经典第三课电子表格工作簿操作.ppt

第三课 电子表格本章主要内容本章主要内容u Excel 2003Excel 2003 概述概述u 工作簿和工作表工作簿和工作表u 公式和函数公式和函数u 工作表的格式化工作表的格式化u 数据分析数据分析u 数据的图表化数据的图表化u 页面设置和打印页面设置和打印1ØExcel 2003Excel 2003概述概述Ø启动和关闭启动和关闭Excel 2003Excel 2003Ø认识认识Excel 2003Excel 2003的界面的界面 4.1 Excel 2003 4.1 Excel 2003 概述概述2一、Excel 2003概述Excel 2003Excel 2003是微软公司出品的是微软公司出品的OfficeOffice系列办公软件中的一个组件，确系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能有强大的制作图表的功能 3二、启动和关闭 Excel 20031234启动4123关闭5三、Excel 2003 的工作窗口编辑栏编辑栏单元格单元格工具栏工具栏地址栏地址栏工工作作簿簿工作表工作表工作表标签工作表标签6WordWord的常用工具栏的常用工具栏ExcelExcel的常用工具栏的常用工具栏常用工具栏常用工具栏7对数据格式的设对数据格式的设置置格式工具栏格式工具栏ExcelExcel的格的格式工具栏式工具栏WordWord的格式工具栏的格式工具栏84.2 4.2 工作簿和工作表工作簿和工作表 Ø创建与管理工作簿创建与管理工作簿Ø编辑和管理工作表编辑和管理工作表 9一、基本概念•工作簿工作簿：：工作簿是用于存储并处理数据的文件，工作簿是用于存储并处理数据的文件，工作簿的名字就是文件名工作簿的名字就是文件名.xls.xls•工作表工作表：：工作表是工作簿的重要组成部分，又工作表是工作簿的重要组成部分，又称电子表格，一个工作簿可包含多个工作表称电子表格，一个工作簿可包含多个工作表（默认三个工作表，最多（默认三个工作表，最多255255个）个）•单元格单元格：：每个工作表有每个工作表有256256列和列和6553665536行组成，行组成，行和列的交点形成的每个网格称单元格是工作行和列的交点形成的每个网格称单元格是工作表的基本单元表的基本单元10•工作簿：是工作表的集合工作簿：是工作表的集合 ⑴ ⑴ 一个工作簿最多有一个工作簿最多有255255张互相独立的工作表张互相独立的工作表⑵⑵一个工作簿是一个一个工作簿是一个ExcelExcel文件，扩展名文件，扩展名为为 .XLS .XLS11•工作表：由单元格构成的表格工作表：由单元格构成的表格⑴⑴一切操作都是在工作表上进行一切操作都是在工作表上进行⑵⑵由由256256列和列和6553665536行构成行构成⑶⑶系统默认工作表的名称为：系统默认工作表的名称为： Sheet1 Sheet1 ，，Sheet2Sheet2，，Sheet3Sheet312•单元格：是工作表的基本单位单元格：是工作表的基本单位1.1.一个工作表最多可以一个工作表最多可以有有256256列列, ,6553665536行行2.2.列标由列标由A,B,C…A,B,C…等字母等字母表示表示 行标由行标由1,2,3…1,2,3…等数字等数字表示表示3.3.每个工作表只有一个每个工作表只有一个单元格为当前工作单单元格为当前工作单元格元格, ,称为称为活动单元格活动单元格4.4.