会议管理流程模板.doc

1 1、会议管理流程、会议管理流程（本文件谨供参考用，注意：所选取的图文不一致）（本文件谨供参考用，注意：所选取的图文不一致）（（1 1）流程图）流程图会会议议管管理理流流程程参参会会部部门门会会议议召召开开部部门门综综合合管管理理部部总总经经理理NYNY3.3备案并下发结束3.5检查2.2接受会议通知3.6形成会议文件3.4会议决议执行3.2形成会议纪要3.1组织会议2.1发出会议通知1.3审批1.2制定会议计划1.1提出会议申请开始2、 会议 准备4、 会议 资料 管理3、会 议组 织与 监督1、 会议 计划会议申请表会议计划表会议通知会议签到表会议记录会议纪要3.7会议文件存档（（2 2）流程说明）流程说明任务任务 名称名称节节 点点任务程序、重点及标准任务程序、重点及标准时限时限相关资料相关资料会 前 准 备1.1 1.2 1.3 1.4程序：程序： 1.1 总经理及各部门提出召开会议要求，由 提议者确定会议主题和内容； 公司级会议：会议召集人要把会议日期、 内容、议程、地点、参会人员名单以及会 议需要的工具、资料等告知行政系统； 专题会议：原则上由召集人选择会议日期、 地点并通知参会人员，并向行政系统申请 会议室和相关设施，行政系统根据申请统 筹安排会议地点和进行相应的会议准备。

根据公司会议管理制度，行政系统须将各 种例会的时间下发各部门，以免出现会议 冲突 1.2 行政系统向参会人员发出《会议通知》 （也可通知） ，提请参会人员做好会 议准备； 公司级会议：行政系统按照会议召集人的 要求，提前准备相关资料，通知参会人员 并整理会议室； 专题会议：会议相关资料由会议召集人进 行准备； 系统例会：根据例会时间安排准时召开， 不需要另行通知（除特殊情况外） ； 1.3 行政系统或会议召集人会前提醒参会人 员做好会议准备，以免错过会议；1.4 行政系统或会议召集人做好会议前的准 备，包括会场准备、设施准备和资料准备等 重点：重点： 会前参会人员围绕会议主题进行的相关准备 标准：标准： 会议准备要充分：相关资料发放及时，不得出 现差错，设施准备齐全完好等；参会人员针对 会议议题做好前期方法措施和数据资料的准备， 并提前提交给会议主持人，避免无准备情况下 参会至少提 前一天 发出通 知提前 1 小时再 次通知 会议前 5 分钟 做好会 议准备《会议 管理制 度》 《会议 通知》会 议 过2.1 2.2程序：程序： 2.1 参会人员按照《会议管理制度》要求准 时参加会议、签到，并按照会议通知要求《会议 签到表》程2.3准备好会议相关资料； 2.2 主持人准时主持召开会议，说明本次会议 主题，并把握开会时间，掌握好会议秩序， 参会人员应遵守《会议管理制度》 ，有秩 序发言；参会人员在发言时不仅要提出问 题、还要提供相关数据和提出个人解决问 题的建议看法； 如果会议上形不成统一决议，主持人应宣 布休会，并确定下次会议的时间，并提请 参会人员重新收集信息和提出新的论证依 据； 2.3 会议过程中记录人应做好会议记录，公 司级会议由行政系统负责会议记录；专题 会议由会议召集部门确定的记录人负责记 录。

重点：重点： 问题的解决和争议处理 标准：标准： 会议以解决问题为主，参会人员必须提出解决 建议和看法； 杜绝议而不决现象在无法拿出最终结论时， 会议主持人应及时提请休会，并定好下次会议 时间，提请参会人员做好相关资料准备，提高 会议质量和效率准时开 会，不 得迟到会后 1 个工作 日内 会后 1 个工作 日内《会议 记录》 《会议 纪要》决 议 跟 踪3.1 3.2 3.3 3.4程序：程序： 3.1 会议结束后，会议记录人应及时整理会 议记录，并形成《会议纪要》 ，在会议第 二天上班时将会议纪要下发各参会人员签 字确认； 3.2 部门会议结束后，记录人应将《会议纪 要》交行政系统备案； 行政系统应将各种会议纪要分类保管，以 便查找使用； 3.3 会议决议涉及的部门应严格按照会议决议 执行，完不成或遇到问题时时应及时向上 级领导进行汇报，并说明理由和补救措施；3.4 行政系统根据会议决议对相关部门工作进 行检查，确保会议决议得到贯彻执行，同 时行政系统应做好决议跟踪记录（在《会 议纪要》上填写完成情况） ，并及时将决 议执行情况向总经理进行汇报行政系统 负责人每月底须向总经理书面汇报各种会 议决议的总体执行情况。

按决议 完成时 间完成 根据决 议完成 时间进 行检查重点：重点： 决议的执行 标准：标准： 杜绝决而不行现象决议应提出明确的工作要 求（完成时间、结果和责任人） ，相关责任人 应按照要求按时完成；行政系统应发挥监督职 能，按照决议完成的时间和结果进行跟踪检查， 确保决议得以实施。