第七章2日程安排1.ppt

时间管理与日程安排第二节第二节 日程安排日程安排　 　　１、日程安排的内容１、日程安排的内容　　　　　　　　o（１）各种接待、约会１）各种接待、约会o（２）商务旅行活动２）商务旅行活动o（３）参加各类会议３）参加各类会议o（４）到车间进行实地检查或指导４）到车间进行实地检查或指导o（５）组织的各类重大活动的安排５）组织的各类重大活动的安排o（６）领导私人活动的安排６）领导私人活动的安排第二节第二节 日程安排日程安排 ２、日程安排的基本要求２、日程安排的基本要求 　　　　（（1 1）统筹兼顾）统筹兼顾 （（2 2）安排规范）安排规范 （（3 3）效率原则）效率原则 （（4 4）突出重点）突出重点( (ABCDABCD法则法则) （（5 5）留有余地）留有余地 （（6 6）适当保密）适当保密 　（　（7 7）事先同意）事先同意　　第二节第二节 日程安排日程安排 ３、日程安排的形式３、日程安排的形式 年年预定预定表、表、 月月预定预定表、表、 周周预定预定表、表、 日日预定预定表（日程表）表（日程表） 第二节第二节 日程安排日程安排 一月一月 5日日(星期一星期一) 开工典礼开工典礼 8日日(星期四星期四) 董事长视察董事长视察 二月二月 2日日(星期二星期二) 常务董事会常务董事会 9日日(星期一星期一) 公司纪念日公司纪念日 25日日(星期三星期三) 成本会议成本会议 三月三月 2日日(星期一星期一) 常务董事会常务董事会 3日日(星期二星期二) 分行经理会议分行经理会议 25日日(星期三星期三) 成本会议成本会议 年预定表年预定表 （未完）（未完）第二节第二节 日程安排日程安排 月月 预预 定定 表表（未完）（未完）1 一一 9：：00～～9：：30 林处长来访林处长来访12：：00～～16：：00周会周会6六六 2 二二 9；；00～～12：：00 董事会董事会7日日3 三三 15 ：： 00～～16：：00 上海起飞上海起飞→→南京南京8一一 9：：00～～17：：00分公司会议分公司会议4 四四 南京南京9二二 9：：00～～12：：00销售会议销售会议5 五五10三三 15：：00贝尔公司古经贝尔公司古经理约见理约见第二节第二节 日程安排日程安排 周预定表周预定表（未完）（未完） 22日日(一一) ～～ 28日日(日日)日期日期星期星期 上上 午午 下下 午午 备备 注注 22一一 9：：30光大银行吴光大银行吴处长来本公司处长来本公司参加金茂画参加金茂画廊酒会廊酒会*(要与吴处长联要与吴处长联系系)(1／／20光大银光大银行来信行来信)23二二 8：：30～～i0：：30人人事科高科长面事科高科长面谈，谈， 第一会议室第一会议室华灵集团李华灵集团李部长洽部长洽谈谈*1(要准备好人事要准备好人事组织表组织表)*2新产品介绍约新产品介绍约45分钟分钟24三三 8 ：：00早餐：与刘早餐：与刘 行长行长10：：00惠普公司惠普公司 林经理访问林经理访问参观参观*13：：30从公司从公司出发；林处长同行出发；林处长同行第二节第二节 日程安排日程安排 时间时间 事事 项项 地地 点点 备备 注注 9：：00行业协会的李先行业协会的李先生生(私人谈话私人谈话)据说是上一次打据说是上一次打之事之事 9：：3010：：0010：：3011：：0011：：30 与王厂长午餐与王厂长午餐午餐在公司餐厅午餐在公司餐厅三个座位已经预三个座位已经预定定华成公司的谢经华成公司的谢经理同餐理同餐日预定表日预定表（未完）（未完）第二节第二节 日程安排日程安排4 4、日程安排的注意事项、日程安排的注意事项Ø以以记叙、说明记叙、说明为主要表达方式。

