时间管理培训.ppt

时间管理时时 间间 管管 理理 培培 训训1时间管理培 训 目 标在完成本课程后，参加者将能：在完成本课程后，参加者将能：•了解时间管理失控的问题了解时间管理失控的问题•知道时间失控的原因知道时间失控的原因•掌握时间管理的基本技巧掌握时间管理的基本技巧2时间管理培训内容概要•时间的特点时间的特点•时间管理的本质时间管理的本质•有效时间管理的好处有效时间管理的好处•时间管理不善的征兆和原因时间管理不善的征兆和原因•掌握时间管理的要诀掌握时间管理的要诀•时间管理的步骤时间管理的步骤•时间管理一些值得注意的要点时间管理一些值得注意的要点•时间管理理论的发展时间管理理论的发展•时间管理金科玉律时间管理金科玉律3时间管理时间有什么特点？时间有什么特点？•宝贵宝贵—一寸光阴一寸金，时间就是生命一寸光阴一寸金，时间就是生命•均等均等—没有人拥有比你更多没有人拥有比你更多/更少的时间更少的时间•不可再生不可再生—失不再来失不再来4时间管理时间的机会成本•时间时间 = = 金钱金钱 •一小时看电视一小时看电视 = = 一小时不阅读报纸一小时不阅读报纸•一小时与人闲谈一小时与人闲谈 = = 少了一小时的工作少了一小时的工作•机会成本与个人成就机会成本与个人成就•机会成本与机构成效机会成本与机构成效您的时间值多少钱？您的时间值多少钱？5时间管理•时间管理的本质是选择管理时间管理的本质是选择管理•80%80%的效益来自于的效益来自于20%20%的工作的工作——掌握关键掌握关键•““我没有时间我没有时间””，其实只是一个藉口，其实只是一个藉口时间管理的本质6时间管理有效时间管理的好处•提高效率提高效率•更高的工作满意度更高的工作满意度•人际关系的改善人际关系的改善•减少紧张与焦虑减少紧张与焦虑7时间管理 问题征兆问题征兆Ø与与””美儿美儿””聊天聊天——3030分钟分钟Ø与朋友聊天与朋友聊天——工作信件未完成工作信件未完成Ø同事突然到访闲谈同事突然到访闲谈——未能恰当婉拒未能恰当婉拒Ø会议未做准备会议未做准备——开会时失控开会时失控——超时工作超时工作Ø办公桌文件十分凌乱办公桌文件十分凌乱, ,Ø虽有秘书协助虽有秘书协助, ,忙碌时间还亲自接听忙碌时间还亲自接听Ø迟到赴会迟到赴会8时间管理 问题征兆问题征兆Ø聊天聊天Ø遇到同事有需要遇到同事有需要, ,便毫不考虑个人的工作时间便毫不考虑个人的工作时间Ø个人工作未能按时完成个人工作未能按时完成——超时工作超时工作Ø没有组织有关部门和下属协助进行工作没有组织有关部门和下属协助进行工作Ø迟到赴会迟到赴会其它征兆其它征兆Ø感到较大的工作压力感到较大的工作压力Ø因工作进展问题，心情烦乱因工作进展问题，心情烦乱9时间管理时间失控的原因时间失控的原因•缺乏计划缺乏计划•缺乏组织缺乏组织•缺乏分配缺乏分配•缺乏控制缺乏控制10时间管理时间失控的根源时间失控的根源•做了根本不需要做的事做了根本不需要做的事•做了能够由别人做做了能够由别人做/应该由别应该由别人做的事人做的事•因考虑不周而耗时过多因考虑不周而耗时过多•不能惯彻，致使重复工作不能惯彻，致使重复工作•缺乏计划缺乏计划/组织组织/授权授权/控制控制•没有人愿意承认浪费了别人没有人愿意承认浪费了别人的时间的时间11时间管理•您是先捡那些有兴趣的事做吗？您是先捡那些有兴趣的事做吗？ 是是 否否•您是先做容易的事再做困难的事吗？您是先做容易的事再做困难的事吗？ 是是 否否•您是先做紧急的事再做重要的事吗？您是先做紧急的事再做重要的事吗？ 是是 否否•您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是是 否否•您是到接近最后期限才真正投入项目吗？您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 是是 否否下面哪些做法是对您的描述：下面哪些做法是对您的描述：确定优先处理顺序12时间管理处理优先次序处理优先次序重要重要急急不急不急不重要不重要分析工作的轻重缓急分析工作的轻重缓急１１２２４４３３13时间管理处理优先次序处理优先次序(续）续）１１２２４４３３重要重要急急不急不急不重要不重要分析工作的轻重缓急分析工作的轻重缓急首先处理首先处理尽量少做尽量少做 尽可能委派尽可能委派给下属给下属用大多数时间用大多数时间最好别做最好别做或有时间再做或有时间再做14时间管理确定处理优先次序•上司和你在工作的优先顺序上可能会上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同有所不同---澄清您的工作目标和您的澄清您的工作目标和您的老板保持一致老板保持一致•工作的优先顺序会变化，所以需要在工作的优先顺序会变化，所以需要在每天开始时重新进行评估。