在在名称框名称框中显示单元中显示单元格的名称格的名称13单元格或单元格区域的选定点击行号点击行号点击点击选定某个单元格选定某个单元格选定单元格区域选定单元格区域14二、创建与管理工作簿 v工作簿的创建工作簿的创建v工作簿的打开工作簿的打开v工作簿的保存工作簿的保存151、工作簿的创建常用工具栏，选择新建按钮常用工具栏，选择新建按钮桌面右键桌面右键/ /新建新建/excel/excel表格表格文件文件/ /新建（可以选择模板）新建（可以选择模板）162、工作簿的打开双击工作簿双击工作簿文件文件/ /打开打开文件文件/ /最近使用的工作簿最近使用的工作簿173、工作簿的保存文件文件/ /保存或另存为保存或另存为常用工具栏常用工具栏/ /保存按钮保存按钮设置自动保存时间间隔设置自动保存时间间隔设置文件打开密码设置文件打开密码18三、编辑和管理工作表 v给工作表重命名给工作表重命名v插入新的工作表插入新的工作表v移动或复制工作表移动或复制工作表v从工作簿中删除工作表从工作簿中删除工作表v工作表数据的编辑工作表数据的编辑19四、工作表数据的编辑v数据修改数据修改v数据删除数据删除v数据复制和移动数据复制和移动v插入单元格插入单元格v插入行和列插入行和列v插入批注插入批注20•数据修改•数据删除ü清除单元格：单元格还在清除单元格：单元格还在 清除内容、格式、批注清除内容、格式、批注ü删除单元格：单元格不存在删除单元格：单元格不存在 将选定的单元格从工作表中删除将选定的单元格从工作表中删除21•数据修改•数据删除•数据复制和移动选择性粘贴：选择性粘贴： 选定复制区域选定复制区域/复制复制 选定粘贴区域或起始单元格选定粘贴区域或起始单元格/选择性粘贴选择性粘贴22•数据修改•数据删除•数据复制和移动•插入单元格•插入行和列•插入批注235 5、输入有效数据、输入有效数据步骤步骤选定若干个单元格选定若干个单元格选选“数据数据|有效性有效性”命令命令24五、工作表数据的输入v输入文本输入文本v输入数值输入数值v输入日期和时间输入日期和时间v快速填充数据快速填充数据v输入有效数据输入有效数据251、输入文本•默认单元格内左对齐默认单元格内左对齐•每个单元格最多包含每个单元格最多包含3200032000个字符个字符•文本数据包含任何字母、中文字符、数字和键盘符文本数据包含任何字母、中文字符、数字和键盘符号组合号组合 •当数字作为文本处理，数字前输入单引号（当数字作为文本处理，数字前输入单引号（’’），），表示输入的数字作为文本处理表示输入的数字作为文本处理。

262、输入数字输入注意：：•输入纯分数时应在分数前加“0”和一个空格，， 例如：：0 3/4•带括号的数字被认为是负数•Excel只保留15位的数字精度，， 如果数值长度超出了15位，，显示为“0”272、输入数字默认单元格内右对齐默认单元格内右对齐数字数据包括：数字数据包括：0 0~9 + - ~9 + - （）（）/ $ / $ ￥￥ % . E e% . E e常数据显示科学计数法：常数据显示科学计数法：2.34e+092.34e+0928 日期和时间视为数字处理 输入格式：输入格式：v输入日期：分隔符输入日期：分隔符 / -v输入时间：输入时间：hh:mm:ss（上午（上午A，下午，下午P））v使用分数线：使用分数线：3/4，显示，显示3月月4日日v输入当天日期：输入当天日期：ctrl+; 组合组合v输入当前时间：输入当前时间：ctrl+shift+;组合组合3、输入日期和时间29•三种数据输入示意图三种数据输入示意图304、快速填充数据使用填充柄填充数据使用填充柄填充数据填充序列填充序列31 使用填充柄自动输入使用填充柄自动输入32l产生一个序列产生一个序列 ⑴⑴在单元格中输入初值在单元格中输入初值⑵⑵选中第一个单元格选中第一个单元格⑶⑶选选“编辑编辑|填充填充|序列序列”命令命令33l对已输入的数据审核对已输入的数据审核步步骤骤⑴⑴选择选择““工具工具| |公式审核公式审核””命令命令⑵⑵将将“公式审核公式审核”工具栏打开工具栏打开⑶⑶点击点击“圈释无效数据圈释无效数据”按钮按钮344.34.3  工作表的格式化工作表的格式化 Ø设置单元格格式设置单元格格式Ø使用条件格式使用条件格式Ø格式的复制和删除格式的复制和删除 35一、设置单元格格式v设置数字格式设置数字格式v设置对齐方式设置对齐方式v设置字体设置字体v设置边框线设置边框线v设置底纹设置底纹36设置数字格式数字选项卡数字选项卡•数值：设置小数位数数值：设置小数位数•货币：设置货币样式货币：设置货币样式•日期：日期的表示形式日期：日期的表示形式•百分比：百分比：0.2 ---0.2 ---〉〉20%20%•科学计数法：科学计数法：0.145 ---0.145 ---〉〉1.45E-011.45E-0137设置对齐方式对齐选项卡对齐选项卡•文本对齐方式：水平、垂直文本对齐方式：水平、垂直•文本控制：合并单元格文本控制：合并单元格•文本方向文本方向38设置字体字体选项卡字体选项卡•字体、字形、字号字体、字形、字号•下划线、颜色下划线、颜色39设置边框和底纹 边框选项卡边框选项卡 图案选项卡图案选项卡 40Ø 选择范围选择范围 Ø 格式格式/ /条件格式条件格式例：将小于例：将小于6060分的用红色倾斜显示，大于分的用红色倾斜显示，大于 9090的绿色倾斜加粗的绿色倾斜加粗2、使用条件格式413、自动套用格式格式格式/ /自动套用格式自动套用格式42格式的复制和删除 1 1、格式的复制、格式的复制①①使用格式刷使用格式刷 格式刷的使用：首先选中要复制格式的单格式刷的使用：首先选中要复制格式的单元格；然后单击工具栏上的元格；然后单击工具栏上的““格式刷格式刷””按钮，按钮，鼠标变成；最后在要复制到的单元格上单击。

鼠标变成；最后在要复制到的单元格上单击43格式的复制和删除 1 1、格式的复制、格式的复制②选择性粘贴选择性粘贴 复制后，单击鼠标右键选择复制后，单击鼠标右键选择““选择性选择性粘贴粘贴””，在，在““选择性粘贴选择性粘贴””对话框中我们对话框中我们可以看到，进行粘贴时有很多的选项，数可以看到，进行粘贴时有很多的选项，数据只会按照所选的选项进行粘贴，而忽略据只会按照所选的选项进行粘贴，而忽略其它的方面其它的方面444.3 4.3 公式和函数公式和函数 Ø工作表数据的输入工作表数据的输入Ø创建和使用公式创建和使用公式Ø函数的使用函数的使用 Ø单元格引用单元格引用451 1、基本语法：、基本语法： 以以“=”“=”开头开头 “=“ “=“后面是一个或多个参与运算的元素，后面是一个或多个参与运算的元素，运算元素运算元素之间之间用用运算符运算符分隔二、创建和使用公式 l l运算元素：常数，单元格地址、函数运算元素：常数，单元格地址、函数运算元素：常数，单元格地址、函数运算元素：常数，单元格地址、函数l l运算符：算数、比较运算符、引用运算符运算符：算数、比较运算符、引用运算符运算符：算数、比较运算符、引用运算符运算符：算数、比较运算符、引用运算符46ü算术运算符：算术运算符： 负号（负号（- -）、百分数（）、百分数（% %）、乘幂（）、乘幂（^ ^）、乘）、乘（（* *）和除（）和除（/ /）、加（）、加（+ +）和减（）和减（- -）。