为主要表达方式Ø编写要编写要留有余地留有余地 Ø所有日程安排都要应所有日程安排都要应按领导的意思按领导的意思去办Ø活动与活动之间要有一定的活动与活动之间要有一定的间隙时间间隙时间Ø要要认真核查认真核查日程表，以提高工作效率日程表，以提高工作效率Ø是否已处理完工作，一般都应是否已处理完工作，一般都应注明结果注明结果第二节第二节 日程安排日程安排５、日志系统５、日志系统 1 1）日志概述）日志概述 日志是根据日志是根据周计划表周计划表写出的一天写出的一天时间内组织领导活动计划时间内组织领导活动计划 一般分为两种类型：一般分为两种类型： 纵纵————以以时间时间为线索为线索; ; 横横————以以事务事务为线索为线索 　　2 2）日志的方法）日志的方法 （（1 1）手工填写的工作日志）手工填写的工作日志 （（一本为上司用，另一本为自己用）一本为上司用，另一本为自己用） ①①提前了解提前了解上司工作和活动上司工作和活动的信息，并在的信息，并在两份日志两份日志上填入上填入 。

 ②②提前在提前在自己的日志自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作上清楚标出自己当日应完成的工作 ③③填写的信息要填写的信息要清楚清楚，方便阅读方便阅读 ④④填写的信息要填写的信息要完整完整 ⑤⑤填写的信息要填写的信息要准确准确  ⑥⑥在在上司日志变化上司日志变化的同时，应的同时，应更改更改自己的日志自己的日志 ⑦⑦在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备准备 ⑧⑧协助或提醒协助或提醒上司执行日志计划上司执行日志计划     上司上司1 1、、2 2、、 秘书秘书1 1、（、（ ））2 2、、3 3、、√√ （（2 2）） 电子工作日志电子工作日志        计算机程序现已可以提供日历、日志和计算机程序现已可以提供日历、日志和   计划的功能，并应用于联网的计算机中计划的功能，并应用于联网的计算机中第二节第二节 日程安排日程安排第二节第二节 日程安排日程安排 工作日志工作日志 时间时间 年年 月月 日日 记录人记录人 日志内容日志内容重重要要活活动动—般般事事务务 备注备注第二节第二节 日程安排日程安排o3 3）上司工作日志填写）上司工作日志填写的信息内容的信息内容 o ①① 上司在单位上司在单位内部参加内部参加的的会议、活动情况；会议、活动情况； o ②②上司在单位上司在单位内部接待内部接待的的来访者；来访者；    o ③③上司在单位上司在单位外部参加外部参加的的会议、活动、约会等情况；会议、活动、约会等情况； o ④④上司个人上司个人的安排；的安排；o ⑤⑤上司私人上司私人的信息。

的信息  上司工作日志上司工作日志①①内部会议：时间、地点、内部会议：时间、地点、 内容等；内容等；②②来访者：姓名、单位详情、来访者：姓名、单位详情、 约会时间等；约会时间等；③③外部活动：时间、地点、外部活动：时间、地点、 对方的联络办法等对方的联络办法等④④去医院看病；去医院看病；⑤⑤女儿的生日女儿的生日第二节第二节 日程安排日程安排o4 4）秘书工作日志的内容）秘书工作日志的内容        除了包含上司的日志内除了包含上司的日志内容外，还包括：容外，还包括： o ①①上司的各项活动需要秘上司的各项活动需要秘书书协助准备协助准备的事宜；的事宜；o ②②上司交办上司交办自己的工作；自己的工作；o ③③自己职责自己职责中应做的工作、中应做的工作、活动 秘书工作日志秘书工作日志①①内部会议（准备发言内部会议（准备发言稿、会议议程、订稿、会议议程、订机票）机票）②②签字仪式（联系地点、签字仪式（联系地点、媒体等）媒体等）③③撰写工作总结撰写工作总结第二节第二节 日程安排日程安排o5 5）处理工作日志的变化）处理工作日志的变化与调整与调整 o一般变更包括：一般变更包括：  ①①原定结束时间原定结束时间延长超时延长超时。

