成品油直销及分销业务控制矩阵.doc

4.7成品油直销及分销业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露;6准确性1234561. 市场细分1.11.2经营风险：未按规定制定市场策略和营销措施，导致市场份额下降、经营效益流失1.1 各级分公司组织专门人员对区域市场进行调查，了解、分析当地市场的消费规模、客户分布和竞争状况根据竞争态势和消费特点，细分目标市场，制定相应的市场策略和营销措施依据不同的区域和销售对象设立直销经理/分销经理，负责开拓和维护区域内成品油的直销/分销业务分（子）公司3市场调研报告2. 确定销售目标1.1经营风险：计划未按规定下达，影响经营2.1 各级分公司营销部门根据上级下达的月度销售计划，结合市场规模、前期客户购油情况以及后期资源、价格走势分析，制定月度销售计划，报同级分公司分管副经理批准后，分解落实并下达到各直销/分销经理分（子）公司3月度销售计划3. 销售及客户管理1.2经营风险：未按规定进行市场分析和客户档案管理，导致市场份额下降未按规定维护主数据，不能实现系统控制。

3.1 直销/分销经理应走访客户，了解客户意见和需求，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报部门负责人商业客户中心负责人安排专人负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新，至少每季编写市场消费、竞争分析报告，报分管副经理ERP】直销/分销经理根据需要填写区域市场客户主数据维护表，由分公司经营管理部门负责人审核确认后，由主数据维护员按规定在ERP系统中维护客户主数据分（子）公司5客户档案；客户主数据申请表；2.10.14. 信用核定和控制1.32.1经营风险、财务风险：未按规定实施信用管理，造成损失，影响财务报告4.1 各省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）负责制定相应的信用政策和信用总体规模，对营销部门和客户进行分类管理，设定不同层次营销部门和客户的信用额度，并明确相应的管理权限和相关责任地市公司根据客户资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟定客户具体信用额度和时限，按规定权限审批分（子）公司6信用管理办法或政策客户信用审批记录√营业收入1.32.1经营风险、财务风险：未按规定实施信用管理，造成损失,影响财务报告未按规定维护信用主数据，不能实现系统控制。

4.2 地市公司根据客户的资金、购买、信用等状况，至少每半年对客户进行资信评估，建立客户信用动态档案或在客户档案中维护信用资料ERP】根据需求填写客户信用主数据申请表，按规定程序批准后，由财务部门在ERP系统中维护分（子）公司经办审批6客户（信用）档案信用主数据申请表2.10.1√营业收入1．32.13.1经营风险、财务风险：未按规定程序和权限签署合同，造成损失，影响财务报告合规风险：合同不符合法律、法规规定4.3 直销/分销经理在确定的客户具体信用额度内，按照经法律事务部审定的销售合同示范文本拟订销售合同，经营销部门和财务部门负责人审核后，由合同签订人按规定权限与客户签订销售合同对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门（岗位）审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核分（子）公司经办审核审批6销售合同1.12.1√营业收入1.3经营风险：未签订《货款回笼责任书》或未及时反馈货款回笼情况，造成损失4.4 各级分公司经理班子与营销部门负责人每年要签订《货款回笼责任书》；营销部门负责人与直销/分销经理签订《货款回笼责任书》（单笔或汇总），并与考核挂钩财务部门及时反馈客户欠款情况，定期报相关部门和分管副经理，督促货款回笼。

分（子）公司经办复核5货款回笼责任书5. 制定价格策略1.12.1经营风险：未按规定定价，造成损失未按规定维护价格主数据，不能实现系统控制财务风险：交易不真实，影响财务报告5.1 各省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组（经理任组长）结合市场情况，按照规定价格制定直销/分销的最低限价和浮动权限ERP】财务部门根据价格文件，在ERP系统中维护销售价格主数据分（子）公司营销部门财务部门3价格文件2.10.1√营业收入1.12.1经营风险：未按规定定价，造成损失财务风险：交易不真实，影响财务报告5.2 地市公司在省（市）分公司（区外销售公司）规定的最低限价以上，结合当地实际，制定具体的销售价格低于最低限价销售的，须由地市公司分管副经理审核后，上报省（市）分公司（区外销售公司）按规定的浮动权限审批分（子）公司经办审批6价格审批表√营业收入6. 开票与收款1.32.1经营风险、财务风险：未按规定销售开票、收款,造成损失，影响财务报告6.1 现款销售：【非ERP】各级分公司营业部门收款人员根据客户付款开具发票或收款凭证，由不相容岗位人员复核无误后开具提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）ERP】各级分公司营业部门根据客户需求和收款凭证，在ERP系统维护销售订单。

