联想的秘书手册(1).doc

秘书手册（试讲稿）遐想电脑公司企划部秘书处目录媒介34第一章秘书必备的素养⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯第二章秘书的主要职业技艺⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯第一局部一样平常事件处置⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯、、邮件、文件治理、手刺55第二局部日程布置⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯总体日程布置⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯出差日程布置778集会布置⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯媒体采访⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯年夜型运动⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯突发来访招待1318212425252526272730第三局部相同与和谐⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯外部相同⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯外部相同⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯秘书应存在的礼节秘书礼节素养的培育第四局部笔墨支撑⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯第五局部集会支撑⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯媒介---------在很多人眼里，秘书还是一种即让人熟习又不被人了解的职业秘书的辅佐跟顾问感化在该职业特点中最具代表性，他们是指导的左膀右臂，是指导与公司高低保持相同的桥梁，为此，他们必须一心一意并精确无误地供给支撑与效劳，从而表白出其本身代价。

优良的秘书会使人想到老练、夺目、忙碌的办事风格，遐想到待人接物时文质彬彬的仪态；遐想到在他们脸上那一惯展现胸中有数的模样⋯⋯不管怎样，秘书那个词会让很多正预备从事那个职业的人们有着太多的想像但是,秘书的任务到包含哪些，在秘书的任务眼前另有些什么，这是被非常多人疏忽的在遐想，秘书及行政助理、部分文员是一只庞年夜的步队，在遐想的年夜情况下，年夜伙儿各就列位地支撑着很多一样平常冗杂事项的处置在指导处置每一项任务的时侯，咱们会随时身处此中，自但是然成为此件状况的某一环节，而弗成或缺，偶然咱们需要表演更多脚色，，以习惯任务布置跟指导需要不看基本上秘书，但因为所效劳的工具差别,各部分性子差别,其所进行的任务义务也必定存在着非常年夜差别，但因为秘书任务是以效劳为其全然性子，这在特性的寻寻上为咱们供给了依照现实上有非常多相似的任务差别之处只是因为事情表面上的差别，实质上基本上能够归于一类的不管什么时分，慎重认的确任务立场是秘书们不遗不弃的职业操守，而古代秘书的职业请求在尊奉这一理念的根底上更要增强这一才干的综合应用跟发扬因而，什么是一个杰出地秘书的该存在的职业素养，什么样的秘书会掉掉指导的承认，在遐想,差别岗亭的秘书在进步任务效力的呼声下又该做什么呢？这些是咱们不时以来需要探究的咨询题，也的确是这此些思维火花碰撞出咱们最后编写本手册的办法。

咱们--作为企划部秘书处的秘书，在临时的任务之中，在指导一样平常所给的帮助中以及本身在各项任务中的教练使得咱们为本身寻寻到了一些实用的任务办法，积存了一些任务经历跟技能，在处置很多相似情况时构成了一些习用做法跟商定俗成的规则，咱们将这些点滴逐个收集，在经过了重复总结跟提练、否认跟自创的进程后，已将其做成了本部分任务的一种规范，告竣了在办法跟流程上的一致咱们置信，在我们自己的不懈尽力跟对秘书任务的酷爱之下;为遐想,为咱们的奇迹将来的展开停顿一番斗争后,咱们定会做出后果.咱们急切地相想早日让这本小册子与年夜伙儿会晤，希望它能为偕行们的任务中供给便利快捷的参考之用，同时咱们特不情愿将这些经历跟技能共享出来跟年夜伙儿一同探讨，也希望能应用如此一个机遇使我们的任务掉掉指导跟专家的指导，以发觉咨询题，补已之短秘书手册实用于公司各部秘书及行政职员，尽力于赐与任何一个遐想人对于行政方面的指导手册编写任务是由企划部秘书处实现的，在此其间咱们掉掉了来自部分同仁及高低各部分的相干职员的鼎力支持，在此，咱们深表谢意，对于本手册所收集的内容，因为水平无限，不当之处请及时向咱们提出，咱们热忱希望着你的看法这本手册跟着任务需要咱们还将不时弥补完美，使手册真正能够成为一部遐想秘书的行动指南，为你效劳，为你所用。

