机械厂采购管理程序采购操作步骤和方法采购工作制度.doc

濮阳市信宇石油机械化工采购管理程序一、目的规范采购操作步骤和方法，保证采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求二、范围本程序适用于公司的原材料、外购成品件、服务、辅助材材、设备、工具、成型软件和固定资产〔不含公司长期代理产品〕等采购的控制三、使命技术厂长负责提供所生产设备单台用料清单； 各厂长负责其主管部门的原辅材料申报；库房负责原辅材料申报申请单与库房的材料的出入；总经理负责采购申请单的批准；采购副厂长负责合格供方的考核并负责物料采购；质检部配合采购副总做好采购物质符合性工作四、术语供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商五、程序当生产任务下达时，技术部应依据生产必须要排出单台原辅材料清单，并及时送达车间、库房；生产厂长依据单台原辅材料清单及车间现场已有材料，向库房递交该批生产计划原辅材料报料清单〔一式二联〕，并存档；库房接到原辅材料报料清单后，盘点库房现有原辅材料；库房保管员依据该批生产计划的原辅材料报料清单，扣除库房现有原辅材料，由库房保管员填写采购申清单〔一式三联〕；库房主管认真审采购申清单后，送总经理批准；并及时通知采购副厂长；并及时存档；当采购副厂长接到采购申清单后，应及时组织询价或招标工作；生产计划生产厂长制定报料单库房主管做采购申请单选定合格供应商采购申请单送采购副厂长库房主管核对报料单单台必须求料单采购申请单送总经理批准完成采购应优先选择经公司评定的合格供应商作采购供应商；采购副厂长在接到公司下达的物资计划采购、各加急请购的任务后，分析物品的市场品种，确定采购方式。

主要包括现付采购方式、月结付款采购方式和签订合约采购方式三种现付采购方式：即采购物资时现场付款并获取付款发票、收据作为物资入库、报账的依据该方式主要用于对低值零星物资的采购如清洁用具、娱乐设施消耗品、零星工程用料、五金工具及配件等具体采购流程如下：〔1〕询价、比价、议价：供应部在确定物资为现付采购方式后，对已掌握供应信息的物资，进行 询价；对一些比较少用未掌握供应信息的物资，则到市场中寻找，现场询价遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标由供应部进行询价、比价统计〔2〕申请采购款方式：物资采购申请采购款方式主要有两种：一是进行计划预支，主要适用于采购计划；二是按照借款规定借款采购，主要适用于月内加急请购物资，公司对借款权限作了明确规定，购买物资借款超过1000元的，必须提交给总经理审批〔3〕选定、采购：通过议价后，选定采购供应商，申请采购款款工作完成后，安排出车采购在采购物品的同时必须现场获取款额发票或收据，作为物品入库办理的依据〔4〕入库办理：物资采购回公司后，随同相应物资的发票或收据一起拿到财务仓库办理入库，严格按入库程序办理入库〔5〕报销程序：完成入库办理工作后，在5天内，填写并粘贴相应的票据，按照公司的规定填写进行账务报销。

〔6〕采购统计管理：采购副厂长执行公司物资的采购职能，必须保证采购工作的有序、高效地进行，采购副厂长应对每一项物资采购的完成状况进行统计、跟进和汇总月结付款采购方式：公司与相应物资的供应商建立长期合作的方式，采购的物资到月末时进行对账、开具发票、付款结算该方式主要用于对公司生产经营常用、易耗、数量大物资的采购如生产易耗设备、五金备件、劳护用品、办公耗材、电脑及配件等具体采购流程如下：〔1〕询价、比价、议价：供应部在日常的采购工作中，要时常分析供应商的产品价格、质量、供货能力、销售业绩、售后服务等状况，选定长期合作的月结付款采购供应商接到采购任务，在确定物资为月结付款采购方式后，选取相应的月结付款供应商，进行 询价；遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标由供应部进行询价、比价统计〔2〕选定、采购：供应部通过议价后，选定采购供应商，按计划安排出车采购在采购物品的同时必须现场获取对账单〔对账单必须采购经手人签名确认〕，作为物品入库办理的依据〔3〕入库办理：物资采购回公司后，随同相应物资对账单一起拿到财务仓库办理入库，物资采购回公司后，随同相应物资的发票或收据一起拿到财务仓库办理入库，严格按入库程序办理入库。

〔4〕账目统计管理：采购副厂长必须将月结付款采购的物资进行账目统计和分类汇总，并分类整理好对账单、入库单，交财务部月末与供应商对账结算用签订合同采购方式：即与供应商以签订合同的方式进行物资购买该方式主要用于质量要求高、价值高的物资的采购如大型生产设备、原材料、高额资产等具体采购流程如下：〔1〕询价、比价、议价：供应部在确定物资为签订合同采购方式后，通过查询以往购销合同、网上查询、人际关系网了解等方式寻找供应商遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标通常由供应部、副总经理一起寻找供应商，进行询价、比价和议价，并起拟产品购销合同，合同必须明确产品规格、质量标准、保修期限、付款方式、纠纷处理等问题完成后提交总经理审批、打印和签订，合同签订好后递交复印件给供应部和财务部，作为采购和付款的依据〔2〕付款方式：按照合同约定的支付方式，由采购副厂长填写支付证实单交给财务部，然后交总经理审批，再交给财务部付款〔3〕入库办理：供应部将物资采购回公司后，随同相应物资的发票一起拿到财务仓库办理入库，严格按入库程序办理入库〔4〕采购统计管理：采购副厂长执行公司所有物资的采购职能，必须保证采购工作的有序、高效地进行，采购副厂对每一项物资采购的完成状况进行完成状况的统计、跟进和汇总。

6相关文件 〔1〕入库管理程序 〔2〕合格供应商评定程序 7相关记录 〔1〕生产计划〔2〕原辅材料报料清单〔3〕采购申请单 〔4〕采购合同评审表 。