ZHYDGAS-CG-01土建材料采购流程.doc

1.目的为规范集团公司土建部采购管理工作，推行采购工作“标准化、规范化、程序化”，统筹材料采购工作，提高工作成效，特编制本流程2.范围 适用于集团公司所有建厂工程项目，包括公司新建、扩建、改建等工程项目的土建材料采购3.权责3.1土建预算：负责材料之请购3.2 土建采购 : 筛选和评定合格的供应商，询价、比价，根据采购计划制定《采购合同》，采购订单的下达及跟催3.3 项目部库管:负责购进材料的验收及入库3.4 土建财务：负责供应商发票、送货单、入库单等原始凭证核对和按时付款4.定义（无）5.内容5.1 请购作业5.1.1土建预算提前根据实际材料的需求，提前将材料《请购单》给项目经理审批（审核时间需在3天内），如审核不通过需及时让土建预算重新提交如审核通过，提交采购经理和总经理审批签字后提交至采购人员备注：金额≥5万元的需经总监审批后方可交采购部订购5.1.2 土建预算员需在请购单中准确填写所要请购材料的名称、规格型号、单位、数量、计划到货时间等5.1.3对于请购材料必须符合XXX标准的须在请购单上注明完整，必要时可附有说明、图纸等，以作为采购和验收时的标准5.1.4请购单上的文字、数字、字母等需填写清晰，特别是易混淆的字母（如C、O）、数字（1，7）等，要保证他人可以辨认清楚。

5.1.5土建预算员在请购单上签字后应注意空余部分是否注明“以下空白”或钭杠5.1.6请购单上填写的日期需与提交时的日期一致5.1.7请购单一经总经理签字后，则不得涂改或加入新的内容5.1.8对于特殊紧急情况，请购部门可以直接填写请购单，并在请购单“备注栏”中说明原因，经总经理签字后，交付给相关人员执行采购5.1.9请购单上的到货期限需符合采购周期（各种材料的供货周期详见附件）5.1.10请购计划变更5.1.10.1若请购部门变更计划时，对于材料已采购到位的，则需与供应商协商退货；若无法退货的，则请购部门要承担所造成的损失5.1.10.2若请购部门变更计划时，若材料还未采购到位：a.已签订合同的，须总经理批准后方可以书面形式更改计划b.对于没签订合同的，项目部土建预算员需以书面形式更改计划，采购期限顺延5.1.11 各审核环节需在24小时内完成，如审核不通过需及时让各项目申请人重新提交5.2询价、比价、议价、定价作业询价应以原来供应本公司且有能力,有信誉,有经验之合格供应商作为优先询价对象并要求对方提供以下资质证明：营业执照、税务登记证，代理商须提供代理证书和材质证明营业执照及税务登记证必须盖有公司的红章，并有年审章。

5.2.2比价、议价采购人员在合格供应商中选择厂商（两家以上）进行询价，以利于比价作业进行，并从中选择在品质、价格、交期与服务等方面符合公司要求的厂商采购人员与厂商商议后，将比价、议价结果作一份询价汇总表报采购经理及总部相关人员审批议价过程必须明确交货周期、品质标准、价格条件、包装要求、货款支付周期等定价：采购经理与总部相关人依据议价结果选择合格的供应商，签订《采购合同》经（采购经理、律师、财务部、总经理）批准后实施5.4采购实施5.4.1 《采购合同》需相关负责人审核，总经理或代理人核准后方可安排采购5.4.2 项目材料的采购需向合格供应商订购5.4.3 项目急需材料，采购员可安排紧急订购，紧急订购可以放松供应商选择要求5.4.4 采购单价确定后，采购员拟制《采购合同》，由商务助理走OA审批流程经领导审批后盖公章合同章后生效采购合同内容包括：合同编号、币种、材料编码、材料描述、单位、 单价、金额、交货日期、交货地点、运输方式、付款条件等5.5采购合同5.5.1 合同编号采用四级编号方法，如下：（公司简称YDGASNS+项目简称XXXX）－（分类xx）-（年份2011XX）－（流水号XXXX）,例如：盈德气体珠海南水工程采购钢材合同，该合为盈德2012年签订的第1份合同，则合同编号为：YDGASNS-CG-2012-0001。

5.5.2 采购合同应清楚的说明采购材料的名称、产地、品牌、型号/规格、技术要求、价格、交货时间、交货地点、交货方式、付款、检验与违约索赔条件等内容，并规定采购的材料不合格时，供货方应承担的义务5.5.3 所用合同文本必须是我司颁布的标准版本，不得随意更改5.5.4 买卖双方单位名称要做到“四一致”（乙方单位全称、落尾、图章与营业执照）5.5.5 若因技术、质量约定条款较多无法在主合同上表述清楚时，要单独以合同附件的形式签订5.5.6 合同上所有栏目都必须认真填写，若有些栏目不需填写时可用“/”代替5.5.7 “合同材料清单”中单位栏的填写应符合现行国家计量标准，不能以“捆、扎、堆、斤”等模糊或不规范词语填写，合计金额栏应用规范的大写文字填写5.5.8 所谈对方是个体户时，乙方名称中必须填写对方身份证号码，并附有身份证复印件和家庭地址5.5.9 除合同外，还须和供应商签订单独的《承诺书》，作为合同附件一起存档5.6 采购资料合格供应商资质、合格供应商报价单（需有供应商的签字/业务章）订购合同、请购单统一由采购事务员统一保管5.7采购材料的跟催采购人员需根据“采购订单”上双方协定的交货期跟催。

5.8采购材料的进场验收与入库材料送达项目现场后，必须进行品质检验，并填写《材料进场验收单》，验收合格后，仓管员再核查《送货单》与实物材料名称、规格、件数与《采购合同》是否一致，确认OK后在供应商的送货单上盖本公司的“收货专用章”并及时办理入库手续确认不合格，需立即通知采购员并拒收此批材料，让采购员同供应商协商解决6.付款 6.1 采购员负责采购材料的付款申请，按ＯＡ流程进行申请，经相关领导审批后，然将发票、入库单一起提交财务部 6.2 付款以银行转账方式，采购员尽可能始终要求供应商提供增值税发票 7.相关文件6.1 《供应商管理程序》8.记录与表单 7.1材料采购需要时间周期表7.2请购单7.3采购合同7.4报价单7.5比价记录 9.附件：土建材料采购流程图 附件。