ü比较运算符：比较运算符： 等于（等于（= =）、小于（）、小于（< <）、大于（）、大于（> >）、小于等）、小于等于（于（<=<=）、大于等于（）、大于等于（>=>=）、不等于（）、不等于（<><>））ü 引用运算符：范围引用运算符：范围(:)(:)，并，并(,)(,)运算符472、公式输入①①选取要输入公式的单元格，如选取要输入公式的单元格，如E3②②在编辑框中输入在编辑框中输入“=”③③输入公式表达式：输入公式表达式： 如如=B3+C3+D3483、公式的移动和复制鼠标填充柄拖拽鼠标填充柄拖拽选择性粘贴：粘贴公式选择性粘贴：粘贴公式 ①① 选中复制的公式选中复制的公式②② 右键右键/复制复制③③ 选择要粘贴的单元格选择要粘贴的单元格④④ 右键右键/选择性粘贴，选择公式选择性粘贴，选择公式494、公式的隐藏保护工作表，公式才能隐藏保护工作表，公式才能隐藏①①格式格式/ /单元格单元格/ /保护，选择锁定和隐藏保护，选择锁定和隐藏②②工具工具/ /保护保护/ /保护工作表保护工作表③③输入密码输入密码④④单击单击““确定确定””505、公式的显示显示在单元格中：显示在单元格中：    工具工具/选项选项/视图，选择视图，选择“公式公式”复选框复选框隐藏的公式显示：隐藏的公式显示：    工具工具/保护保护/撤销工作表保护撤销工作表保护    输入正确的密码输入正确的密码51三、函数的使用v特殊格式的公式特殊格式的公式v输入函数输入函数v插入函数插入函数52常用函数uSUMSUM（（C5:C8C5:C8）） 含义：将当前工作表含义：将当前工作表C5C5至至C8C8的几个连续单元格内容的几个连续单元格内容相加。

相加uAVERAGEAVERAGE（（C5:C8C5:C8）） 含义：将当前工作表含义：将当前工作表C5C5至至C8C8的几个连续单元格的内的几个连续单元格的内容求均值容求均值uMAXMAX（（C5:C8C5:C8）） 含义：将当前工作表含义：将当前工作表C5C5至至C8C8几个连续单元格的内容几个连续单元格的内容求最大值求最大值53uMINMIN（（C5:C8C5:C8）） 含义：将当前工作表含义：将当前工作表C5C5至至C8C8几个连续单元格的内几个连续单元格的内容求最小值容求最小值ucount(C5:C8)count(C5:C8) 含义：将当前工作表含义：将当前工作表C5C5至至C8C8几个连续单元格包含几个连续单元格包含数字的单元格的个数数字的单元格的个数urankrank（（C5C5，，$C$5:$C$8$C$5:$C$8）） 含义：含义：C5C5单元格中的值在单元格中的值在c5c5到到c8c8范围内的排序位范围内的排序位置54例如例如:求区域求区域(A1:C2)的平均值在的平均值在C4单元格中单元格中        输入输入”=AVERAGE（（A1：：C2））”1、输入函数①① 选择单元格选择单元格②②输入输入“=”③③ 函数名称函数名称④④ 函数参数函数参数 552、插入函数: •光标定位在单元格•单击插入函数按钮56If（）函数logical-test：输入条件：输入条件value-if-true：条件为真的值：条件为真的值value-if-false：条件为假的值：条件为假的值57举例•学生成绩学生成绩条件：平均成绩条件：平均成绩<60<60条件真：总评为条件真：总评为““不及格不及格””条件假：总评为条件假：总评为““及格及格””58多层嵌套如果成绩如果成绩<60,总评为总评为“不及格不及格”如果如果60<=成绩成绩<90,总评为总评为“及格及格”如果成绩如果成绩>=90,总评为优秀总评为优秀条件：平均成绩条件：平均成绩<60为真：不及格为真：不及格为假：嵌套为假：嵌套 条件：平均成绩条件：平均成绩<90 为真：及格为真：及格 