毕业论文_试论秘书说话艺术.doc

试论秘书说话艺术内容摘要:语言是人类最重要的交际工具学习说话艺术，掌握口才技巧, 是提高秘书人员的素质，做好秘书工作的基本要求和必要条件本文探讨了秘书掌 握说话艺术的重要性及提高说话艺术的方法关键词:秘书 说话艺术 重要性 提高途径秘书人员在平吋的工作中，要向领导汇报情况、提出建议、传达指示、协调工 作、接待信访、接待来宾，有吋还要代表组织、领导到基层或其它单位处理具体事 件，开展这些工作要大量使用口语，这就要求秘书人员拥有良好的口才，讲究说话 的艺术一、掌握说话艺术的重要性1、 掌握说话艺术是社会交际的需要在社会交际中，除了运用书面语言外， 更大量的是运用口头语言这就决定了口才的重要性俗语说：“良言一句三冬暖, 恶语伤人六月寒良好的人际关系的建立，往往是由良好的对话开始的；而人际 关系的交恶，很多时候也是由于出言不慎引起的口才好，说话得体，在交往中必 然受人尊敬，拥有良好的人际关系；相反，口才差，词不达意，话不投机，在交往 中必然被人看不起，受到冷遇秘书部门是机关的窗口，秘书人员是领导的参谋助 手，对内对外的联系非常广泛，社会交往十分频繁因此，秘书人员要高度重视和 认真研究说话艺术2、 掌握说话艺术是社会发展的要求。

当今时代，科学技术高速发展，现代传 声技术广泛应用，这就使地球的半径缩短了，而使人的舌头伸长了随着计算机的 岀现，语言口动识别系统开始形成，“人一机对话”的时代已经开始，现代传声技 术更使人们的交际空间得到空前的扩展，在不久的将来，人们通过互联网络，运用 口语进行交流和通信，将会如今天使用、电视一样方便新世纪的秘书工作， 将充分利用高科技的成果，实现办公自动化，书面交际也将越来越多地被口头交际 所替代，这对秘书人员的口头交际能力和说话艺术提岀了更高的要求3、 掌握说话艺术是做好秘书工作的需要秘书部门是人际交往的枢纽，秘书 人员必须经常与各方面的人员发生联系在工作中，无论是传达指示、汇报情况、接洽公务、接待来访等，都是与人打交道，因此，需要利用口语来交流思想、传递 信息，也需要利用口语来协调人际关系，创造良好的工作氛弗I秘书人员口语技巧 掌握得好，说话得体，不但能以理服人，以情动人，促进工作的开展，还能化解一 些矛盾和冲突，推动问题的解决过去人们常将秘书说成是“笔杆子”，其实是对 秘书工作的一种片面理解，实际丄，口语在秘书工作小起着十分重要的作用i个 只能动笔而不能动嘴的人或一个口才极差的人不是一个合格的秘书人员。

但是在现 实中，有的秘书对此认识不足，忽视了口语学习和锻炼，对口语艺术掌握得不够好, 不分场合、不讲分寸、随意而说、冲口而出，因此经常因不善说话而出现一些不愉 快的情况，既影响了工作，也影响了机关的声誉和形象对此 秘书人员要引起足 够的重视4、掌握说话艺术是塑造秘书人员自我形象的需要古人说，言为心声口才 是一个人的才华的体现，当今社会JL都把口头交际能力作为衡量人才的重要尺度 秘书人员运用好说话艺术，可以使人感到亲切，也容易赢得别人的尊重，得到领导 的赏识在一个单位里，口才好的人往往能够很快地脱颖而出和反地，如果一个 人声音含混，语言干瘪，表达单调，则往往被认为是没有才能而得不到重用同吋, 在一定意义JL, 口才也是一个人内在品徳的表现，是一个人风度的有机组成部分 一个情操高尚、品徳良好的人，说话必然温文尔雅、富于修养；而一个思想败坏、 品徳恶劣的人，说话则往往是粗俗不堪，正所谓“狗嘴里吐不出象牙来人们往 往可以通过一个人的语言去评价他的价值秘书人员常常通过自己的说话水平向社 会显示口己的价值因此，秘书人员在加强殆徳修养的同时，也要注意提高自己的 说话艺术，使内在的优秀品徳和外在的良好口才相得益彰，完美统一。

