财务人员必备的EXCEL超全秘籍1093803.docx

财务人员必备的的EXCELL超全秘籍　也许你已经在在Excell中完成过上上百张财务报报表，也许你你已利用Exxcel函数数实现过上千千次的复杂运运算，也许你你认为Exccel也不过过如此，甚至至了无新意但但我们平日里里无数次重复复的得心应手手的使用方法法只不过是EExcel全全部技巧的百百分之一本本专题从Exxcel中的的一些鲜为人人知的技巧入入手，领略一一下关于Exxcel的别别样风情　　一、建立分分类下拉列表表填充项　　我们常常要要将企业的名名称输入到表表格中，为了了保持名称的的一致性，利利用“数据有效性性”功能建了一一个分类下拉拉列表填充项项　　1.在Shheet2中中，将企业名名称按类别((如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输输入不同列中中，建立一个个企业名称数数据库　　2.选中AA列(“工业企业”名称所在列列)，在“名称”栏内，输入入“工业企业”字符后，按按“回车”键进行确认认　　仿照上面的的操作，将BB、C……列分别命命名为“商业企业”、“个体企业”………　　3.切换到到Sheett1中，选中中需要输入“企业类别”的列(如CC列)，执行行“数据→有效性”命令，打开开“数据有效性性”对话框。

在在“设置”标签中，单单击“允许”右侧的下拉拉按钮，选中中“序列”选项，在下下面的“来源”方框中，输输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”………序列(各各元素之间用用英文逗号隔隔开)，确定定退出　　再选中需要要输入企业名名称的列(如如D列)，再再打开“数据有效性性”对话框，选选中“序列”选项后，在在“来源”方框中输入入公式：=IINDIREECT(C11)，确定退退出　　4.选中CC列任意单元元格(如C44)，单击右右侧下拉按钮钮，选择相应应的“企业类别”填入单元格格中然后选选中该单元格格对应的D列列单元格(如如D4)，单单击下拉按钮钮，即可从相相应类别的企企业名称列表表中选择需要要的企业名称称填入该单元元格中　　提示：在以以后打印报表表时，如果不不需要打印“企业类别”列，可以选选中该列，右右击鼠标，选选“隐藏”选项，将该该列隐藏起来来即可　　二、建立“常用文档”新菜单　　在菜单栏上上新建一个“常用文档”菜单，将常常用的工作簿簿文档添加到到其中，方便便随时调用　　1.在工具具栏空白处右右击鼠标，选选“自定义”选项，打开开“自定义”对话框在在“命令”标签中，选选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏栏。

　　按“更改所所选内容”按钮，在弹弹出菜单的“命名”框中输入一一个名称(如如“常用文档”)　　2.再在“类别”下面任选一一项(如“插入”选项)，在在右边“命令”下面任选一一项(如“超链接”选项)，将将它拖到新菜菜单(常用文文档)中，并并仿照上面的的操作对它进进行命名(如如“工资表”等)，建立立第一个工作作簿文档列表表名称　　重复上面的的操作，多添添加几个文档档列表名称　　3.选中“常用文档”菜单中某个个菜单项(如如“工资表”等)，右击击鼠标，在弹弹出的快捷菜菜单中，选“分配超链接接→打开”选项，打开开“分配超链接接”对话框通通过按“查找范围”右侧的下拉拉按钮，定位位到相应的工工作簿(如“工资.xlls”等)文件夹夹，并选中该该工作簿文档档　　重复上面的的操作，将菜菜单项和与它它对应的工作作簿文档超链链接起来　　4.以后需需要打开“常用文档”菜单中的某某个工作簿文文档时，只要要展开“常用文档”菜单，单击击其中的相应应选项即可　　提示：尽管管我们将“超链接”选项拖到了了“常用文档”菜单中，但但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的的“插入超链接接”按钮的功能能　　三、让不同同类型数据用用不同颜色显显示　　在工资表中中，如果想让让大于等于22000元的的工资总额以以“红色”显示，大于于等于15000元的工资资总额以“蓝色”显示，低于于1000元元的工资总额额以“棕色”显示，其它它以“黑色”显示，我们们可以这样设设置。

　　1.打开“工资表”工作簿，选选中“工资总额”所在列，执执行“格式→条件格式”命令，打开开“条件格式”对话框单单击第二个方方框右侧的下下拉按钮，选选中“大于或等于于”选项，在后后面的方框中中输入数值“2000”单击“格式”按钮，打开开“单元格格式式”对话框，将将“字体”的“颜色”设置为“红色”　　2.按“添添加”按钮，并仿仿照上面的操操作设置好其其它条件(大大于等于15500，字体体设置为“蓝色”；小于10000，字体体设置为“棕色”)　　3.设置完完成后，按下下“确定”按钮　　看看工资表表吧，工资总总额的数据是是不是按你的的要求以不同同颜色显示出出来了　　四、制作“专业符号”工具栏　　在编辑专业业表格时，常常常需要输入入一些特殊的的专业符号，为为了方便输入入，我们可以以制作一个属属于自己的“专业符号”工具栏　　1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开开“录制新宏”对话框，输输入宏名如“fuhaoo1”并将宏保存存在“个人宏工作作簿”中，然后“确定”开始录制选选中“录制宏”工具栏上的的“相对引用”按钮，然后后将需要的特特殊符号输入入到某个单元元格中，再单单击“录制宏”工具栏上的的“停止”按钮，完成成宏的录制。