为假：优秀为假：优秀593、自动求和•选择要求和的区域•单击“自动求和”按钮方法方法604、自动计算•选择要计算的区域选择要计算的区域•右键单击状态栏右键单击状态栏•选择要设置的自计算功能选择要设置的自计算功能方法方法61常见的公式和函数出错信息•“####”“####”：不代表公式出错，表示数据太长，单元格无：不代表公式出错，表示数据太长，单元格无法容纳，修改宽度法容纳，修改宽度•“#DIV/0”“#DIV/0”：公式中除数为：公式中除数为0 0•“#VALUE”“#VALUE”：运算符与操作符类型不匹配：运算符与操作符类型不匹配•“#N/A”“#N/A”：如果某个单元格没有可用数值，用户应在单：如果某个单元格没有可用数值，用户应在单元格内填此内容，否则会默认为数值元格内填此内容，否则会默认为数值0 062单元格引用分为：：相对引用绝对引用混合引用四、单元格引用631、相对引用例：在例：在F2F2中输入公式中输入公式 “ “＝＝C2+D2+E2”C2+D2+E2”•特点：公式复制时会根据移动的位置自动调节公式中引用单元特点：公式复制时会根据移动的位置自动调节公式中引用单元 格的地址格的地址•例如：例如：F2=SUMF2=SUM（（C2C2：：E2E2）复制到）复制到D5D5，则，则 F3=SUM F3=SUM（（C3C3：：E3E3））642、绝对引用例：在例：在F2F2中输入公中输入公=$C$2+$D$2+$E$2”=$C$2+$D$2+$E$2”•特点：在行号和列号前加特点：在行号和列号前加”$”,”$”,复制公式时复制公式时, ,绝对引用单元绝对引用单元 格将不随着公式的变化而变化格将不随着公式的变化而变化. .•例如：例如：F2=SUMF2=SUM（（$C$1$C$1：：$C$4$C$4）复制到）复制到F3F3，则，则 F3=SUM F3=SUM（（$C$$C$ 1 1：：$c$4$c$4））653、混合引用例：在例：在F2F2中输入公式中输入公式“C2+$D$2+$E2”“C2+$D$2+$E2”•特点：单元格地址行号或列号前加上特点：单元格地址行号或列号前加上“$”“$”，复制后，相，复制后，相 对地址随着位置变化对地址随着位置变化, ,绝对地址保持不变。

绝对地址保持不变66•绝对引用和相对引用的转换，按绝对引用和相对引用的转换，按F4F4 A4 A4$A$4$A$4A$4A$4$A4$A4A4A4•引用不同工作表中的单元格引用不同工作表中的单元格 格式：工作表名！单元格引用格式：工作表名！单元格引用 例如：在例如：在A5A5中输入公式中输入公式 =sheet2 =sheet2！！B6+sheet1B6+sheet1！！A4A4674.5 4.5 数据分析数据分析 Ø数据清单数据清单Ø数据排序数据排序Ø数据筛选数据筛选Ø数据分类汇总数据分类汇总Ø数据透视表数据透视表 68一、数据清单概念•数数据据清清单单是是包包含含相相关关数数据据的的一一系系列列工工作作表表数数据据行行，，相相当于一张二维表当于一张二维表•下面介绍表术语：下面介绍表术语： 字段：数据表的一列称为字段字段：数据表的一列称为字段 记录：数据表的一行称为记录记录：数据表的一行称为记录 字字段段名名：：在在数数据据表表的的顶顶行行通通常常有有字字段段名名，，字字段段名名是是字字段内容的概括和说明。

