商务电子邮件写法.ppt

How to write an E-Mail ?商务英语电子邮件的基本格式商务英语电子邮件的基本格式l常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：常见的商务英语电子邮件包括以下五部分： ①①写信人、收信人、抄送收信人、密送收信人写信人、收信人、抄送收信人、密送收信人的的Email地址 ②②标题 ③③称呼、正文、结尾句称呼、正文、结尾句 ④④礼貌结束语礼貌结束语 ⑤⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、号码、等号码、等称呼称呼l商务信件中要特别注意商务信件中要特别注意称呼称呼的礼貌得体如不的礼貌得体如不知对方姓名只知头衔，可用知对方姓名只知头衔，可用 Dear + Title作为作为称呼或称呼或Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam；如只知对方姓名不知性；如只知对方姓名不知性别，可用别，可用Dear+全名；如邮件为一封通函，则全名；如邮件为一封通函，则用用Dear All作为邮件称呼作为邮件称呼正文正文l正文正文应结构清楚，便于阅读，如内容较长，可使用小标应结构清楚，便于阅读，如内容较长，可使用小标题、小段落、星号、下划线等方式使邮件眉目清楚、一题、小段落、星号、下划线等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

一般包括三部分：目了然一般包括三部分：l第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信 l第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释行充分的说明和解释 l第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束l注：齐头式结构，在商务英语中比较流行因此注：齐头式结构，在商务英语中比较流行因此整篇邮整篇邮件顶头写，前端不需空格件顶头写，前端不需空格Example Hi, ① I'm sorry about this. ② Now, we have been clear about the problem about our system. ③ There is a new colleague joining our team, and he will arrange for checking the system. ④ Because he is busy with another requirement now, he will give us the optimal plan after finishing that one. Regards!Hi, Regards!thisaboutaboutis busy with another requirementPunctuation & Spelling ⑤….concluding wordsRevised versionlDear Mr.XXX, lI’m sorry about the problem of our system. I sincerely apologize for it and we’ll try our best to solve the problem in a week. （此处可（此处可加上具体的解决方案）加上具体的解决方案）Please contact me if you have any question. l Best Regards，，l XXX写作技巧写作技巧lUse the Right Greeting: 使用正确的称呼。

使用正确的称呼尽管用尽管用”Hey”作为写给朋友的电子邮件开场作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但最好不要用这种方式给潜白没有任何问题，但最好不要用这种方式给潜在的商务伙伴写信另一方面，使用非常正式在的商务伙伴写信另一方面，使用非常正式的传统开场白的传统开场白Dear Sir” 也已经过时了，也已经过时了，最好写成最好写成"Dear Mr. / Ms." 后跟那个人的姓氏后跟那个人的姓氏同事之间，通常可直呼其名，如同事之间，通常可直呼其名，如"Dear John"写作技巧写作技巧lKeep it Short and Clear: 使邮件简洁明了有些情使邮件简洁明了有些情况下可能需要用华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的况下可能需要用华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的聪明才智而在用英语写邮件时，清晰、有条理的方聪明才智而在用英语写邮件时，清晰、有条理的方式才是最佳选择在邮件的第一段清楚表明写信的目式才是最佳选择在邮件的第一段清楚表明写信的目的，保证每段中都有代表核心观点的中心句使用类的，保证每段中都有代表核心观点的中心句使用类似似“first, second, next, and finally”的词引导你所的词引导你所要表述的每一个观点。

可以用要表述的每一个观点可以用"If you have any other questions please feel free to contact me."来结束邮件，可以为对方创造进一步交流的前提来结束邮件，可以为对方创造进一步交流的前提Sentence structurelStarter 开头开头 lI am writing to …lI would like to …lI am proposing …lLet’s …Sentence structurelGive feedback 意见反馈意见反馈 lPlease see comments below.l请看下面的评论请看下面的评论lMy answers are in blue below.l我的回答已标蓝我的回答已标蓝lI add some comments to the document for your reference.l我就文档添加了一些备注，仅供参考我就文档添加了一些备注，仅供参考Sentence structurelAttachment 附件附件lI enclose the evaluation report for your reference.l我附加了评估报告供您阅读。

我附加了评估报告供您阅读lAttached please find today's meeting notes.l今天的会议记录在附件里请查收今天的会议记录在附件里请查收lFor other known issues related to individual features, please see attached release notes/please see attachment.l关于其他个人特征方面的信息，请参阅随附发行说明关于其他个人特征方面的信息，请参阅随附发行说明/请参阅附件请参阅附件Sentence structurelPoint listing 列表列表lToday we would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….l今天我们要完成的任务今天我们要完成的任务:1…….2…….lOur team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1…….2…….l我们阅读了最新的供应链管理政策我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑做出如下考虑:1…….2…….lHere are some more questions/issues for your team:1…….2…….l以下是对你们团队的一些问题以下是对你们团队的一些问题:1…….2…….lSome items need your attention:1…….2…….l以下方面需提请注意以下方面需提请注意:1…….2…….Sentence structurelThanks note 感谢感谢lI really appreciate the effort you made for this sudden and tight project.l对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。

对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢lYour kind assistance is very much appreciated.l我们对您的协助表示感谢我们对您的协助表示感谢lIt would be appreciated if/that …l如如…将不胜感激将不胜感激 Sentence structurelApology 致歉致歉lI sincerely apologize for… l对对…我真诚道歉我真诚道歉lI apologize for the late replying and we’ll ……ASAP (as soon as possible). l很抱歉现在才回复，但我们会尽快很抱歉现在才回复，但我们会尽快…Sentence structurelSeeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议lThank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.l谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。

谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议lAny question, please don't hesitate to let me know.l有任何问题有任何问题,欢迎和我们联系欢迎和我们联系lYour comments and suggestions are welcome! l欢迎您的评论和建议欢迎您的评论和建议!写作技巧写作技巧lBe Polite and Tactful 懂得谦逊和准确传达信懂得谦逊和准确传达信息的重要性息的重要性l"I want."之类的词能避免则避免出现，相比之类的词能避免则避免出现，相比之下，之下，"I would like"显得更尊重对方又如显得更尊重对方又如"I am interested in"是提出请求建议或寻求是提出请求建议或寻求意见的好方法意见的好方法试比较试比较lOpen the door.lPlease open the door.lCould you please open the door?lI would be grateful if you could open the door for me.lIt would be highly appreciated if you could open the door.写作技巧写作技巧l电子邮件正确结尾电子邮件正确结尾l“I am looking forward to your reply,” “Thank you,"或者或者"Sincerely"都是给收信人都是给收信人留下好印象的结尾方式。

留下好印象的结尾方式。