于22mm×l5mm) 2．机要等级和保密期限，用3号黑体字  3．紧急程度，用3号黑体字  4．发文字号，用3号仿宋体字  5．“签发人〞，用3号仿宋体字； 签发人姓名，用3号楷体字  6．标题，用2号小标宋体字  7．正文，用3号仿宋体字；文中小标题用3号小标宋体或黑体字  8．附件，用3号仿宋字体  9．“主题词〞，用3号黑体字；词目用3号小标宋体字  10．抄送机关，用3号仿宋体字  11．印发机关和印发日期，用3号仿宋体字 常见错情：未按要求使用字体； 一文中所用字体前后不统一、连贯 (三十一)页码标注不规范 《标准》对公文页码的标注作了规定： 1．单页码居右空1字，双页码居左空1字，数码左右各放一条4号“一〞字线。

2．页码只标识到公文主体部分终止的页面，空白页和空白页以后的页面不标识页码(包括印有版记的页面) 3．转发、印发性公文和有附件的公文，须通编页码 4．信函式，首页不显示页码，而直接从第2页开头标注页码 常见错情：“页码〞 标注不规范，如“1〞、“1．〞； 空白页和空白页以后的页面标识了页码；转发、印发性公文和有附件的公文没有通编页码；信函式公文首页显示了页码 连载④ （系重庆市工商局办公室主任）   — 6 —。