秘书如何掌握说话艺术一）讲真情，说实话秘书说话，怎样达到讲真情、说实话？关键的是一要真, 二要实首先，要有真挚的情感情感是人对客观事物是否符合其需要而产生的体验, 即人对客观事物的态度的一种态度情动于中”必要“形之于外”，说话作为表情 达意的工具，承担这种转化任务情感支配影响着说话，在言谈交际中起着重要作 用以真挚的情感说话，能缩短同听者的距离，让人感到说者是真诚的，可信赖的, 乐于接受说话人的观点和思想，达到交际H的，此即“感人心者，莫先乎情”其次，要有求实的精神实事求是是我党一贯工作作风，也应是秘书人员的工 作作风秘书在参与政务过程，为领导决策提供信息、提出意见或建议，应真实确 凿，如实反映情况秘书还应善于把上级方针政策同本单位实际结合起来，解决实 际问题向领导汇报工作、反映情况吋，不能只当“传声筒”，简单地照传照说 如领导指示有不完善、欠妥当之处应从实际出发，提出修改建议，切不可随声附和, 将错就错事实证明，各级机关的工作，有了求实精神，才能说实话，鼓真劲，做 实事，收实效，也才能得到群众的理解和拥护再次，有敢于承担风险的精神说话小传递的信息有喜有忧，大部分人爱听喜 信息忧信息意味着工作中有问题乃至过错，“闻过则喜”者毕竟占少数，有些人 是闻过则怒。

进入现代社会，人与人之间的关系，虽与封建社会有本质的不同，但 也不能否认，由于人际间复杂乃至微妙的关系，下级与上级说话，假如传递的是忧 信息，仍有一定风险性改革开放的新形势，为秘书说话提供了客观条件现在， 报忧的风险性小多了江泽民1990年1刀10日在全国省、自治区、直辖市秘书长 座谈会上讲到，秘书部门是上情下达、下情上达的枢纽这是支持报忧，鼓励报忧 但实际工作中，也不排除某些不高明的领导者，偏听偏信，一叶障H，不喜报忧 这种情况下，秘书报忧仍有一定风险，如可能导致领导不悦，引起对秘书个人不利 的后果事实证明，只有处理好报喜与报忧的关系，如实反映情况，才能保证领导 决策的正确秘书人员应抛弃个人得失，具有敢承担风险的气魄，既报喜，乂报忧最后，不说假话、大话、空话)讲原则，有分寸秘书说话，既要讲原则，乂要讲分寸，二者既对立， 乂统一讲原则是前提，在不违背原则的前提下讲分寸只讲原则，不讲分寸，易 失之于简单生破；只讲分寸，不讲原则，就要犯错误二者统一于说话过程中，和 辅相成，缺一不可秘书说话怎样讲原则呢？这涉及到秘书本人的政治修养、道徳观念、思想品质、 理论水平等多方面因素有正确的世界观、价值观。

有高度的责任感、使命感，有 一定的政治理论及专业修养，讲话吋就容易做到坚持原则讲原则的前提是能分辨 是菲，明确哪些是正确的，哪些是不正确的明确是非不一•定都能坚持原则有的 秘书明知领导的某个决策有误，不敢提相反意见；唯唯诺诺；领导做的某件事明明 是违反政策的，秘书看在眼里，急在心JL,出自某种个人考虑，装聋作哑，不愿多 言另一种情况与之相反，有些秘书喜爱多嘴多舌，某些不宜说的事情，却无所顾 忌，和盘托出，造成工作被动，人际关系紧张所以，说话讲原则性，一要明辨是 菲，二要有责任感，能瞻前顾后，对自己的话负责，当则说，不当说绝对不说秘书说话讲原则的同吋，还要讲究策略，注意分寸，即表达内容及方式要适度 说话有分寸，首先是个思想认识问题看问题不武断，是掌握分寸的前提对客观 事物的判断，要全面了解，辨证分析，周密思考，以得出恰当的结论对人对事不 要绝对地肯定或否定，不要急于下结论说话有分寸，也是一种表达艺术善于说 话的秘书，要从以下儿方面把握说话分寸：（1） 注意措词秘书对重要问题的说明，需格外注意用词，精心选择，认真 推敲此外，还要注意不说带嘲弄、庸俗甚至粗鲁的言词，话要让人听着顺耳，乐 于接受。

