档案馆档案利用情况调研汇报.docx

档案馆档案利用情况调研汇报 　　作为区级档案馆，其档案利用更多的是和广大人民群众的生活相联络着的，那么，近几年来其档案利用的现实状况又怎样呢？笔者试图以所在**区档案馆近几年来的档案利用现实状况为例，作一分析，经过分析、思索，提出问题，并以期处理问题　　一、本馆基础情况　　本馆是一个在大中型城市并处于中心城区的区级综合档案馆馆藏档案从2021年的3万余卷增加到2021年万余卷，馆藏结构在近几年来的改变情况见下二表：　　表一2021年初区档案馆馆藏档案结构百分比一览表　　表二2021年区档案馆馆藏档案结构百分比一览表　　从以上二表的比较中能够看出，馆藏档案的数量以年平均%增加；其汉字书档案所占百分比下降，专门档案和科技档案所占百分比都有所上升馆藏结构发生改变，得到改进，趋于合理尤其是关连着人民群众生活方方面面的婚姻、城建执照、房屋拆迁、独生儿女等内容的档案，即一部分民生档案的种类和数量全部增加了随之而来的是档案利用的人数、范围、目标等也对应发生了改变见本馆从2021至2021年档案利用情况综合统计表　　表三　　区档案馆2021至2021年档案利用情况综合统计表　　分析此表能够看出：　　1、每十二个月利用档案人数以年平均约8%递增上升。

说明馆藏档案数量增加、结构优化是档案利用增加、利用范围扩大的前提　　2、调阅卷数相对于利用人数却降低下降，说明了二点：一是档案信息化正在不停发挥作用本馆在2021年底建成了馆藏档案文件级目录约80万条的数据库，到2021年底增加至93万条所以，检索速度及查准率全部有所加紧和提升，降低了档案案卷的调用和翻阅查找，保护了档案二是公民利用档案需求在伴随社会的发展改变而增加，但其所需档案的查到率还不高　　3、关系到人民群众生活的档案，即民生档案，其利用需求在不停增加表中的“其它利用”一项包含招工名册、知青下放、婚姻登记、独生儿女、房产权属、房产管理档案、建筑执照等　　4、表中的另一个“其它”项则包含了公证档案、审计档案、名人档案等的利用从整个利用情况看：包括到个人待遇、身份证实的招工名册、婚姻登记、学历、独生儿女登记、建筑执照等内容的档案利用率较高，而以学术研究、经济建设、宣传教育为利用目标的档案利用率较低当然民生档案的的概念是近几来提出的，还没有正确的定义但从一个侧面反应出一个问题，即所谓的民生档案是和广大人民群众生活的方方面面的切身利益息息相关，密不可分的　　二、档案利用中出现的的问题　　伴随社会公众对档案利用需求的扩大，档案利用的内容和方法在发生着巨大的改变，对档案利用的要求也日益提升。

档案利用依据的法律法规、档案利用理论及方法全部面临着新的考验和挑战，档案利用工作中不可避免会出现种种问题现将本馆档案利用中出现的问题一一提出　　1、公民利用档案的权利和档案利用限制的关系　　依据《中国档案法》第十九条及《中国档案法实施措施》第二十二条要求公民有查阅开放和未开放档案的权力，但查阅未开放档案是有限制的在详细的接待利用档案中，怎样把握对未开放档案的提供利用和限制利用的关系，是有一定的难度的如本馆接收了区建设局1964年至1993年形成的建筑执照档案，对于这部分档案的提供利用，工作人员会碰到二个问题：一、是否作为开放档案来提供利用？因为根据《档案法》第十九条“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，能够少于三十年”二、是否作为部分限制利用档案？因为在接收时，档案形成部门并未对不宜开放的部分提出限制所以在档案提供利用的详细操作中，工作人员难以把握；作为公民其自由利用的需求没有满足而失望或不满这种情况一样出现在房产档案及拆迁档案的提供利用过程中　　2、档案利用的方法　　根据《实施措施》第二十二条“《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录为利用者提供利用档案，采取阅览、复制的这二项方法不存在问题，只要公民符合利用条件即可。