第一章秘书必备的素养一、职业化秘书的规范:敬业肉体耿直--公道，保持既定政策跟原那么榜样感化诚实--捕风捉影指导风采敬业--以任务为荣，设定高的任务水准取信--不践约、不违约、不食言、不泄密勤劳--尽力任务，不时进修营业才干批示与操纵才干合作肉体有序--拖拉，有条不斋进修与翻新才干高效--寻求效力跟效益知人善任的才干看待看法与批判年夜局不雅牢靠--按商定实现任务，保质、保量、及时二、秘书的职业立场自动性（Initiative)习惯性(Flexibility)团队肉体(Teamwork)尊敬不人(RespectforPeople)翻新肉体(Creativity)保持原那么(UncompromisingIntegrity)效劳与奉献(Service&Contribution)认同与分享(Sharing)双赢与相互依存(Win-win&Interdependence)温顺的心跟自省第二章秘书的主要职业技艺第一局部：一样平常事件处置一、拨打/接听的次序跟技能1、打前的预备预备好记载本跟笔把要与对方阐明的状况、内容的次序庞杂列在记事本上，并逐个核查无脱漏预备好通话时需要的文件资料查阅对方号码，确认无误，开场拨打。

2、正式拨打：拨通后，确认对方公司及姓名，而后热忱而有规矩的说：如需与有关职员通话，应有规矩地请对方传呼或传达如告诉对方的内容较庞杂，应自动提醒对方做好记载逐个将状况阐明，留心言语扼要、精确；“你好！我是遐想电脑公司**部**通话完毕后，确认对方已放下发话器，而后放3、接听3声铃响内将接起，平跟有规矩的：推断WHO，分以下多少种状况：“你好！我是**部**来电职员总司理可接时总司理不在时直截了当转入记载留言直截了当下级及平级如事件紧迫，记载下级，速联系总司理回电咨询清状况梗概，转接时向总司理阐明梗概后转入咨询清梗概，如不紧迫，记载上去转告总司理内部直截了当上司普通员工如状况紧迫，告诉总司理联系办法咨询清事由，如需要，转告总司理；其他可视状况处置咨询清提要，向总司理阐明后，而后转入记载留言主要且严密如事件紧迫，记载下级，速联系总司理回电外部主要但不紧密咨询清提要，向总司理阐明后，依总经理唆使转入或不转入记载留言，向总司理报告不主要且不严密咨询清提要，酌情处置假设通话内容较庞杂，或有不清晰的所在，最后该当将要点重复一便，免得脱漏或有偏向通话完毕后，确认对方已放下发话器，而后放4、通话技能：一样平常规矩用语：询咨询对方时，可用：“请咨询你那里？”、“请咨询你怎样称谓？”“请咨询有什么事？”等对总司理直截了当指导、保持常常联系的外部、外部职员应在一样平常任务中只管熟习，抵达闻其声知其人，并及时予以转接。

