最全面的合同档案管理制度.doc

合同档案管理制度一、 本合同档案管理制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和， 其构成包 括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关 合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不能擅自留存二、 合同档案管理原则1 、合同档案管理由公司合同管理部门集中统一管理，以确 保档案的完整、完全和有效利用2 、合同管理部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司 所有合同文档，并负责监督指导各分（子）公司、各部门的合同 管理工作3 、应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工 作体系，由合同兼职人员负责合同文档管理三、 合同档案管理的移交1 、正式签署合同后须将合同正本原件移交公司合同管理部 门2、合同项目终止后各分（子）公司须将该项目的所有技术 资料汇总成册，具有长久保存价值的技术资料向公司合同管理部 门移交3 、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整， 必须层次分明，符合其形成规律4 、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点 以双方签字认可后方为完成交接手续四、合同文档管理办法1 、合同管理人员要尽心尽责发挥作用，按要求建立完善合 同管理台帐。

签订完的合同要及时归档， 做好登记凡归档的合 同文件材料必须是原件2 、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、 损毁， 要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任3 、要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据， 合同文档分类编号，编制合同统计清单4、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展 合同文档的查询、利用工作5 、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外 带归档合同 因工作需要须借出查阅合同文本， 须经公司、分（子） 公司领导签字同意后，方可办理相关借阅手续，以复印件借出， 督促借阅人员按期归还合同合同原件无特殊情况不能外借合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合 同文档的安全6 、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情 节予以处罚7 、合同文档的密级为机密，任何人不能擅自将合同对外公 开、复印，违者视情节予以处罚附件： 1. 合同借阅登记表合同借阅登记表合同编号合同名称借阅事由借出时间拟归还时间领导批示借阅人签名实际归还时间。