而采取摘录方法提供利用档案，在详细操作中也存在一定的难度和风险仍以建筑执照档案为例该专业档案在其形成部门的利用有二个便利条件：一是其“部分限制”的政策很轻易自行掌握和操作；二是采取何种利用方法即出具何种方法的档案证实就能满足公民的需要，档案形成部门也轻易自行掌握而这二个问题是由专业档案的特征所决定的，其档案形成部门对专业档案提供利用方法及提供利用程度、范围掌握的正确度、方便度肯定比较高对于区级综合档案馆在提供这些专业档案时难免会碰到种种问题如有的利用者要求本馆提供摘录式档案证实，那么在一张“建房申请表”上，有很多公章、签字、简易建筑图、标注的多种数据等档案信息，碰到这种情况，采取复制方法出证，能够确保档案证实的真实性但却不能满足利用者的需求　　3、档案利用中的出证问题　　在档案提供利用中会碰到单位或公民个人对未查到所需档案提出开具未查到档案证实的要求档案馆依据所查到的档案应该为利用开具其所需证实；但对未查到档案是否也应该按其要求开具未查到证实呢？这在《档案法》及《实施措施》中并未明确要求　　但相关档案利用理论则提出“档案证实是指档案馆依据相关档案用户的问询和申请为核查某种事实在馆藏档案中记载情况而编制的一个书面证实材料.制发档案证实是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方法之一”，和由**师范大学出版社出版的《档案信息化工作实用手册》中“档案工作基础术语”，解释档案证实:“档案馆发给查询者的一个认证文件。

说明馆内有没有所查询的文件、文件中有没有所查询的相关问题和事实的记载，和该文件的存放地点”那么，假如根据这种说法，如有单位或公民个人要求档案馆为其开具未查到档案证实是应该开具这种证实的　　不过作为档案馆是否有必须担此之责和风险呢？多年来各级各类档案馆利用馆藏档案出具的证实,在处理户口、工龄、工资、土地纠纷等问题中发挥了不可替换的凭据作用部分人正是看中了档案证实的这种独特作用，想方设法到档案馆骗取证实这种现象的出现，有些人的原因但出证制度不健全，尤其是出证程序不完善也是主要原因这就提醒我们应该不停完善档案馆出证程序，以规范出证行为，确保档案证实的真实性　　因为依据所查到的档案开具证实是由档案固有属性及其价值决定的档案证实应该是依据档案的记载出具的凭证性文件而没有查到档案被要求开具证实，则似乎有些不妥但在本馆的档案利用中却常常会碰到这种情况如有些单位来档案馆查询单位职员的招工通知书，如未查到，则会要求档案馆为其开具未查到证实有些个人来馆查阅有没有婚姻关系，经查而未查到，也会要求出具无婚姻登记档案证实这让接待人员很为难但又没依据性文件说服利用者，因此引发利用者的不满　　4、档案提前进馆和方便利用的问题　　三、对档案利用现实状况的几点思索　　以上所述，是本馆档案利用工作之现实状况，可能是个案。

但经笔者和同级同类档案馆的沟通、交流和探讨，了解到这种现实状况有一定的代表性，含有共性区级档案馆中或多或少地出现上述档案利用中问题而现在首先广大公民利用档案的需求在日益增加，其次相关的法律法规存在着一些缺失或不配套，和档案工作标准化程度不够高，全部制约着公民利用档案的权力不能全部实现那么就区级档案馆而言，怎样严格实施法律法规，保障能够利用的档案能够最大程度地为广大公民所用，以满足公民不停增加的、多方面的、多层次的利用档案的需要呢？笔者针对区级档案馆档案利用的现实状况做了以下几点思索：　　1、要加强对于档案利用理论的研究，建立完善配套的档案利用制度既要简化档案利用的手续，又要让档案馆工作人员有法规可依，这么不管是对于档案利用者还是提供档案利用的档案工作人员，全部是公平合理的，双方的权利和义务全部能得到确保　　2、对于档案馆来说，要做好档案利用的各项基础工作一是要确定馆藏档案可利用范围及利用程度的划分，使属于可利用范围的档案确实能够被利用；二是对于档案的接收进馆，在根据档案法规进行的前提下，要和档案进馆单位就档案进馆的时间、限制性利用、利用方法和是否提前或推迟进馆等达成协议；三是对于部分专业性较强的档案,且在形成部门提供利用更方便,则应该依据实际情况,确定这类档案是否有必须接收进馆或确定合适的进馆时间。

　　3、提升档案利用工作的标准化、规范化程度对于不停增加的档案利用需求及不停扩大的档案利用范围，档案工作人员能够依据利用者的不一样需要，便于操作，能够正当合理地满足多种档案利用需求　　 　　 。