时间管理讲师杨洪美.ppt

如何做时间的管理如何做时间的管理 2014.03.14 2014.03.14马虎先生的故事　　某天清晨，马虎在上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算他准时于九点整走进办公室但他并没有立刻开始预算草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境他总共花了三十分钟的时间，使办公环境变得有条不紊他虽然未能按原定计划在九点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息此时，他无意中发现报纸上的彩图照片是自己喜欢的一位明星，于是情不自禁地拿起报纸来等他把报纸放回报架，时间又过了十分钟这是他略感不自在，因为他已自食诺言不过报纸毕竟是精神食粮，也是重要的沟通媒体，身为企业的部门主管怎能不看报，何况上午不看报，下午或晚上也一样要看。

这样一开脱，心也就放宽了　　　马虎先生的故事•于是他正襟危坐地准备埋头工作就在这个时候，声响了，那是一位顾客的投诉他连解释带赔罪地花了二十分钟的时间才说服对方平息怒气挂上了，他去了洗手间在回办公室途中，他闻到咖啡的香味原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入他心里想，刚费心思处理了投诉，一时也进入不了状态，而且预算的草拟是一件颇费心思的工作，若头脑不清醒，则难以完成，于是他毫不犹豫地应邀加入，便在那前言不搭后语地聊了一阵回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始“正式工作了”——拟定预算可是，一看表，乖乖，已经十点四十五了！距离十一点的部门例会只剩下十五分钟他想，反正在这么短的时间内也不太适合做比较庞大耗时的工作，干脆把草拟预算的工作留待明天算了•第二天，在上班的路上……马虎先生的故事点睛　　马虎身上有许多时间管理者的影子，养成这样拖延的恶习，终将一事无成拖延的代价实在是太大了莎士比亚有句名言：“放弃时间的人，时间也会放弃他若是时间放弃了你，等待你的将是无限制的恶性循环，如果不及时醒悟，后果将不堪设想　　　　企业的主管和员工随时都要提醒自己“凡事拒绝拖延，现在开始行动”这句话，如果有一件事情终究得你去做的话，就不要反复问自己：“我要做它吗？”因为这个问题的答案已经是确定，你应该做的只是：将你决定要完成的期限写在笔记薄上，然后准时去做，如果等到最后一分种才去做，不但会让自己变得很焦虑，而且在处理过程中会经常犯错或者得到的结果不尽如人意。

　　拖延带来的危害• 拖延使你陷入烦躁的情绪一件事久办未完，在心里沉沉甸甸地压着，就像勃子里挂着一块石头，又好像陷入了不可自拔的泥坑，这怎么不使你焦虑烦躁，寝食难安呢？　　拖延使你要处理的问题越积越多，每天对着桌面上堆积如山的未处理的工作，却不知从何下手，结果往往是丢了这件忘了那件，一件不成又半途而废，费时费力，结果问题是越来越多　　拖延使你一再地遭受心理挫折，它会使你对自己越来越失去信心，你开始怀疑自己的能力，或者迁怒于所处的工作环境，产生怨气，抱怨自己的才能得不到发挥或者老是有这样那样的事来阻碍你的工作　　拖延还会使你前途黯淡，与晋升无缘一个上司绝不会一而再，再而三地容忍部下办事拖拉，不讲求实效，做不出什么业绩来上司需要的是强有力的辅助者，而不是优柔寡断的跟随者•选项：•A：我不会或极少这样；•B：我很少这样；•C：我有时这样；•D：我时常这样；•E：我就是或总是这样；•1、我将任务推迟到了不合理的程度•2、不管什么事情，只要我觉得需要做就会立即去做•3、我经常为没有早些着手面后悔•4、我在生活中的某些方面经常拖延，明知道不应该这么做•5、如果有我应该做的事情，我就会先做完它，再去做那些次要的。

