用友财务操作培训.docx

用友软件应用实践 用友软件股份从1988年率先推出商品化会计软件以来,以"帮助客户提高经营与管理能力"为宗旨,紧跟技术进步潮流和中国财务管理信息化的需求,先后推出了网络版、新会计制度版、全面核算型以及管理型会计软件这些软件不仅能完全替代手工方式下的全部账务处理,进行规的会计核算,而且能为企业提供全面的管理解决方案,其功能覆盖了企业部管理的全部容用友ERP-U8以"优化资源,提升管理"为核心理念,以快速实施为特点,能普遍适应中国企业管理基础和业务特征以及企业快速增长需求的ERP全面解决方案它包括财务会计、管理会计、集团财务、供应链管理等各个功能模块,其中会计部分包括总账、报表、工资管理、固定资产管理、存货管理、应收应付管理、企业门户、系统管理等子模块,从中可学习到先进的管理思想和业务管理模式本章将以用友ERP-U8软件系统为基础,以附录一"太湖园艺用品制造厂〔模拟〕账套资料"为例,对软件的运用和系统维护进行全面的介绍 实训一：新建账套与用户设置在启动软件前,必须按规定程序安装软件,安装用友ERP-U8软件,一般最低需要256MB以上存、500MHz以上CPU、2GB以上的硬盘空间和Windows 2000以上的操作系统。

如计算机上没有安装MS SQL 2000数据库系统,则需要先安装数据库,并在SQL Server服务管理器开启状态下正式安装用友软件以下将以软件的成功安装为基础,从启动软件开始,系统介绍用友软件应用操作的一般方法1.1 新建账套1．启动与登录系统管理从开始菜单依次选择"开始—程序—用友ERP-U8—系统服务—系统管理"命令,进入"用友ERP-U8—系统管理"窗口,如图10-1所示图10-1 系统管理在系统管理窗口打开"系统"菜单,单击"注册"命令,打开系统"注册"对话框输入操作员"Admin"〔默认密码为空〕,单击"确定"按钮,以系统管理员的身份进入系统管理窗口第一次以系统管理员身份登录时,其口令为"空"如在实际操作时要修改系统管理员密码,可以直接单击选中"改密码"复选框,再单击"确定"按钮,打开"设置操作员口令"对话框,在"新口令"和"确认新口令"对话框中分别输入新密码,最后单击"确定"按钮,完成操作员口令设置单击"确定",系统注册成功,返回"系统管理"窗口2．新建账套在"系统管理"窗口选择"账套"菜单中的"建立"命令,打开"创建账套"对话框,如图10-2所示图10-2 新建账套之输入账套信息〔1〕输入账套信息。

在创建账套对话框中,第一项"已存账套"是指系统已经存在的账套,以下拉列表框的形式显示出来,仅供用户查看输入账套信息时必须正确输入账套号、账套名称、启用会计期系统默认启用会计期为计算机操作系统的日期,按本例资料需更改为"20XX11月""账套路径"指向存放新建账套数据的位置,系统默认的路径为"C：\U8SOFT\ADMIN",可根据需要直接更改,也可利用"…"按钮参照输入输入完成后,单击"下一步"按钮,进入"单位信息"设置对话框,如图10-3所示图10-3 新建账套之单位信息〔2〕输入单位信息输入单位名称"太湖园艺用品制造厂",此项单位名称是指全称,必须完整输入全称一般用于发票等票据打印输入单位简称"太湖园艺"其他栏目都属于任选项,可以按资料容输入,也可空缺或采用默认值输入完成后,单击"下一步"按钮,进入"核算类型"设置对话框〔3〕输入核算类型在核算类型对话框,采用系统默认值本币代码"RMB",确认本币名称："人民币"从下拉列表框中选择企业类型"工业",设置行业性质为"新会计制度科目"注意,系统将按所选择的行业性质来预置会计科目表输入完成后,单击"下一步"按钮,进入"基础信息—设置您的基础信息"对话框。

