物业公司文件管理制度8篇.docx

物业公司文件管理制度8篇 目录 1.物业公司文件管理制度包括哪些 2.物业公司文件管理制度重要性 3.物业公司文件管理制度方案 4.物业公司文件管理制度8篇 物业公司文件管理制度是规范企业内部工作流程，提高工作效率，确保信息准确无误传递的重要工具它旨在维护公司秩序，保护企业资产，促进团队协作，避免因文件管理混乱导致的决策延误、资源浪费和法律风险 包括哪些方面 物业公司文件管理制度主要包括以下几个方面： 1. 文件分类与编码：明确各类文件的分类标准，如财务文件、人事文件、项目文件等，并设定统一的编码系统，方便查找和归档 2. 文件制作与审批：规定文件的起草、审核、批准流程，确保文件内容的准确性、合规性 3. 文件存储与保管：确定纸质文件的存放位置和电子文件的存储方式，设置访问权限，防止信息泄露 4. 文件借阅与复制：设定文件借阅规则，控制文件的流通，防止信息失真或丢失 5. 文件销毁与更新：明确过期、无效文件的销毁程序，以及文件内容更新的审批流程。

6. 文件安全与保密：制定保密协议，对敏感信息进行保护，防止非法获取和使用 重要性 有效的文件管理制度对于物业公司至关重要： 1. 提升效率：规范化的流程减少寻找和处理文件的时间，提高工作效率 2. 防范风险：确保文件的安全，降低因信息错漏导致的法律责任 3. 维护秩序：清晰的文件管理有助于保持公司内部秩序，提升企业形象 4. 传承知识：有序的文件存储和更新有助于知识和经验的积累与传承 方案 为建立和完善物业公司文件管理制度，以下是一些建议： 1. 制定详细的操作手册：编写详细的文件管理制度指南，涵盖所有关键环节，供员工参考 2. 培训与教育：定期组织员工培训，提高员工对文件管理重要性的认识和执行能力 3. 技术支持：利用现代信息技术，如云存储、文档管理系统，提高文件管理的便捷性和安全性 4. 定期审查：设立定期审查机制，评估制度执行情况，及时调整和完善 5. 责任追究：对于违反文件管理制度的行为，应有明确的处罚措施，以确保制度的有效执行 通过上述方案的实施，物业公司文件管理制度将得到强化，从而推动企业运营的规范化和高效化。

物业公司文件管理制度范文 第1篇 某物业公司文件档案管理制度怎么写 物业公司文件档案管理制度 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式 1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

第2篇 某物业公司文件档案管理制度 物业公司文件档案管理制度 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式 公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式 1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等 2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等 3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程 4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等 6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等 7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等 8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等 9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等 10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

第3篇 某物业公司文件档案管理制度格式怎样的 物业公司文件档案管理制度 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式 1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

第4篇 物业公司文件、资料管理制度作业指导书 物业公司作业指导书--文件、资料管理制度 1目的 规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据 2适用范围 适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理 3职责 3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档 3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制 3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理 3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制 4相关文件 《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3 《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4 5工作程序和管理办法 5.1文件的产生 5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件 5.1.2总经理助理对文件进行审核 5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效 5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别 5.2.1受控文件 a)内业资料; b)图纸资料; c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件; d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件; e)与服务过程有关的合同协议; f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4) 管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3) 5.2.2非受控文件 与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为: a)内行文、外行文:1 b)未被质量体系引用的外来文件:2 c)与服务过程无关的合同协议:3 d)未被质量体系引用的法律法规:4 e)行业标准性文件:5 f)照片、录像带:6 g)电脑贮存:7 5.3文件、资料目录的索引号 _-_._-__ 文件盒编号 同号柜序列号 文件柜编号 文件类别编码 5.4文件、资料归档与管理 5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件 5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。