在正式场合，言谈中带有伤害对方情感的词语，是种失礼的表现，也就失 了分寸2） 掌握“火候”说话有分寸，也需掌握“火候”应当讲的必须讲，不该讲 的一定不讲，该早讲的不能晚讲，该晚讲的也不能先捅岀去，这是看准时机“火候”; 有把握的话讲，没把握的话等想好了再讲，这是看准自身条件“火候”；对方想听 吋讲，不想听吋少讲或不讲，这是看准语境“火候”交谈中发生争执，更要注意 “火候”，不可“火丄浇油”，而要“冷却降温”，节制感情，不吵不闹，理直却气和3） 委婉含蓄说话讲究分寸，经常借助于委婉含蓄的表达手法有些事情, 点到为止，不可说透，不能把话说死，而要留有余地，以避免说话的武断、生破 秘书言谈中，对一些重大的、敏感的问题，不便直言乂不得不说的问题，采用委婉 含蓄手法，机动灵活，避免被动说话讲究分寸，是“慎言”的表现现代秘书处于复杂的人际关系中，更应“慎 言”尽管许多人主观上有“慎言”的愿望，有时仍免不了失言不该说的事，脱 口而出，尤其说了使对方难堪或伤害对方感情的话，引起不悦，甚至发生争吵一 旦失言，自己首先要冷静，主动承认说话不妥，以获得听者的谅解，不至于把关系 搞僵文过饰菲，反复解释，或矢口否认，当面赖帐，都不是明智的办法。

三）讲效率，贵简明古人为文贵简明崇尚“文约而事丰”现代社会节奏 越来越快，提倡写短文，说短话，比任何吋代都讲究效率，注重简明说话简明是 种艺术用最少量的话语传达尽可能多的信息，需要扎实的表达功夫，有敏捷的思 维，有提高说话的愿望秘书说话达到简明要求，应从以下六个方面努力：（1）恰当选词精心选用最能反映说话要旨的词语,使之“以一当十”，“言” 半功倍一段精彩言语，需字斟句酌，选表现力强的词句，以求词约意丰2） 长话短说说话罗嗦不止，不分主次，使听者如坠入雾中，是令人头疼 的事喜欢说长话者，失之于对说话对象缺少正确的判断，作了过高或过低的估计 不要短话长说，而要长话短说每次说话前，缜密思考，对讲述内容主次分清，确 定祥略，有点有面，突出重点要善于“截取”根据需要，从长内容中截下一•段 反映问题本质的话述说，免去客套话3） 通俗易懂要做到通俗易懂，应直抒胸臆，直言其理，不转弯抹角，让 思想内容直接流于言词，使听者即刻能领会、理解，省去因不解其意而揣摩、询问 的吋间还需注意说话不咬文嚼字，故弄玄虚此外，说话不同于写文章，应少用 修饰语、倒装句，不用隐晦、艰涩的词句4） 要切题说话最忌离题胡扯，不着边际。

说话扣题，首先要明确中心说 什么，定了中心，也就确定了说话材料的取舍囤绕小心，对杂乱的材料整理、归 类，从中找出材料间的内部联系，能说明中心的留下，不能说明中心的去掉，这样 才能保证说话扣题这是说话前必须经历的过程；否则，偏离小心，越扯越远，废 话连篇5） 免去不必要的重复说话重复有必要、不必要之分必要的重复起加深 印象、突出重点的作用重复作为种表达技巧，运用得当，有助于说话内容的深 化；但运用不当，造成赘，就是不必要的重复要避免以下儿种重复：词义重复、 同词重复、语句重复和传递方式重复6） 戒掉口头禅口头禅是一种语病不少人说话带口头禅，其形成原因一 是表达习惯，二是思路“卡壳”、思维不连贯，对某问题认识模糊，语言表达不畅, 只能以口头禅作为缓冲有口头禅语病的人，必须针对具体情况，有意克服，认真 矫正四）善机变，巧应对善于机变，巧于应对，是口语表达者应具备的-•种技 巧说话语境千变万化，尽管说话者力求适合语境需要，但经常出现始料未及的情 况，说话就需临场调整内容，改变方式，机敏、巧妙地应付意外说话善机变，需要具备一定条件首先，是思维敏捷，反应迅速其次，知识 面广，注重思想修养再次，把握准契机。

善于机变，要审吋度势，从细微处见本 质，要求在适当的吋候说适当的话，切莫错过良机善机变，巧应对在言谈中经常采用的方法有：（1）巧妙周旋在某些特殊场合，交谈对方提出一些刁钻、带挑衅性的问题, 应该在不影响关系的前提下，巧妙周旋，予以回驳2） 针锋和对有时，说者与听者由于出发点不同，其观点可能是对立的 在一些公开场合，这种。