电算化会计报表子系统.ppt

第四章 电算化会计报表子系统 第四章 电算化会计报表子系统第一节 会计报表子系统模块划分与数据流程第二节 报表子系统数据文件的设置第三节 会计报表的生成第四节 会计报表的打印输出（二）重点掌握：  1．会计报表是综合反映企业一定时期财务状况和经营成果的书面文件，是企业经济活动的缩影    会计报表的分类有：   按时间分                      按单位分                    按服务对象分月报表  季报表             单位会计报表                   内部报表 年报表                         汇总会计报表                   外部报表 目前的报表系统有：专用会计报表系统、通用会计报表系统、财经电子报表系统1．常用的报表系统的基本概念： ⑴报表结构的基本要素是：标题、表头、表体、表尾内容 （2）报表文件与报表 报表：又叫表页，它由若干行和列组成，也叫二维表在二维表中，确定一 个数据的位置的要素为：<行>、<列> 报表文件：是报表系统中存储数据的基本单位，它以文件的形式保存在磁介 质，报表系统中的打开、关闭保存等命令都是根据报表名字进行处理的。

每 个报表文件都有一个名字，名字的结构是：名称.扩展名若将多个结构相同 的二维表叠在一起则称为三维表，所以我们可以称报表文件为三维表 （3）报表单元      单元：在报表中由行和列确定的方格即为单元       单元区域：由一组单元组成自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵       组合单元：由相邻的两个或更多的单元组成的区域，这些单元必须是同一种单元类型       单元内容：可以是数值型数据、字符型数据、公式和关键字       关键字：就是在对三维电子表进行操作时，在多个表页间起到对表页进行定位、辨识作用的一类特殊标志UFO系统中设立的关键字主要有：单位编号、单位名称、年份季度、月份、日等      报表格式包括：表样格式、单元类型、单元格式、公式      报表类型可分为：固定表和可变表固定表是指不随经济业务或统计数量的变动而改变其固有格式的报表，如资产负债表、损益表可变表是指需要根据业务统计与管理的需要随时改变报表大小或格式的报表    报表设计的两种状态：格式状态和数据状态在报表格式设计状态下，可以改报表格式，不可改报表数据，在报表数据处理状态下，可以改报表数据，不可改报表格式。

    3．报表系统报表编制流程分为三个大的步骤：报表的格式设置、报表的数据处理、 报表的打印输出         报表系统的主要功能包括：①文件管理功能；②格式管理功能；③报表数据处理； ④图表功能；⑤打印输出功能；⑥其他功能         格式管理功能包括：报表格式设计功能、报表编辑功能、报表公式定义功能    4．报表格式设计的主要内容有：设置报表尺寸、表标题、表日期、表头、表尾和表体固定栏目、画表格线、设置单元属性、单元风格     报表格式设计方式有：非直观状态定义报表格式、直观状态定义报表格式    直观定义报表格式步骤：创建新报表文件——定义报表标题——输入报表日期和编制单位——输入表头行——输入表体中的固定栏目——画表格线——设置单元格式——保存报表文件      5、报表数据获取的方法有：(1)通过手工直接输入一些最基本的、最原始的数据2)通过建立单元公式自动计算来获取报表内小计、合计等数据3)通过建立表与表之间数据连接公式来获取其他表中的数据4)通过建立帐中取数函数自动从帐簿中提取数据 6、建立获取数据公式主要有：①建立表页的计算公式；②建立从帐务系统中获取数据的公式；③建立表之间获取数据公式； ④建立不同报表文件之间获取数据的公式。

    7、提取帐务系统数据的意义：          将会计帐簿中的有关数据直接通过单元公式提取到相关的看见报表中，给报表的编制带来极大的方便，既避免了数据的失真，又节约了时间，提高了效率             8、帐务函数的作用：             帐务函数架起了报表系统和帐务处理系统之间数据传递的桥梁帐务函数的         使用可以实现帐表一体化，利用帐务函数定义单元连接公式，每期的会计报表无         需过多的操作，系统就自动地将帐务系统的会计数据传递到会计报表中     9、帐务函数的基本格式：       取期初函数：QC（“科目编码”，会计期，“方向”，帐套号）       取期末余额函数：QM（“科目编码”，会计期，“方向”，帐套号）       取发生额函数：FS（“科目编码”，会计期，“方向”，帐套号）       取发生净额函数：JE（“科目编码”，会计期，帐套号）       取计划数函数：JH（“科目编码”，帐套号） 10、手工编表和报表系统制表的差异： ⑴制表步骤的差异：      手工制表分为画表格和填表两大步      电算化制表分为报表格式设计、报表数据处理和报表生成三大步。

 ⑵填表方式的差异： l       手工制表的填表是人工查找数据后填入表格 l       电算化制表的填表是由计算机自动运行已定义的公式从而形成数据后填入表格   ⑶电算化制表的优点： l       报表格式设计时虽繁一些，但这报表格式可以长期用，可谓“一劳永逸” l       数据处理比手工编表简单、轻松、准确 l       报表输出的方法灵活多样  11．数据处理功能包括：    A．录入和修改基本数据      B．报表数据的审核功能 （财务人员将报表数据之间的勾稽关系以审核公式表示出来，计算机将按照公式定义的勾稽关系自动对报表进行审核）    C．舍位平衡功能（财务人员定义好舍位平衡公式并明确舍几位，计算机便可以自动地计算并完成舍位和平衡处理）    D．  数据透视分析功能（把多张表页相同位置的数据显示在一个平面上以便进行分类对比分析）    E．报表排序功能与查找功能    F．图形分析功能（计算机根据财会人员指定的表页数据绘制出直方图、圆饼图、折线图、面积图等多种分析图，将所包含的经济含义的数据以图的方式直观地反映出来，为财会、管理人员进行数据分析提供了重要的工具）  12．报表汇总和合并报表：    报表汇总包含： 1.同一报表不同期间的汇总；2.同一报表不同单位的汇总。

    报表合并包括： 1.合并资产负债表；2.合并损益表；3.合并利润分配表；4.合并财务状况变动表    合并报表操作步骤： 1.原始数据准备；2.输入抵销分录；3.母公司建立工作底稿；4.母公司进行数据采集工作；5.母公司定义合并公式；6.母公司执行合并  13．报表输出的内容和方式：    报表输出的内容有：输出报表结构（表样）；输出编制完整的报表；输出能被其他处理系统接受的数据       报表的输出方式有： 1.屏幕显示；2.打印机输出；3.磁盘输出；4.网络输出。