会计电算化系统与手工会计系统的差异分析及应注意问题.docx

    会计电算化系统与手工会计系统的差异分析及应注意问题    李 忠／文随着信息技术的飞速发展，传统的手工记账会计模式受到了巨大的影响与冲击，而与信息技术相结合的现代会计模式迅猛发展会计电算化是一门融会计学，管理学、计算机技术和信息技术为一体、研究如何在会计实务中应用计算机及其对会计理论影响的一门学科探讨会计电算化系统与手工会计系统的差异及应注意问题，对促进会计职能的转变、提高财务管理水平有重要意义一、会计电算化系统与手工会计系统的差异分析（一）系统初始化设置工作存在差异手工会计系统的初始化工作包括建立科目，开设总账，登录余额等：会计电算化系统的初始化设置工作则较为复杂，且带有一定的难度，其内容主要有系统的安装，账套的设置，网络用户的权限设置，操作员及权限的设置，软件运行环境的设置，科目级别与位长的设置，科目及其代码的建立，明细科目初始余额的输入，凭证类型设置，自动转账分录定义，报表名称、格式、数据来源公式的定义等二）平行登账的差异在手工会计系统登账时，总账由一名人员根据审核无误的记账凭证或科目汇总表或汇总记账凭证进行登录，明细账由另外人员根据原始凭证或记账凭证进行平行登录，月末校验两者是否相等。

由于两人在登录时有可能发生错误，因此平行登账可以检查错误但是在会计电算化系统中，总账与明细账的数据均来源于原始凭证或记账凭证，计算机按照登录总账和明细账的程序命令，将数据从记账凭证数据库转移到总账数据库和明细账数据库，而计算机的内部运算不可能发生数据运算错误，所以在会计电算化系统中总账金额恒等于明细账金额因此[来自wwW.lw5u.CoM]，平行登账的校验功能在会计电算化系统中已失去了其原先的作用三）科目的设置和使用上存在差异在手工会计系统中，由于手工核算的限制，将账户分设为总账和明细账，明细账大多仅设到三级账户，此外，再开设辅助账户以满足管理核算上的需要；科目的设置和使用一般都仅为中文科目而在会计电算化系统中，计算机可以处理各种复杂的工作，科目的级数和位长设置因不同的软件而异，有的软件将科目的级数可设置到6级以上，完全满足了明细核算方面的需要；科目的设置上除设置中文科目外，仍应设置与中文科目一一对应的科目代码，使用科目时，计算机只要求用户输入某一科目代码，而不要求输入该中文科目，但在显示打印时，一般都将中文科目和与之对应的科目代码同时显示四）账务处理程序的差异手工会计系统根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同，采用不同的核算形式，常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等，对业务数据采用了分散收集、处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化核算的手续，以减少舞弊和差错。

而在会计电算化系统中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法五）日记账和明细账功用存在差异在手工会计系统中，通常仅对现金和存款设置日记账，目的是为了序时记录货币资金的发生情况，做到与货币资金日清月结、钱账两清凭证信息是分散的，不便于查询，明细账仅是为了方便查询凭证而设置的．根据凭证信息按科目重新登录在明细账上，耗时且易错而在会计电算化系统中，虽然任何科目都可有日记账和明细账，但所有日记账和明细账上的数据均来源于记账凭证，由于采用了计算机这一高效能的工具，在账务软件中对记账凭证提供了多种查询条件，如日期、凭证号、科目代码、Reference、单位名称、单据号、录入员、审核员、借方金额、贷方金额、收入数量、余额等等．查询的方法可分为确定查询、自由查询、组合查询和模糊查询四种，可查询到企业的所有业务信息，由此看来，明细账在会计电算化系统中意义已不再重要，根据有关文件规定，明细账可以一年输出一次，仅是为了存档的需要六）报表编制的形式上存在差异报表是企业核算中一项重要的事项，在手工会计系统中，报表的编制是最复杂的一项工作，报表编制人应了解各种报表的结构，报表中各个数据的来源渠道，如是发生额还是余额，通过何种运算关系取得等；若数据来自其他报表某项目的，应懂得其各种运算关系：同时还应明确各种报表之间的勾稽关系及数据的对应关系，这样才能开始编制报表。