•6、我拖得太久，这令我的健康和效率都受到了不必要的影响•7、总是到了最后，我才发现我其实可以把时间用在更好的地方•8、我很妥善地安排我的时间；•9、在本该做某件事的时候，我却会去做别的事情LOGO时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”重要性重要性紧迫程度紧迫程度二：重要但不紧急二：重要但不紧急一：重要而且紧急一：重要而且紧急四：不重要且不紧急四：不重要且不紧急三：不重要但紧急三：不重要但紧急LOGO时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”重要性重要性紧迫程度紧迫程度 二：重要但不紧急二：重要但不紧急1、、准备工作、编制计划、维持关系准备工作、编制计划、维持关系2、去拜访、去拜访VIP客户3、计划给员工进行培训计划给员工进行培训 4、回访客户回访客户 一：重要而且紧急一：重要而且紧急1、、紧急状况、紧急状况、迫切问题、限期完成迫切问题、限期完成2、一会儿要参加重要会议一会儿要参加重要会议3、与客户沟通要做合同与客户沟通要做合同4、准备事项。

准备事项 四：不重要且不紧急四：不重要且不紧急 1、、处理一般性文件处理一般性文件 2、看电视消磨时光看电视消磨时光 3、归档本周所有文件归档本周所有文件 三：不重要但紧急三：不重要但紧急1、、造成干扰的紧急事件造成干扰的紧急事件 2、打若干个沟通的打若干个沟通的3、帮助客户解决一个难题帮助客户解决一个难题LOGO时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”•第一象限：第一象限：没什么好说的，立即去做！没什么好说的，立即去做！ 我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第一象我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第一象 限限80%的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有 被处理好的事情，也就是说这个压力和危机是自己给被处理好的事情，也就是说这个压力和危机是自己给 自己的所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的自己的。

所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的 事情事情 才能是的压力减缓才能是的压力减缓 很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫 该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”LOGO时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”•第二象限：第二象限：有计划去做！有计划去做！ 不能因为不紧急就不去解决它我们应该第一时间将任务进行分不能因为不紧急就不去解决它我们应该第一时间将任务进行分 解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不 会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。

反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围 做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域 这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”LOGO时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”•第三象限：第三象限：尽量别做！尽量别做！ 当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的 事情来调整戏台和身体，但是不要在这个象限中投入过事情来调整戏台和身体，但是不要在这个象限中投入过 多的尽力，否则就是浪费生命了多的尽力，否则就是浪费生命了但我们往往在忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发这部分 范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。

然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等这样的休息不 但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的LOGO时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”•第四象限：第四象限：交给他人去做！交给他人去做！ 第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头最好的方第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头最好的方 法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此 类事务的发生类事务的发生 表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准LOGO时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”重要性重要性紧迫程度紧迫程度 二：重要但不紧急二：重要但不紧急 65%－－80% 一：重要而且紧急一：重要而且紧急 20%－－25% 四：不重要且不紧急四：不重要且不紧急 <1% 三：不重要而且紧急三：不重要而且紧急 15%成功的时间分配管理成功的时间分配管理LOGO时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”时间管理之时间管理之“四象限法则四象限法则”案例：案例： 某人一周的事务清单：某人一周的事务清单：1.临时参加各部门协调会。

（不重要但紧急）2.解决客人投诉 （重要而且紧急）3.编写下个月部门员工排班 （重要但不紧急）4.归档大堂副理本周所有文件 （不重要也紧急）5.去拜访VIP客人 （重要但不紧急）6.计划给前厅员工及其领班进行关于发票登记的培训 （重要但不紧急）7.陪朋友买 （不重要也不紧急）8.向上次联系的客户询问产品使用情况，搜集反馈资料 （重要但不紧急）9.核查下午客人信用额度报表 （重要而且紧急）10.发取消客人预授权重要而且紧急）11.打若干个沟通的不重要但紧急）12.核查当日所有挂账账单及其消费小单是否准备齐全重要而且紧急）13.保安员报告有两客人在停车场打架斗殴重要而且紧急）14.去当当网购买最近很火的一本书《杜拉拉升职记》 不重要也不紧急）15.帮助一名新同事解决系统中一个遇到的难题不重要但是紧急）。