〔4〕定义基础信息在"基础信息—设置您的基础信息"对话框,有"存货是否分类？"、"客户是否分类？"、"供应商是否分类？"和"有无外币核算？"四个复选框分类定义功能主要是针对存货、客户、供应商相对较多的单位而设置的,即可以选择是否进行分类核算以及如何对这些容进行分类如果此时不能确定,也可以在软件启用后再进行设置按照本例资料要求,选中"外币是否分类？"复选框,然后单击"完成"按钮,系统弹出窗口,提示信息"可以创建账套了吗？"单击"是"按钮,系统提示"正在建立账套信息年度数据库,请等待……"稍候,进入"分类编码方案"对话框,如图10-4所示图10-4 新建账套之确定分类编码方案〔5〕确定分类编码方案按照本例资料要求,单击"科目编码级次"对应的第4级黄色框,输入"2",即将科目编码级次改为：会计科目级别为4级,每级编码长度分别为4位、2位、2位、2位同理,将"部门编码级次"设置为2位、2位单击"确认"按钮,进入"数据精度定义"对话框〔6〕数据精度定义数据精度定义是指确定存货数量、存货单价、开票单价、件数、换算率、税率等数据的小数位数,本例中均定义为2位,即全部采用系统默认值在数据精度定义窗口单击"确认"按钮,弹出系统提示信息"建立成功"并询问"现在进行系统启用的设置？"。

单击"是"按钮,弹出"系统启用"对话框,如图10-5所示图10-5 启用总账并设置时间〔7〕系统启用在"系统启用"对话框中选中"GL—总账"复选框,弹出"日历"对话框,选择日期"20XX11月1日",单击"确定"按钮,系统提示"确实要启用当前系统吗？",单击"确定"按钮再单击"退出"按钮,返回"系统管理"窗口1.2 用户及权限设置1．增加用户在"系统管理"窗口选择"权限"菜单下的"用户"命令,进入"用户管理"窗口,窗口中显示了系统已经预设好的几位默认用户,如Demo、System、Ufsoft、WEB等单击工具栏中的"增加"按钮,打开"增加用户"对话框,如图10-6所示图10-6 增加用户按本例资料要求,输入第一位操作员"王小刚"的信息：编号"001"、所属部门"财务部",可选择设置口令,单击"增加"即予保存同样方法输入另两位操作员"何森林"和"林"的信息全部操作员信息输入完毕,单击"退出"按钮,返回"用户管理"窗口,所有用户以列表方式显示最后,单击"退出"按钮,返回"系统管理"窗口只有系统管理员才拥有设置操作员的权限账套主管"王小刚"由系统管理员指定,拥有该账套围的所有权限本例资料中其他两位操作员不通过指定角色的方法分配权限,而是在进行"操作员权限设置"时直接指派其操作权限。

2．设置用户权限在"系统管理"窗口,选择"权限"菜单中的"权限"命令,进入"操作员权限"窗口,如图10-7所示图10-7 账套主管权限设置在操作员权限窗口右上角选择"001"账套,"2006"年度从操作员列表中选择"王小刚",选中上方正中"账套主管"复选框,确定王小刚具有账套主管的权限在用友软件中,如果在"用户管理"设置时已将某人设置为"账套主管"角色,则意味着该用户拥有该账套的所有操作权力从用户列表中选择"何森林",单击工具栏中的"修改"按钮,打开"增加和调整权限"对话框,如图10-8所示图10-8 会计权限分配本例中为会计何森林分配"总账—凭证"的全部权限和"总账—账表"的全部权限具体操作时,首先单击复选框前面的"+"图标,打开下层目录,再选中相应权限项目前的复选框选择好后,单击"确定"按钮退出同样方法为出纳员林和实习生丽设置相应权限需要说明的是,在用友ERP-U8系统中,提供了三个层次的权限管理,即功能级权限管理、数据级权限管理、金额级权限管理功能级权限管理提供了对不同用户分配不同功能模块的操作权限数据级权限管理可通过两方面进行控制,一是字段级权限控制,二是记录级权限控制金额级权限管理主要用于严格部金额控制,对金额数量划分级别,对不同岗位和职位的操作员授予不同级别的金额控制权。

