行政管理部制度（DOC34页）.doc

行政部管理制度目 　 录n 办公用品、设备管理制度n 办公用品领用流程n 办公用品申购表n 车辆使用流程n 油料领用流程n 车辆维修流程n 用车申请单n 公文管理制度n 声像资料借阅流程n 声像资料借阅审批表n 固定资产管理制度n 新增固定资产采购流程n 固定资产报废流程n 电脑维修流程n 电脑维修单n 卫生管理制度n 安全消防管理制度n 关于员工工服定制的管理规定n 差旅费管理规定办公用品、设备设施管理制度一、目 　 的：加强办公用品、设备管理，提高办公用品、设备使用效率二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”)三、定 　 义:３1办公用品及设备：指办公用文具、名片、报纸、书刊、计算器、接待用品会议(活动)用品、清洁卫生用品、办公设备耗材、机、接线板、电脑等四、权 　责：41综合管理部：负责宣导、解释及日常管理42主管副总裁：负责办公用品、设备购置（维修）费用审核４.３各部门:负责执行五、内 容:5.1配备与采购５1.1由综合管理部统一采购办公用品,经行政总监批准执行确属工作需要但未列入《岗位用品配备标准》的用品，依照《固定资产采购制度》有关规定及程序办理。

5.1．2综合管理部应根据当地普遍价格，拟订办公用品采购价格,经行政总监准执行3各公司应于每月25日前根据岗位用品实际需要，在月度计划额度内，编制《月度办公用品计划表》,经部门负责人、财务主管审核签字后,由综合管理部汇总，由采购部组织采购，并依照《财务审批制度》有关规定及程序核报.5.2使用与管理5．２.1办公用品应遵循“按需”、“节约”的原则领用和使用５．2．2办公设备和可重复使用的办公用品应编制《更换用品目录表》，实行以旧换新3办公设备和可重复使用的办公用品损坏，若具备维修条件，应修复使用，不予重新购买4办公用品、设备，应实施台账管理,做到账、物相符.52.5公用办公设备须由专人负责管理及日常养护6自然损坏并无法修复使用的办公设备,由使用部门和综合管理部负责人共同鉴定后，依照《办公用品报废制度》有关规定办理报废手续３回收与赔偿５.３．1离、调职人员须于办理离、调动手续时按《员工办公用品领用表》内容，将个人领用并可继续使用的办公用品退还没有及时办理物品交接手续处罚责任人500元，造成物品损失责任人按物品原值1～５倍处罚2遗失或人为损坏可重复使用的办公用品，根据实际使用情况，参照采购时入库价格进行1－5倍赔偿。

5．3.3因使用或养护不当造成人为损坏的办公设备，由当事人按物品原值1～5倍赔偿.六、附件：1、《办公用品领用流程》　 　 ２、《办公用品申购表》附件1：办公用品领用流程各部门提报《办公用品申请表》综合管理部汇总采购部请款行政总监批示副总裁批示采购部采购综合管理部入库各部门领用 综合管理部出库附件2：　 　 　 部　　 月份办公用品申购表序号办公用品名称规格数量单位备注123４56７８９10111２１314１5注：1、《办公用品申购表》于每月2５日前交到集团综合管理部 　 ２、《办公用品申购表》上报前必须有部门经理签字确认. 　3、集团将根据各部门每月领用的办公用品核算费用成本.　　 4、如公司或部门有活动,请在备注中说明制表人： 　　 　 部门经理签字： 　 　　 　 　 　 　 　制表日期：附件1：　 车辆使用流程完成此单行程回公司交车综合管理部负责人安排出车使用人填写《用车申请表》综合管理部负责人审批签字本部门负责人审批签字ﻩ附件２:　油料领用流程 　 　 车辆使用人申请综合管理部根据车辆用油标准开据加油单使用人持加油单到指定加油站加油综合管理部与财务部共同与加油站核帐、结款使用人持加油单到指定加油站加油附件3: 　 　 　使用人日常维护车辆维修流程需要维修时填写《车辆维修申请表》行政总监审批签字主管副总裁审批签字请总裁批示车辆进行维修正常机械故障到指定维修厂违章造成的故障外地维修集团结算费用个人承担费用行政总监批示主管副总裁批示请总裁批示车辆进行维修集团结算费用附件４:　 　 　 　 　　用车申请单申请日期申请部门申请人用车事由：驾驶人：乘车人:乘车路线（全程）:往返时间： 　 　 　 时 　　　 　 　 　分至　 　 　 时　 　 分用车部门经理签字: 　　 　 　　 　综合管理部签字:公文管理制度（试行）一、目 　的：规范公文管理，规定公文办理程序 二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门(以下简称“各公司”）三、定 　 义:3．1外单位：指联拓集团以外所有单位四、权 　责:４。