　　仿照上面的的操作，一一一录制好其它它特殊符号的的输入“宏”　　2.打开“自定义”对话框，在在“工具栏”标签中，单单击“新建”按钮，弹出出“新建工具栏栏”对话框，输输入名称———“专业符号号”，确定后，即即在工作区中中出现一个工工具条　　切换到“命命令”标签中，选选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮钮”项拖到“专业符号”栏上(有多多少个特殊符符号就拖多少少个按钮)　　3.选中其其中一个“自定义按钮钮”，仿照第22个秘技的第第1点对它们们进行命名　　4.右击某某个命名后的的按钮，在随随后弹出的快快捷菜单中，选选“指定宏”选项，打开开“指定宏”对话框，选选中相应的宏宏(如fuhhao1等))，确定退出出　　重复此步操操作，将按钮钮与相应的宏宏链接起来　　5.关闭“自定义”对话框，以以后可以像使使用普通工具具栏一样，使使用“专业符号”工具栏，向向单元格中快快速输入专业业符号了五、打印工作表表的不同区域域　　有的工作表表，经常需要要打印其中不不同的区域，用用“视面管理器器”吧　　1.打开需需要打印的工工作表，用鼠鼠标在不需要要打印的行((或列)标上上拖拉，选中中它们再右击击鼠标，在随随后出现的快快捷菜单中，选选“隐藏”选项，将不不需要打印的的行(或列))隐藏起来。

　　2.执行“视图→视面管理器器”命令，打开开“视面管理器器”对话框，单单击“添加”按钮，弹出出“添加视面”对话框，输输入一个名称称(如“上报表”)后，单击击“确定”按钮　　3.将隐藏藏的行(或列列)显示出来来，并重复上上述操作，“添加”好其它的打打印视面　　4.以后需需要打印某种种表格时，打打开“视面管理器器”，选中需要要打印的表格格名称，单击击“显示”按钮，工作作表即刻按事事先设定好的的界面显示出出来，简单设设置、排版一一下，按下工工具栏上的“打印”按钮，一切切就OK了　　六、让数据据按需排序　　如果你要将将员工按其所所在的部门进进行排序，这这些部门名称称既的有关信信息不是按拼拼音顺序，也也不是按笔画画顺序，怎么么办?可采用用自定义序列列来排序　　1.执行“格式→选项”命令，打开开“选项”对话框，进进入“自定义序列列”标签中，在在“输入序列”下面的方框框中输入部门门排序的序列列(如“机关,车队队,一车间,,二车间,三三车间”等)，单击击“添加”和“确定”按钮退出　　2.选中“部门”列中任意一一个单元格，执执行“数据→排序”命令，打开开“排序”对话框，单单击“选项”按钮，弹出出“排序选项”对话框，按按其中的下拉拉按钮，选中中刚才自定义义的序列，按按两次“确定”按钮返回，所所有数据就按按要求进行了了排序。

　　七、把数据据彻底隐藏起起来　　工作表部分分单元格中的的内容不想让让浏览者查阅阅，只好将它它隐藏起来了了　　1.选中需需要隐藏内容容的单元格((区域)，执执行“格式→单元格”命令，打开开“单元格格式式”对话框，在在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后后在右边“类型”下面的方框框中输入“;;;”(三个英文文状态下的分分号)　　2.再切换换到“保护”标签下，选选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出　　3.执行“工具→保护→保护工作表表”命令，打开开“保护工作表表”对话框，设设置好密码后后，“确定”返回　　经过这样的的设置以后，上上述单元格中中的内容不再再显示出来，就就是使用Exxcel的透透明功能也不不能让其现形形　　提示：在“保护”标签下，请请不要清除“锁定”前面复选框框中的“∨”号，这这样可以防止止别人删除你你隐藏起来的的数据　　八、让中、英英文输入法智智能化地出现现　　在编辑表格格时，有的单单元格中要输输入英文，有有的单元格中中要输入中文文，反复切换换输入法实在在不方便，何何不设置一下下，让输入法法智能化地调调整呢?　　选中需要输输入中文的单单元格区域，执执行“数据→有效性”命令，打开开“数据有效性性”对话框，切切换到“输入法模式式”标签下，按按“模式”右侧的下拉拉按钮，选中中“打开”选项后，“确定”退出。

　　以后当选中中需要输入中中文的单元格格区域中任意意一个单元格格时，中文输输入法(输入入法列表中的的第1个中文文输入法)自自动打开，当当选中其它单单元格时，中中文输入法自自动关闭 九、让“自动动更正”输入统一的的文本　　你是不是经经常为输入某某些固定的文文本，如“中华会计网网校”而烦恼呢？？那就往下看看吧　　1.执行“工具→自动更正”命令，打开开“自动更正”对话框　　2.在“替替换”下面的方框框中输入“pcw”(也可以是是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“中华会计网校”，再单击“添加”和“确定”按钮　　3.以后如如果需要输入入上述文本时时，只要输入入“pcw”字符，此时时可以不考虑虑“pcw”的大小写，然然后确认一下下就成了　　十、在Exxcel中自自定义函数　　Excell函数虽然丰丰富，但并不不能满足我们们的所有需要要我们可以以自定义一个个函数，来完完成一些特定定的运算下下面，我们就就来自定义一一个计算梯形形面积的函数数：　　1.执行“工具→宏→Visuaal Bassic编辑器器”菜单命令((或按“Alt+FF11”快捷键)，打打开Visuual Baasic编辑辑窗口。

　　2.在窗口口中，执行“插入→模块”菜单命令，插插入一个新的的模块——模块1　　3.在右边边的“代码窗口”中输入以下下代码：　　Functtion VV(a,b,,h)V == h*(aa+b)/22End FFunctiion　　4.关闭窗窗口，自定义义函数完成　　以后可以像像使用内置函函数一样使用用自定义函数数　　提示：用上上面方法自定定义的函数通通常只能在相相应的工作簿簿中使用　　十一、表头头下面衬张图图片　　为工作表添添加的背景，是是衬在整个工工作表下面的的，能不能只只衬在表头下下面呢？　　1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开开“工。