每天开始时重新进行评估•越是接近自己目标的工作，集中、重越是接近自己目标的工作，集中、重点地处理就越重要点地处理就越重要15时间管理1、把每天要做的事情列一份清单把每天要做的事情列一份清单2 2、确定优先次序，从最重要的事情、确定优先次序，从最重要的事情 开始做起开始做起3 3、每天都这么做、每天都这么做通过计划帮您有效利用时间通过计划帮您有效利用时间认清主要工作目标，围绕主要工作目标认清主要工作目标，围绕主要工作目标安排轻重缓急安排轻重缓急16时间管理练练 习习—日工作计划日工作计划17时间管理 改善管理习惯改善管理习惯——控制进度控制进度Ø定出完成时间定出完成时间Ø安排跟进安排跟进帕金森定律表明，工作往往会越拖越长，帕金森定律表明，工作往往会越拖越长，最终耗尽所有可用时间最终耗尽所有可用时间18时间管理处理文件处理文件•紧急：立即处理紧急：立即处理•不紧急：待处理不紧急：待处理 •只摆放目前手头需要处理的文件只摆放目前手头需要处理的文件•每天都清理，扔掉／存档已处理文件每天都清理，扔掉／存档已处理文件19时间管理如何有效进行会议如何有效进行会议? ?•没必要不开会没必要不开会•会议会议•明确目的明确目的•必要的人参加、准时必要的人参加、准时•用日程安排，紧扣主题用日程安排，紧扣主题•控制讨论及进程控制讨论及进程•结论简单明了，措施可行结论简单明了，措施可行• 书面记录、跟进行动书面记录、跟进行动20时间管理掌握时间管理要诀掌握时间管理要诀--开发时间领域开发时间领域21时间管理开发时间领域开发时间领域•提高阅读能力提高阅读能力•加强决策能力加强决策能力•使用工具使用工具•训练下属提高工作效率，授权训练下属提高工作效率，授权•定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康•增广见闻，拓宽视野增广见闻，拓宽视野•早起晚睡早起晚睡•根据个人的节律安排时间根据个人的节律安排时间22时间管理根据个人节律安排时间根据个人节律安排时间•记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们持续的时间长度们持续的时间长度•将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力的高峰期力的高峰期•将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作•将不重要的工作放在精力低谷期将不重要的工作放在精力低谷期23时间管理•要做什么？要做什么？- -可以不做？可以不做？/ /可以授权？可以授权？•按先后排序－轻重缓急？按先后排序－轻重缓急？•分配时间分配时间•按计划行动－自我约束按计划行动－自我约束•评估工作及时间效益评估工作及时间效益时间管理的步骤24时间管理时间管理一些值得注意的要点•遵循遵循20/8020/80法则法则•记住帕金森定律记住帕金森定律（（Parkinson's LawParkinson's Law））•把不太重要的事集中起来办把不太重要的事集中起来办•避免将整块时间拆散避免将整块时间拆散•4D4D原则原则25时间管理4D原则•Do it nowDo it now（亲自做）（亲自做）： 不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。

•Delegate itDelegate it（授权）（授权）： 学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作•Do it laterDo it later（稍后再办）（稍后再办）： 把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理•DonDon’’t do itt do it（丢掉不管）（丢掉不管）： 把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管26时间管理 注重结果，注重结果， 而不是注重忙忙碌碌而不是注重忙忙碌碌 （（Concentrate on results, not on being busy））27时间管理行动计划行动计划找出你的时间障碍，并确定改善方法及行动找出你的时间障碍，并确定改善方法及行动28时间管理1.1.设立有挑战但可实现的目标设立有挑战但可实现的目标2.2.设定所有工作的完成期限设定所有工作的完成期限3.3.建立固定的日常工作模式建立固定的日常工作模式4.4.在精力最充沛时做最用脑力的工作在精力最充沛时做最用脑力的工作5.5.不要推迟你不喜欢但重要的事情不要推迟你不喜欢但重要的事情6.6.不重要的事迟一点做不重要的事迟一点做7.7.分析你在时间管理方面的障碍分析你在时间管理方面的障碍8.8.确立你不希望被打扰的时间确立你不希望被打扰的时间9.9.一次只做一件事一次只做一件事10.10.如果你开始做一件事，尽可能做完它如果你开始做一件事，尽可能做完它时间管理金科玉律29时间管理11.11.做好沟通的计划做好沟通的计划12.12.在工作效率低时做几次小休的安排在工作效率低时做几次小休的安排13.13.用固定的时间用固定的时间/ /会议与下属讨论日常事宜会议与下属讨论日常事宜14.14.有选择，要学会拒绝有选择，要学会拒绝15.15.在同一地方收集你所有的想法在同一地方收集你所有的想法16.16.定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法17.17.如不能确定你会做什么就避免带作业回家如不能确定你会做什么就避免带作业回家18.18.弄清问题才去做弄清问题才去做19.19.把事情做得足够好，避免过份的完美主义把事情做得足够好，避免过份的完美主义20.20.养成记笔记组织思路的习惯养成记笔记组织思路的习惯时间管理金科玉律（续）30时间管理马上行动！马上行动！学以致用学以致用31。