MicrosoftWord文档排版技巧.doc

Word 2003 长篇文档排版技巧（一）简介 市场部经常要出各种分析报告，一写就是洋洋洒洒几十页文字功底深厚的小王写东西自然不在话下，然而每每困扰他的却是排版的问题，每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚最头疼的是上司看完报告后让他修改，整篇文档的排版弄不好就要重来一遍制作目录也是出力不讨好的事，尽管小王知道 Word 中有插入目录的功能，可是尝试了几次就弃之不用了，原因是系统总是提示有错误现在只能手工输入目录，加班加点数页码居然成了家常便饭为了让自己有时间下班后享受生活，小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧，这才发现，这半天的时间，可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末 小王把自己的体会重点总结为两点： 1. 制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置 2. 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的回到顶端单面打印的简单报告 这份报告要求的格式是：A4 纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第 1 页 回到顶端设置纸张和文档网格 写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是 Word 中的页面设置。

从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择 【纸张】选项卡，如图 1所示 通常纸张大小都用 A4 纸，所以可采用默认设置有时也会用 B5 纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可 很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小由于默认是 A4 纸，如果改用 B5 纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字通常，很多人都采用增大字号的办法其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰 在“页面设置” 对话框中选择“ 文档网格”选项卡，如图 2 所示 选中“指定行和字符网格”，在“ 字符”设置中，默认为“每行 39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符同样，在 “行”设置中，默认为“每页 44”行，可以适当减小，例如改为“每页 42”行这样，文字的排列就均匀清晰了 回到顶端设置样式 现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式通常，很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“ 居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。

熟悉 Word 技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了？使用了样式就不必有这样的担心 样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号” 格式等每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上 样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式而通常情况下，我们只需使用 Word 提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可 从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3 所示要注意任务窗格底端的“显示” 中的内容，在图 3 中，“显示 ”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式例如，“加粗”为格式，“标题 1”为样式，“标题 1+居中”为样式和格式的混合格式。

对于初学者来说，很容易混淆为了清晰地理解样式的概念，可在如图 3 所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式” ，则显示如图 4 所示的内容这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式 “正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是 Word 中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式 “标题 1”~“标题 9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别 1~9这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录在如图 4 所示的样式列表中，只显示了“标题 1”~“标题 3”的 3 个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图 3 所示的“显示”下拉列表中选择“ 所有样式”，即可选择“标题 4”~“标题 9”样式 现在，规划一下文章中可能用到的样式 a. 对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“ 标题 1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题 2”~“标题 4”样式 b. 文章中的说明文字，采用“正文首行缩进 2”样式。

c.文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式 规划结束之后，即可录入文字了 首先，录入文章第一部分的大标题，如图 5 所示注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击 “标题 1”样式，即可快速设置好此标题的格式，如图 6 所示 用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式注意在如图 3 所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进 2”和“注释标题”样式当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式 文章的部分内容录入和排版之后的效果如图 7 所示为了方便对照，图中左侧列出了对应文章段落所用的样式 在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度 将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题 1”样式右侧，单击下拉箭头，如图 8 所示，单击【修改】命令显示“修改样式” 对话框，如图 9 所示 单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框，如图 10 所示此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1 】，在“请按新快捷键 ”设置中就会显示快捷键。

注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键单击【指定】按钮，快捷键即可生效 用同样的方法为其他样式指定快捷键 现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式 文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要例如，“标题 1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐这时可以修改样式 将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题 1”样式右侧，单击下拉箭头，如图 8 所示，单击【修改】命令显示“修改样式” 对话框，如图 9 所示选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置这样，当应用了“标题 1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题 1”样式的格式 选中采用了“标题 1”样式的某段文字，例如“一、中国互联网络宏观状况”，然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐注意文章中所有采用“标题 1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式 因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率 回到顶端查看和修改文章的层次结构 文章比较长，定位会比较麻烦采用样式之后，由于“标题 1”~“标题 9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。

从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图 11 所示在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图 如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置 从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图文档顶端会显示 “大纲”工具栏，如图 12 所示在“大纲”工具栏中选择“ 显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别 3”，则文档中会显示从级别 1 到级别 3 的标题，如图 13 所示 如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后，可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方，即可快速调整该部分区域的位置这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动从菜单选择【视图】|【页面】命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态 回到顶端对文章的不同部分分节 文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。

另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了 正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置 定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符 】命令，显示“分隔符”对话框，如图14 所示选择“ 分节符” 类型中的 “下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能用同样的方法对文章的其他部分分节对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节在文章的最前面输入文章的大标题和目录，如图 15 所示，然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况 ”文字前插入分节符如果要取消分节，只需删除分节符即可分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记 ”按钮 ，即可查看隐藏的编辑标记在如图 16 和图 17 所示中，分别显示了不同节末尾的分节符 在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节 回到顶端为不同的节添加不同的页眉 利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。

通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入 “页眉和页脚”编辑状态，如图18 所示 注意在页眉的左上角显示有“页眉 – 第 1 节 –”的提示文字，表明当前是对第 1 节设置页眉由于第1 节是封面，不需要设置页眉，因此可在“页眉和页脚” 工具栏中单击“显示下一项”按钮 ，显示并设置下一节的页眉 第 2 节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮 第 3 节的页眉如图 19 所示，注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第 3 节的页眉与第2 节一样如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置 在“页眉和页脚” 工具栏中有一个“同前”按钮 ，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同 此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。

后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页。