企业公司制度文件---非生产性物资采购入库流程.docx

XX集团项目非生产性物资采购入库流程1. 专业术语说明■ 物料凭证：是仓储部库存变化的i种单据体现在系统中对库存的任何变动，无论是状态 变化、库存地点变化、库存增减都会产生物料凭证■ 非生产性物资：与公司生产各环节定量使用或消耗无关的物料，如备品备件、办公劳保等■ 采购收货容差：是指供应商供货数量可以少于或多余本次采购订单数量的范围，在此范围 之内采购订单会自动关闭在该范围之外，如果少于采购订单数量则采购订单仍然显示为 未清，如果多于采购订单数景则不允许进行收货2. 流程总体概述本流程描述了非生产性物资收货、检验以及最终做出使用决策的全过程用于对非生产性物资入库 的控制物控部保管员接收供应商送货后，仓库进行核对计划后进行系统入库，触发质量部物料入库检 验流程，检验完成后物资入座03. 流程设计原则流程目的本流程规范非生产性物资采购入库管理流程适用范围组织范围：XXXX股份有限公司业务范围：适用于非生产物资的采购入库管理流程，主要为办公用品类、固定资产、备品备件、耐火材料等流程涉及部门岗位物控部/保管员采购部/采购主管主要管控点1. 核对供应商是否按采购计划送货2. 容差限制入库，杜绝超量收货3. 供应商送货必须提供采购订单，拒绝无采购订单收货涉及其它业务流程《TOBE-MM-PUR-001国内物资采购计划执行流程》 a0BE-MM-PLR-003国外物资采购计划执行流程》 U0BE-MM-IM-011 其他出库流程》a0BE-MM-IM-004 采购不合格物资处理流程》 aOBE-QM-IQC-OO7其它物资进货检验流程》注意事项/备注1. 录入的及时性、准确性2. 系统收货库存地点的选择流程负责部门物控部4. 流程详细描述部门/岗位一IM流程描述输入输出物控部/保管员05接收司机送货单承接《国内物资采购执行流程》、《国外物 资采购执行流程》，物控部保管员接收供应 商提供的送货单（采购订单）N/AN/A物控部/保管员10核对计划物控部依据客户提供的采购订单核对采购 计划判断是否相符，不符则将采购订单交给 供应商不予入库，如果相符转入步骤15组 织卸车点数确认N/AN/A物控部/保管员15组织卸车点数确认物控部保管员依据步骤10核对计划，判断相符组织卸车并点数确认N/AN/A物控部/保管 员20通知检验物控部保管员依据不同的物资通知相应的 检验部门检验人员，如：劳保、消防器材通 知EHS部，计量器具通知质量管理部，办公 设备通知信息部、备品备件通知提报部门 等，执行《其他物资进货检验流程》、如果 是耐火材料通知技术中心执行《耐火材料进 货检验流程》并在系统收货N/AN/A物控部/保管员25接收验收单承接《其他物资进货检验流程》，物控部保 管员接收检验人员提供的物资检验报告单， 依据检验报告单判断是否合格，如果合格则 进行步骤35系统收货操作，如果不合格执 行《采购不合格物资处理流程》物资检验报告单N/A物控部/保管员30查询检验结果承接《耐火材料进货检验流程》，在系统中N/AN/A查询耐火材料检验结果，如果合格则进行步 骤35系统收货操作，如果不合格执行《采 购不合格物资处理流程》物控部/保管员35系统收货物控部保管员根据供应商送货单上的订单 号在系统中收货入库，入库同时生成物料凭 证和财务凭证，如果为耐火材料在系统打印 入库单N/A.•入库单物控部/保管员40通知领用物控部保管员根据提报计划，通知提报部门领用物资，执行《其他出库流程》N/AN/A5. 差异分析与变革管理6.1 现状■ 系统入库不及时导致账实不符。

■ 系统入库手工录入物料编码、价格、数量等信息，操作容易出错6.2 变革■采购订单提前录入系统，仓库保管员可以通过未清采购订单的交货日期了解预计到货量，以便 进行工作安排■采购收货入库参照采购订单，可以自动带出物料编码、名称、数量等信息，并且可以根据采购 订单的收货容差控制实现自动关闭采购订单■针对前期到货检验后才入库的物料库存进行管理、控制，在仓库初检合格后即办理入库■与财务实时无缝集成，入库同时同步进行存货记账6. 相应制度•梳理支持流程运行的管理制度，《物资出入库管理规定》•系统运行管理要求：1. 必须根据采购订单及时办理入库2. 采购入库单系统打印后必须供应商、物控部双方签字确认，财务、采购、物控、供应商各保留一联7. 涉及的单据和报表表单名称描述关键字段生成工具*使用频率采购订单供应商送货凭证送货地址、公司名称、物料信息、订单号、数量、EXCEL随时采购入库单采购入库与供应商业务交接凭证入库时间、数量、单位、供应商名称、物料编码、采购订单号、EXCEL随时*可能的生成工具包括：Form. EXCEL 、电子邮件、手工等报表名称描述关键字段报表工具*使用频率物料凭证清单系统收货的历史明细记录物料凭证号、移动类型、 过账日期、工厂名称、 数量、库位、物料编码标准报表随时收发存日报表物料入库，出库、存货明细及汇总信息记录物料、数量、金额、日期、批次、单位ABAP随时*可能的报表工具包括：标准报表、ABAP、Excel。