段内容的概括和说明 69数据清单示意图数据清单示意图70建立数据清单时，注意的问题：•避免在一张工作表中建立多个数据请单避免在一张工作表中建立多个数据请单•数数据据表表格格的的数数据据和和其其他他数数据据之之间间至至少少留留出出一一个个空空行和空列行和空列•避避免免在在数数据据表表格格的的各各条条记记录录或或各各个个字字段段之之间间放放置置空行和空列空行和空列•最好使用列名，并把列名作为字段的名称最好使用列名，并把列名作为字段的名称71二、数据记录：数据/记录单v添加记录添加记录v删除记录删除记录v修改记录修改记录v查找记录查找记录72三、数据排序：数据/排序v默认排序默认排序v按一列排序按一列排序v按多列排序按多列排序731．默认排序 Excel Excel在默认排序时是根据单元格中的数据进行排序在默认排序时是根据单元格中的数据进行排序的在按升序排序时，的在按升序排序时，ExcelExcel使用如下顺序：使用如下顺序：①①数值从最小的负数到最大的正数排序数值从最小的负数到最大的正数排序②②文本和数字的文本按从文本和数字的文本按从0~90~9，，a~za~z，，A~ZA~Z的顺序排列。

的顺序排列③③逻辑值逻辑值False False 排在排在True True 之前④④所有错误值的优先级相同所有错误值的优先级相同⑤⑤空格排在最后空格排在最后742．简单排序（按一列排序）①①选择排序的列选择排序的列②②单击排序按钮单击排序按钮753．按多列排序①①选择数据清单中任意一个单元格选择数据清单中任意一个单元格②②数据数据/ /排序排序③③选择主要排序字段选择主要排序字段④④选择次要排序字段选择次要排序字段76四、数据的筛选v自动筛选：数据自动筛选：数据/ /筛选筛选/ /自动筛选自动筛选v高级筛选：数据高级筛选：数据/ /筛选筛选/ /高级筛选高级筛选771．自动筛选：下拉箭头按扭的选择下拉箭头按扭的选择①①数据数据/筛选筛选/自动筛选自动筛选②②字段下拉键头中选择自定义字段下拉键头中选择自定义③③填写自定义条件填写自定义条件782．高级筛选•设置条件区域：用来指定筛选的数据必须满设置条件区域：用来指定筛选的数据必须满 足的条件足的条件•数据数据/ /筛选筛选/ /高级筛选高级筛选79高级筛选对话框高级筛选对话框80五、数据分类汇总：•分类字段排序分类字段排序•数据数据/ /分类汇总：分类汇总： 分类字段分类字段 汇总方式汇总方式 选定汇总项选定汇总项81六、数据透视表1 1、建立数据透视表、建立数据透视表①①鼠标单击列表中单元格鼠标单击列表中单元格②②数据数据/ /数据透视表数据透视表③③步骤步骤1 1，制定数据源，制定数据源④④步骤步骤2 2，选定数据源区域，选定数据源区域⑤⑤步骤步骤3 3，决定数据透视表的放置位置，决定数据透视表的放置位置⑥⑥数据透视表布局，向布局中添加字段数据透视表布局，向布局中添加字段 822、改变数据透视表中汇总方式 默认拖入数据区的汇总项是非数字型，汇总方式为默认拖入数据区的汇总项是非数字型，汇总方式为计数；是数字型字段，汇总方式为求和。

计数；是数字型字段，汇总方式为求和改变汇总方式步骤：改变汇总方式步骤：l选取透视表中的单元格选取透视表中的单元格l单击数据透视表工具栏中字段设置按钮单击数据透视表工具栏中字段设置按钮834.6 4.6 数据的图表化数据的图表化Ø创建图表创建图表Ø编辑图表编辑图表 84一、图表的创建（使用图表向导）1)选中要创建图表的数据2)插入/图表，，选择图表类型3)选择数据系列产生在行还是列4)设置图表标题，，坐标轴等5)设置图表位置：：新工作表/插入对象85二、图表的编辑和格式化•图表对象双击进行修改•图表类型的改变：：图表/图表类型•图表的格式化：：双击欲进行格式化的图表对象，，进行字体、、背景的设置864.6 4.6 页面设置和打印页面设置和打印Ø设置打印区域设置打印区域Ø页面设置页面设置87一、设置打印区域l 选定要打印的区域l 文件/打印区域/设置打印区域88二、页面设置v文件文件/ /页面设置页面设置89从学习中体验快乐，在学习中成长！。