由不相容岗位人员复核无误后开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）分（子）公司经办复核4销售发票提货通知单2.10.1√营业收入1.32.1经营风险、财务风险：未经审批擅自赊销，造成损失，影响财务报告6.2信用销售: 【非ERP】根据签订的销售合同，各级分公司直销/分销经理填写信用销售审批单据, 经营销部门负责人签字后，附开票通知单据交营业部门开票收款人员确认客户欠款金额不超过规定的额度，开具销售发票或提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）；超出规定信用额度的需重新履行审批程序ERP】根据签订的销售合同，由营销部门开票人员在ERP系统维护销售订单各级分公司直销/分销经理应填写信用销售审批单据, 经营销部门负责人签字批准后，附开票通知单据交营销部门开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章（或发出提油卡）超出规定信用额度的需重新履行审批程序，或经批准后由财务部门信用主数据维护员在系统中一次性释放冻结的订单分（子）公司经办审批5信用审批表；赊销合同；销售发票；提货通知单(或提油卡)订单解冻审批表；2.10.1√营业收入应收账款1.11.2经营风险、财务风险：代保管业务未按规定执行，造成损失，影响财务报告。

6.3 代保管业务：开具发票的客户，应在开票之日15天内提货各级营销部门对于逾期未提的油品根据合同中关于代保管的条款转入代保管账内，并根据政府规定、市场情况、资源状况等确定是否收取代保管费，报分管副经理批准后执行仓储部门会同营销部门至少每半年检查一次客户代保管情况分（子）公司经办审核稽核3代保管业务台账√存货1.12.1经营风险、财务风险：未按规定上报、审核销售日报，导致管理信息失真，影响财务报告6.4 【非ERP】各级分公司营销部门每日对销售开单情况进行汇总，复核无误后填写收款记录，报财务部门ERP】各级分公司营销部门每日应对销售开单情况、收款记录进行核对，销售发票、收款票据随同ERP系统销售日报表一并报财务部门；检查、处理系统中未清的销售订单；核对校验自有库存转出数量与代保管转入数量一致分（子）公司经办审核5销售日报表;收款记录2.10.1√√营业收入货币资金1.2经营风险：合资和专项销售未按规定进行，影响正常经营6.5 合资和专项销售：销售大区分公司根据油品销售事业部下达的月度合资、专项计划，按规定的付款方式和规定的价格进行结算按规定“先款后货”的专项销售，业务部门根据财务部门提供收款记录下达专项油发货通知单；按规定“先货后款”的合资和专项销售，经部门负责人在规定额度内批准后下达合资和专项油发货通知单。

销售大区分公司经办审批4销售计划发货通知单7. 油库发货1.2经营风险：未按规定组织配送，造成损失7.1 需配送的业务由直销/分销经理填写运输申请单报物流部门，由调度人员根据调运单组织运输交货后将客户签字的发货单交营销部门汇总分（子）公司3运输申请单；发货单1.32.1经营风险、财务风险：油库发货错误，造成损失或管理信息失真，影响财务报告7.2 【非ERP】 油库发货人员根据各级分公司营销部门开具并盖有印章的提货通知单（或提油卡）安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存ERP】 油库验单人员接到客户提单时,应查询ERP系统提单信息并核对验证提单内容相符后,按客户需求的发货数量（不大于提单数量）在系统中发货过账，打印油品出库单交客户提油分（子）公司2提货通知单（或提油卡）2.10.1√√√营业成本存货1.2经营风险：未按规定进行数量管理，造成损失合规风险：计量精度不符合国标规定7.3 罐装油品前，发货人员应检查罐车的清洁度、是否专车专用，以确保出库油品质量油库发油以油库计量表发货量为准，确保实发数与应提数量一致数质量部门至少每半年检查油库发货计量的精确度分（子）公司计量稽核3检查记录1.22.1经营风险、财务风险：代保管业务未按规定执行，造成损失，影响财务报告。

7.4 【非ERP】对于一次不能提完的油品，油库为客户建立代保管台账，并将剩余油品转入客户代保管账按照规定开展油库代保管业务的，应根据客户需求开具分提货通知单ERP】对于一次不能提完的油品，油库按规定收回原代保管提单，打印剩余数量的代保管提单，作为客户下次提货的依据分（子）公司2提货通知单2.10.1√存货2.1经营风险、财务风险：核对发货不及时，导致管理信息失真，影响财务报告7.5 【非ERP】油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账，报油库记账人员稽核ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量进行核对分（子）公。