功能级权限的分配在"系统管理"窗口的"权限分配"中设置,数据级权限和金额级权限均在"企业门户"模块的"基础信息"项下的"数据权限"中进行设置,且一定要在"系统管理"的功能权限分配之后才能设置2 实训二：系统运行要素与环境参数设置2.1 系统运行要素设置依次选择"开始—程序—用友ERP-U8—企业门户",进入"注册—企业门户"对话框以账套主管的身份登录,选择操作员"001王小刚",单击"确认"按钮在登录后的企业门户主窗口,选中"控制台"标签,再选择"基础信息"下的"基础档案"命令,出现如图10-9所示的基础档案设置主窗口图10-9 基础档案在"基础档案"窗口,双击要设置的档案项目,即可进入相应项目的设置界面1．部门档案设置在"基础档案"窗口,双击"部门档案"项目,进入"部门档案"设置窗口,如图10-10所示图10-10 部门档案设置单击工具栏上的"增加"按钮,激活"部门档案"对话框在右侧编辑区输入部门编码"01"、部门名称"总经理室"、部门属性"管理部门"以及、地址、备注等信息输入完毕,单击"保存"按钮在窗口左侧的空白框中,系统自动显示出设置好的部门名称采取同样步骤输入其他部门信息全部输入完毕,单击工具栏中的"退出"命令,返回"基础档案"窗口。

如之前已录入职员档案,可单击"负责人"右侧的参照输入按钮,选择部门负责人2. 职员档案设置在"基础档案"窗口,双击"职员档案"项目,进入"职员档案"设置窗口选中左侧白色区域中显示的"总经理室",单击工具栏上的"增加"按钮,弹出"增加职员档案"对话框,如图10-11所示图10-11 增加职员在职员档案录入窗口,输入职员编码"01"、职员"小萍"、职员属性"法人代表"输入完毕后,单击"保存"按钮予以保存,系统自动显示下一空白职员档案按本例资料中给定的职员目录,将全部职员对应地输入到各部门的职员档案中去在职员档案设置窗口的右侧,系统自动显示所选中部门的职员资料3．客户档案设置在"基础档案"窗口,双击"客户档案"项,进入"客户档案"设置窗口单击工具栏上的"增加"按钮,弹出"增加客户档案"对话框,如图10-12所示图10-12 增加客户在"基本"页签的文本框中输入客户编码"001"、客户名称"联谊公司"、客户简称"联谊公司"、开户银行"工行"和银行"74588866"；单击"联系"页签,在对话框中输入地址"市联海路888号"、"100015"、联系人"浩"；单击"其他"页签,修改发展日期为"2006-11-1"。

输入完毕,单击"保存"按钮继续输入其余客户的档案4. 供应商档案设置在"基础档案"窗口,双击"供应商档案"项目,进入"供应商档案"设置窗口单击工具栏"增加"按钮,弹出"增加供应商档案"对话框,如图10-13所示图10-13 增加供应商在"基本"页签各文本框输入供应商编码"001",供应商名称"联平公司",供应商简称"联平公司",开户银行"建行",银行"45882442"；单击"联系"页签,在文本框中输入地址"市和平路323号","610015",联系人"小娟"；单击"其他"页签,修改发展日期为"2006-11-1"输入完毕,单击"保存"按钮全部供应商档案输入完毕,单击"退出"按钮返回"基础档案"窗口2.2 系统环境参数设置1. 外币及汇率设置在"基础档案"窗口,双击"外币设置"项目,进入"外币设置"窗口,如图10-14所示图10-14 外币设置在外币设置窗口,单击"增加"按钮,在右侧的对话框中输入币符"HKD"、币名"港元",系统自动在左侧的白色区域中显示"港元"单击"确认"命令,在"2006.11"的"记账汇率"一栏中输入本月固定汇率"1。