而在会计电算化系统中，各种报表的注册、结构描述、格式定义、数据的取数公式定义、报表的审核公式定义、报表的打印参数设置等工作，则作为报表子系统初始化设置的内容，在正式编制报表前可预先设置好，以后在月末编制报表时，操作员只需在键盘上轻按报表子系统提供的报表生成命令键，系统即自动根据数据的取数公式取得数据，在短则几秒，长则十几分钟的时间内快速生成报表，并且能自动较验报表数据的各种内在关系，此外，还能使不同账套、或上下级之间的同名报表即时合并二、应注意的问题通过上述比较可以看出，会计电算化系统与手工会计系统之间有着许多共同之处，也存在许多明显的差异这些差异，使得我们在建立会计电算化系统过程中，应注意做好以下工作一）注重系统的初始化设置工作当评价一个会计电算化系统的优劣，可根据系统处理的最终结果，即账簿数据和报表数据是否精确无误、过程控制是否有效来判断当软件本身的程序及控制正常可靠的情况下，数据输出结果的正确与否则直接与系统的初始化设置有关，为此，在系统初始设置时．应根据本企业核算的需要，正确设置科目的级数和位长，建立标准的科目代码体系；认真整理和录入明细科目的年初余额和本年累计发生额；慎重设置操作员的姓名、用户代码和口令，根据工作的分工和内部控制的要求，合理开放每位操作员的权限；正确设置企业的凭证类型、记账方法、核销方法、外汇汇率的记账方法、自动转账分录、非法对应科目和各种外部设备类型等参数。

二）科目代码设置应力求精确和完整科目代码是会计电算化系统中最重要的一种代码，处于核心地位，系统内部涉及科目的处理几乎都以科目代码为依据，系统的运行都是根据科目代码而进行的，为此，合理设置科目及代码是至关重要的由于计算机处理的高速度和准确性，我们可以将科目划分到足够精细，特别应根据报表数据取数的需要，应将科目的级数和位长设置得恰如其分，以获得更加详细的核算资料但应避免将科目代码的级数和位长设置得过多过长，这既不利于记忆和使用，又浪费存储空间，应根据整个科目体系来确定例如，如果只是个别科目需要划分的级数较多，不妨采用别的方法来解决，而不是为照顾个别科目而将整个科目体系的级数增加；如果同级科目的明细较多，则可以通过适当增加级数来解决系统运行后，科目的修改或删除是一项非常困难的工作，因此，应该在初始化时周密考虑，把科目代码设置完整，一般不要在年度中间进行修改三）要正确地修改凭证带来的差错在会计电算化系统中，因为经审核过的记账凭证是总账、明细账、日记账、各种辅助财的报表数据的数据源，如果发现账簿或报表数据有差错，则可判断必定是记账凭证存在错误修改错误凭证有如下三种情况：一是凭证未审核时发现有误，则可由凭证编制员直接修改；二是凭证已审核后发现有误，则应先由审核员取消审核标记，由编制员[来自www.lw5U.coM]修改后，再经审核员进行审核；三是登账后发现凭证有误，则再不能修改该凭证，应由编制员先编制一张红字凭证冲销错误凭证，再编制一张正确的凭证，将红字凭证和正确的凭证经由审核员审核后，进行登账．即可达到更正错误凭证和账簿数据的目的。

四）正确进行报表系统的初始设置报表子系统的初始设置是会计电算化系统中最复杂的工作在商品化的会计电算化系统中，目前大都采用通用报表程序，即系统提供一种接口，由用户自己定义报表的名称、表线的类型、空表格式、数据来源公式等，这样，当报表格式或数据来源改变时，只需修改原先的定义，而不必修改系统内部的程序，从而适应了各种不同用户的要求初始设置时，要求设置人员充分理解报表的编制原理及公式表达式的设置规则特别是取数公式，因为在众多公式中某一个符号的差错都将导致报表数据的错误如发现报表数据有误，应首先查出导致报表最终结果错误的出错数据项，并检查其数据取数公式是否有误，如有误，则予以改正，如无误，则可判断是账簿或凭证数据有误，根据该项错误的数据项公式可推断账簿或凭证的错误之处，比照上述更改错误凭证的方法给予改正，而后重新生成报表作者单位：河南省周口市第三高级中学）钟音  -全文完-。