邮件合并应用-制作成绩单.ppt

第六章第六章 WordWord邮件合并应用邮件合并应用--------制作成绩单制作成绩单焦作大学信息工程学院焦作大学信息工程学院 计算机基础教研室计算机基础教研室*学习目标v掌握Word中“邮件合并”、“邮件合并向导 ”的使用方法 v掌握利用“邮件合并”批量制作“成绩单”、“ 信封”的方法、技巧Date2第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单目录6.1 制作成绩单案例分析 6.2 实现方法 6.2.1 利用邮件合并制作成绩单 6.2.2 应用邮件合并向导制作信封 6.3 案例总结 6.4 课后练习Date3第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单6.1 制作成绩单案例分析 v任务的提出学期结束时，班主任许老师要根据已有的“各科成绩 (素材)”，给每位同学发一份“成绩单” v解决方案1. 先制作好“成绩单”空白表；2. 运用邮件合并将“各科成绩(素材)”的数据合并到 “成绩单”中，生成每人单独一张的成绩单；3. 对于信封，先按一定的格式制作好信封，运用邮件 合并将“班级通信录”的数据合并到信封中，生成每人 单独一个的信封；4. 打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩单”。

Date4第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单6.2.1 利用邮件合并制作成绩单1．建立主文档——成绩单的设计 2．打开数据源 3．在成绩单中插入数据域 4．插入各科目的班级平均分 5．利用“插入Word域”填写获奖信息 6．查看数据连接状况 7．在一页中放置多个成绩单 8．合并数据Date5第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单1．建立主文档——成绩单• 在Word中，制作一张没有具体数据的“成绩单” （模板）如下图所示完成后保存在D盘“邮 件合并”文件夹中，同时把作为后台数据库的 Excel数据表文件“各科成绩数据.xls”也保存在 这个文件夹中 • 设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态 Date6第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单2．打开数据源• 任务：打开数据源“各科成绩(素材).xls”，作为“ 邮件合并”的后台数据库 • 操作方法：1. 选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并”，打开 “邮件合并”工具栏 ；2. 单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源” 按钮，找到并打开数据表“各科成绩(素材).xls” ，打开后出现一个“选择表格”对话框 ；3. 在对话框中选择第一项“成绩汇总表”，单 击“确定”按钮 。

Date7第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单3．在成绩单中插入数据域• 任务：在已经打开的成绩单（模板）中，插入 数据源的合并域 • 操作方法：1. 插入点放在成绩单（模板）的“学号：”后 面，单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮， 打开“插入合并域”对话框 ；2. 在“域”列表框中，选择“学号”项，单击“插 入”按钮在成绩单（模板）的“学号：”后面就 会插入域“«学号»” ；3. 重复步骤2，用同样的方法在成绩单的对 应位置插入其它的域Date8第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单成绩单的设置结果 Date9第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单4．插入各科目的班级平均分• 任务：输入成绩单第3列的“班级平均”成绩数据 • 操作方法：打开“成绩汇总表”工作表，找到各科目的班级 平均分数据（在最后一行），把这些数据复制、 粘贴；或者直接输入到成绩单的“班级平均”列中 的相应位置Date10第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单5．利用“插入Word域”填写获奖信息•任务：在成绩单的最后一行中，填写获奖信息 ：平均分在85分以上 填写“恭喜你！你的平均分达到85分以上，将获得奖学金！”，85分 以下填写“你的平均分未达到85分，请继续努力！”。

•操作方法：插入点放在成绩单最后一行“获奖情况”列右边的单元格中，单击“ 邮件合并”工具栏上的“插入Word域”下拉按钮，从打开的菜单上选择 “If…Then…Else…”，打开“插入Word域：IF”对话框，各项参数设置 如下图所示再单击“确定”按钮 Date11第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单6．查看数据连接状况v 任务：查看数据连接后成绩单的变化 v 操作方法：1. 单击“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮，这时成绩单的各个数 据域显示出第一条记录中的具体数据 ；2. 单击“邮件合并”工具栏上的“上一记录”按钮或“下一记录”按钮，可以查 看其他记录的数据 ；3.单击“首记录”按钮，可以显示第一条记录的数据，单击“尾记录”按钮，可 以显示最后一条记录的数据 Date12第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单7．在一页中放置多个成绩单v 任务：在一页内放置两份成绩单 • 操作方法：1. 把整个成绩单（包括前面的标题）复制一份 ，再把插入点定位到文档的最后，粘贴得到第2个 成绩单 ；2. 将插入点放在第2个成绩单的首行处（必须在 第2个成绩单中所有数据域的前面），单击“邮件合 并”工具栏上的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单 中选择“下一记录”，就可看到在第2个成绩单中， 已显示出下一条记录的数据了 。

Date13第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单v 任务：运用“合并数据”，生成全班的成绩单 v 操作方法：1. 单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮，打 开“合并到新文档”对话框 ；2. 在对话框中选择“全部”选项，单击“确定”按钮 Word开始合并数据，并产生包括全部记录在内的新文档， 系统自动命名为“字母1”；3. 将合并数据产生的新文档“字母1”保存在D盘“邮件合 并”文件夹中，文件改名为“成绩单”8．合并数据Date14第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单v 任务：批量制作信封 6.2.2 应用邮件合并向导制作信封• 操作方法：1. 在菜单栏中选择“工具”→“信函与邮件”→“中 文信封向导”命令，制作好信封初稿；2. 根据“班级通信录”中的信息，修改该信封： 删除数据域，只保留《收信人邮编》、《收信人地 址一》和《收信人姓名》三个域；3. 选择域“邮政编码”， 插入对应域“收信人邮 编”；用同样方法插入其它域；设置各个域的字符 格式；4. 将所有记录合并，每条记录生成一个信封， 并自动生成新文档“信封1”，再保存Date15第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单案例总结 本章通过“制作成绩单”案例，详细介绍了邮件 合并的操作。

方法主要有以下三步：§ 第一步：建立主文档，即制作文档中不变的部分（相当 于模板）如：“成绩单”或“信封”中不变的部分 § 第二步：建立数据源，即制作文档中变化的部分通常 是Word或Excel中的表格，可事先建好，在此处直接打 开如：“各科成绩（素材）.xls” § 第三步：插入合并域将数据源中的相应内容，以域的 方式插入到主文档中Date16第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单课后练习 1．利用“邮件合并”将数据文件“报考名单.xls” 合并到“准考证”主文档中，生成所有考生的准考 证 2．圣诞新年将至，某公司公关部要给所有的客 户和合作伙伴发一封“贺卡”，贺卡内容完全一样 ，但每个人的收信地址、单位、姓名不同请用“ 邮件合并向导”根据“客户.xls”数据文件中的数据 给每人制作一个贺卡Date17第6章 Word邮件合并应用—制作成绩单。