１ 综合管理部：负责宣导、解释并指导如何执行 4．2 集团各部门、各品牌公司、各营业厅五、内　　　 容:5.１　公文应按照“拟写—校对—编制文号—审核—呈报—审批-登记—行发-存档”的程序办理2外单位给集团的来文，由总裁办公室负责办理；给所属各公司的来文，由各公司办公室负责办理５.３ 以公司名义向联拓集团及外单位发文,由各公司办公室负责办理,总裁办备案４各公司向联拓集团发文，由综合管理部负责汇总上报5．5公文呈报须使用统一格式，部门负责人须对公文内容的准确表述及文字、文号的正确无误负责,并应签报必要的意见或建议5.６公司、公司各部门、所属各公司发文须使用规范文号及格式１文号格式：1、集团董事会　 　 　 　　 联董字［年号,下同］×××号2、集团总裁办公室　　 　 联总办[ 　 ］×××号3、运营管理部 　　 联运管［ 　 ］×××号4、综合管理部： 　 　 　 　　 联综管［　 ］×××号5、人力资源部： 　 联人力[ ］×××号6、财务部： 　 　　 联财务[ ]×××号7、采购部　 　 　 　 　 联采购[ ］×××号8、资金动作部 　 　 联资运［　 ]×××号9、战略计划部　 　　 　 联战略[　 ］×××号５。

2．2所属各子(分）公司文号由各公司编制5.７公文呈报５.8.1　 公文应按“阅件"、“批件”分卷呈报.５.８１阅件:无须或未明确请求上级批复的公文５.８.1．2批件：请求上级批复的公文5.8公文审批5.９1审批人应对阅件给予签阅或批示5.9．２审批人应对批件给予批复5．9．3 遇审批人外出，急件可用、短信、电子邮件等方式请求批复59公文登记与行发５．９1公文行发前，须使用统一格式的《公文登记簿》登记5９．2公文须使用《发文登记簿》行发(临时性公文可采用原稿背书方式行发）.收文人须在《发文登记簿》上签收5.10公文存档5.10.1行发后的公文按《档案管理规定》存档六、附 件：公文格式声橡档案资料制度（试行)一、目 　 的：加强集团声橡档案资料的及时归档和妥善保管二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门(以下简称“各公司”）三、定 　 　义： ３．1声像档案:是指集团各部门、各品牌公司、各营业厅或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录影、照片、影片等辅以文字说明的历史记录３.2声像档案：一般由录音带、录影带、摄像带、照片（含底片）及文字说明等组成3.3声像档案：是公司卷宗的组成部分,必须由档案员集中统一管理四、权 　 责：4.1 总裁办:负责宣导、解释及日常管理4．2 集团各部门、各品牌公司、各营业厅:负责执行五、内 　 容： 5.1　 　声像档案资料的收集 5.1.1 收集范围:（1)反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；（２)各级领导人和着名人物叁加的与公司有关的重大活动的声像资料；   　 (3)集团有关人员组织或叁加的重要会议的声像资料;（4）涉及公司权益的声像资料;（5）其他单位形成的与公司有关的重要声像资料;(6）其他具有保存价值的声像资料；5。

１.２  收集时间:（１）声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，应在档案资料形成後一周内交予集团档案室２）档案员有责任随时徵集具有保存价值的声像档案资料5.1.3   收集要求：（1）录音带、录影带、摄像带、照片（含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施.凡未按规定归档的，其形成费用不予报销,以防散失;（2)接收原版、原件,特殊情况下可接收复制件；（3)声像资料的内容要真实,底片、原件与影像、复制品要相符2　 声像档案的整理 51 声像档案的整理,包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便於保管和利用5.2.2 声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助2.3 分类、编号：(1）照片档案按年代、问题分类.同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号底片在卷宗内编流水号格式:卷宗号—流水号2）录音带、录影带、摄像带按年代—问题分类，按内容编号同一内容分录几盘的应视爲一个案卷，编一个案卷号，然後每盘再依次编排序号.（3） 编注与其他载体档案相联系的叁照号格式爲（档案形态)档号/(档案形态）档号２.4   保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限.５.２.5   文字说明的编写：(1)文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者）等。

２)编写文字说明的要求：A、准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部资讯，标注专案正确齐全；Ｂ、照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明.录音带、录影带、摄像带按案卷编写文字说明一组声像资料联系密切的应加文字说明:C、文字简洁、语言通顺;D、时间用阿拉伯数字表示.５.26   编制格式:（1）照片编制采用横写格式其格式爲照片/底片号-文字说明－叁见号-摄制时间—摄制者2)录音带、录影带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页按要求逐项填写7   案卷要求:（１)将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放2）卷内目录：照片、底。