  ②②追加紧急的或新添的追加紧急的或新添的项目  ③③项目的时间项目的时间调整、变更调整、变更  ④④项目项目终止或取消终止或取消  上司工作日志上司工作日志①①内部会议：时间、地点、内部会议：时间、地点、 内容等；内容等；②②来访者：姓名、单位详情、来访者：姓名、单位详情、 约会时间等；约会时间等；③③外部活动：时间、地点、外部活动：时间、地点、 对方的联络办法等对方的联络办法等④④去医院看病；去医院看病；⑤⑤女儿的生日女儿的生日第二节第二节 日程安排日程安排o调整时要注意：调整时要注意： ①①活动之间要活动之间要留有留有10分钟分钟左右；左右；②②仍要遵循仍要遵循轻重缓急轻重缓急的原则；的原则； ③③变更后立即做好变更后立即做好善后工作善后工作；；④④再次检查再次检查变更后的信息记录变更后的信息记录 上司工作日志上司工作日志①①内部会议：内部会议：时间时间、地点、、地点、 内容等；内容等；②②来访者：姓名、单位详情、来访者：姓名、单位详情、 约会时间约会时间等；等；③③外部活动：时间、地点、外部活动：时间、地点、 对方的联络办法对方的联络办法等等④④去医院看病；去医院看病；⑤⑤女儿的生日。

女儿的生日第二节第二节 日程安排日程安排o 秘书还应注意：秘书还应注意： o  ①①应确保上司日志信息的应确保上司日志信息的保密保密；；o  ②②要保持两本工作日志信息要保持两本工作日志信息一致和准确一致和准确；；o  ③③应应熟悉熟悉上司工作的习惯和约会时间的长短；上司工作的习惯和约会时间的长短；o  ④④应应熟悉熟悉上司用餐和休息的时间上司用餐和休息的时间   上司上司1 1、、2 2、、 秘书秘书1 1、（、（ ））2 2、、3 3、、√√第二节第二节 日程安排日程安排o最后，在日志上记录事情的时候应该注意的问最后，在日志上记录事情的时候应该注意的问题：题： o1.写字永远要用写字永远要用钢笔钢笔——可以先用铅笔后再用钢笔；可以先用铅笔后再用钢笔； o2.记载时间、联系人姓名、地点等，要记载时间、联系人姓名、地点等，要简单而全面简单而全面；； o3.记载记载社交活动社交活动，要注意招待会或酒会的时间以及穿着方面的，要注意招待会或酒会的时间以及穿着方面的任何应特别注意的情况；任何应特别注意的情况； o4.一天的活动安排，应按一天的活动安排，应按时间先后时间先后记载；记载； o5.每天开始每天开始，要先为当天的所有活动做好必要的准备工作；，要先为当天的所有活动做好必要的准备工作；o6.每天工作结束，每天工作结束，要仔细检查每个日志；要仔细检查每个日志；o另外，秘书在记录秘书工作日志和领导工作日志时，要互相另外，秘书在记录秘书工作日志和领导工作日志时，要互相协协调配合。

调配合第二节第二节 日程安排日程安排 技能训练技能训练        [训练目标训练目标]通过训练学生能够熟练掌握填通过训练学生能够熟练掌握填写日志的技能写日志的技能 第二节第二节 日程安排日程安排技能训练技能训练（（问题讨论）问题讨论）o1 1）编制计划表时，有那些注意事项？）编制计划表时，有那些注意事项？o2 2）你是如何理解）你是如何理解ABCDABCD工作法的？工作法的？ o3 3）作为一个秘书，你认为应如何管理好自）作为一个秘书，你认为应如何管理好自己和上司的日志？己和上司的日志？ 。