如对方有事需要你传达，须要时需将对方姓名、单元、号码以及需要传达的事再重复一遍，以便须要时再与对方联系如不克不及控制总司理是否要跟对方通话的状况下，不克不及随意答复总司理“在”或“不在”，可说“请你稍等一下，我去看看**总司理是否在？”，而后叨教总司理是否转接如遇总司理不肯接听对方，那么可用婉转的语气：“实在负疚，**总司理这是不知上哪去了，我见到他时再给你回个；假如你便利的话，是否让我传达你的状况？”做到有礼有节、点水不漏在明白身份但不告诉事由的状况下，如便利可询咨询总司理后决定是否转接；也可询咨询对方是私事依然私事，如是私事可让对方知晓，将事由告诉自己也可抵达目标在对方不肯告诉身份及事由的状况下，经重复询咨询后未果，可婉转完毕通话假如对方三言两语，言之无物，能够说“请咨询你另有不的事吗？”或“对不起，我另有急事要办”等完毕通话如一个未完又来一个，应视内容跟对方身份，让紧迫的、主要的职员先讲，同时规矩的通知另一方稍候半晌，或记载对方，稍侯打过来收拾留言，在总司理返来后报告相干信息二、1、将分类：1）需要总司理自己批阅的，依照总司理授意处置2）由秘书来待为处置的：A、转给其余相干担任人B、由秘书自己复兴应用电脑公司规范CI格局恪守公牍写作规范保密文件需要时，应先与对方联系，发送到指定机上，发送后再与对方确认。

需请对方帮助抄送时，务必在文件注释前加以阐明，列明抄送范畴务必在件首页上表明总页码，并在每一页文件上标注页码2、须要的分类存档三、邮件1、依照邮件范例（如急阅件、待处置件、须知通知、普通通知、报表、讲演件等等）或按具体工程设置子文件夹/总结、旧事/转达、公家邮2、将收件箱中的邮件过滤，删除不用要的邮件，而后分如下：1）需要总司理自己批阅的，存入响应文件夹，局部依照总司理授意复兴邮件，或催促、帮助总司理在规则时辰内处置相干事件以总司理名义复兴时，要在语气上予以留心，并从总司理信箱收回；以秘书名义发送时，要阐明邮件内容为总司理授意2）由秘书来待为处置的：A、转给其余相干担任人;B、由秘书自己复兴3、如收回的邮件需要追踪后果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时检查，需阐明4、需要总司理批阅、修改的邮件打印出呈送，而后担任复兴或传达；5、主要邮件及时停顿存档四、文件治理（参看团体《秘书手册》第33-36页）（附文件处置流程）1、浏览文件，推断是否应由总司理处置，而后考核文件格局是否准确、内容表述是否明晰、完好2、对文件停顿分类：待批、待阅件，紧迫、不紧迫，写明文件择要（须要配景资料、审批起因），便于总司理3、按总司理修改看法复印后转发、呈送（可参照文件治理规则）4、须要文件停顿存档。

须要的状况停顿追踪，反应后果注：、邮件、信函等外容为外文的，应及时译出五、手刺1、分类：可依照总司理营业状况分类，如公司范例、客户范例、地区等；2、寄存：手刺盒录入到NOTES通信录中（更易查寻，但需要录入时辰）3、应预备一手刺夹，寄存与总司理联系严密且主要的职员手刺，并保障查寻时便利快捷第二局部日程布置操纵日程，象征着你与总司理一同有序任务日程布置”是指时辰排定的指导任务方案，是指导任务量、任务效力、任务后果的一种反应，是时间治理艺术的会合表白秘书的职责是当好“总管”按日程布置为指导做好种种须要的预备，并提醒指导实施本文将从总体日程布置、出差日程布置、集会布置、媒体采访、年夜型运动跟突发来访六局部加以详细阐明并供给笔墨模版，希望能给年夜伙儿的任务供给参考日程是指导的任务品质，任务效力，任务后果的一种表白，而计划、布置指导的任务日程是秘书的一项全然任务这项任务看似庞杂，但却特不主要，它是秘书辅佐总司理任务的根底，布置好总司理的日程，象征着秘书将跟总司理一同停顿有序的任务作为秘书必定要仔细不雅看指导的任务习惯跟办事风格，调剂自己的任务办法，自动习惯指导的任务节奏在不告竣默契的状况下，最幸亏合作之初与指导做一次深入相同，精确了解指导的请求、需要，并对能够会碰到的一些状况的处置原那么告竣共鸣，为日后任务的顺遂展开做铺垫。