企业档案信息资源建设研究.doc

企业档案信息资源建设研究 李欣佳 中国航发哈尔滨东安发动机有限公司 摘 要： 档案信息是支撑企业生存与发展的重要资源, 加强档案信息资源库建设是实现企业档案信息有效整合和高度共享的一种管理思路本文在基于对企业档案信息资源利用需求调查研究的基础上, 深入分析档案信息资源管理现状与档案信息需求之间的差距所在, 提出了档案信息资源库建设的基本策略关键词： 档案信息; 资源库建设; 信息需求; 信息资源是知识经济时代国家和社会重要的战略资源信息资源的科学管理和高效共享是企业发展、提高核心竞争力的重要因素一个企业的档案信息资源既是其经营、管理等业务活动的真实记录和反映, 同时也是弘扬企业文化的重要载体档案信息资源库建设是基于统一的信息资源共享平台, 通过档案信息资源的充分采集、有效组织、系统整合和统一开发, 达到档案信息资源的快速传递和高度共享的目标一、企业档案信息资源建设的必要性东安集团作为国家“一五”期间的重点企业, 近年来以“两融、三新、五化、万亿”发展战略为指引, 显现出改革发展的强劲势头档案部门作为为各部门提供档案信息资源服务的一个专业机构, 必须加强创新能力建设, 不断提升服务水平。

档案信息资源库建设着眼于实现档案信息的有效整合和高度共享, 其立足点和落脚点均在于为各部门提供高效、便捷的档案信息资源服务, 为集团业务开展提供信息资源支撑近年来, 随着中航工业在所属的 200 多家企事业单位进行数字档案馆的试点和建设工作, 各类信息通过金航网和 OA 系统、PDM系统管理和应用, 但仍有大量的文件资料、声像材料、出版物、史志资料、业务信息等资源分布比较分散, 利用十分不便因此, 如何实现档案信息资源的科学管理和高效共享, 加强企业档案信息资源建设, 成为一项重要议题一) 档案信息个性化需求强烈企业中的不同部门不同员工由于其担负的职责任务不同, 所关注的信息内容自然各不相同;同时, 同一员工在不同时期的工作重心不尽相同, 其对档案信息服务的需求也存在差异当前, 档案用户已经不满足于通用型的档案信息服务, 而是希望得到满足其个体需求特征的个性化档案信息服务二) 归档机制有待健全文件归档工作是丰富库藏信息资源内容的最主要途径, 但是由于未能明确将文件材料归档工作纳入到各部门的工作计划管理流程及岗位职责中, 归档工作往往是部门员工的自觉自愿行为, 仅限于你交什么、我就归什么的被动状态。

现存库藏信息类型仅限于归档的部门红头文件和个别型号的产品档案, 其他类别档案归档较少并且系统性较差同时, 档案之外的信息资源归档工作几乎处于空白状态如此, 难以保证归档工作的高质量、高效率三) 信息资源质量有待提高部分档案存在信息内容不完整、不系统的问题, 难以追溯有关情况;库藏基本上是原始状态的档案信息, 缺少经过深度加工的档案信息产品由于未及时对到期档案进行价值鉴定, 库藏档案可能存在无保存价值的档案信息虽然存量档案的数字化工作一直在推进, 但由于资金、人员、技术等因素的影响, 已经实现数字化的档案信息质量不高, 出现扫描档案内容不完整、目录与全文衔接不上等问题, 并且相对于用户对数字档案信息的利用频率, 馆藏档案的数字化率亟待提高四) 档案服务方式有待优化档案利用审批手续繁琐, 审批渠道并非合理、顺畅在一定程度上限制了员工的常规性档案信息利用需求, 导致档案信息资源利用率不高档案人员仍旧习惯于坐等利用者上门的被动服务状态对于利用者需求特征的分析研究较少, 对于利用者关注什么、需要什么不够了解, 对潜在利用者的挖掘更无从谈起二、企业档案信息资源需求的现状(一) 需求态势强劲调查对象对档案信息资源的利用需求十分迫切, 他们急需获得更加丰富、便捷、专业的档案信息资源服务, 为当前的工作任务提供参考借鉴、行动佐证, 提高办公效率和质量。

泛档案”信息需求强烈档案用户已不再满足于获得某一份档案, 而是希望得到超越档案范畴的综合性信息资源服务, 获得以某项专题内容为基础的集文件、档案、情报、图书、文献等为一体的、全方位的知识服务二) 信息需求深度不断增长当前, 库藏档案信息量不断增加, 调查对象自身也面临着工作面不断拓展、工作内容不断增加、工作节奏不断加快等问题, 往往没有时间和精力逐份查阅档案, 而是希望获得经过提炼浓缩的档案信息, 在短时间内掌握最广泛、最系统的信息内容, 以快速拓展工作视野, 提高工作效率三) 档案信息个性化需求强烈单总部不同部门、不同员工由于担负的职责、任务不同, 各自关注的信息内容自然各不相同同时, 同一员工在不同时期的工作重心亦不相同, 其对档案信息服务的需求也存在差异当前, 档案用户已经不满足于通用型的档案信息服务, 而是希望得到满足其个体需求特征的个性化档案信息服务三、企业档案信息资源建设规划档案信息资源库建设是一项系统性工程, 需要在建立健全档案工作机制的条件下, 不断丰富馆藏档案资源, 提高馆藏档案质量, 整合各类信息资源, 建设档案信息共享平台, 从而为档案信息资源库建设提供管理基础、资源基础和利用平台。

一) 不断丰富和优化馆藏档案资源在现有馆藏档案门类基础上, 系统梳理文件材料的收集渠道, 确保归档材料的完整、准确、系统进一步健全馆藏档案门类, 逐步建立健全重大决策、经营管理、重要设备、声像档案、宣传出版物等门类档案, 确保档案信息门类齐全根据企业业务拓展情况, 不断扩大档案接收范围, 加大重要档案的征集力度为进一步优化馆藏档案资源, 应成立档案鉴定委员会, 定期开展馆藏档案鉴定工作, 判定档案保存价值, 调整档案保管期限对于已经达到解密期限可以公开的档案信息应及时公布开放;对失去保存价值的档案进行监督销毁做到以最少的馆藏档案容纳最多、最优的信息资源, 实现馆藏结构最优化二) 深入开展档案编研工作档案编研工作必须走出以档案史料编纂为主的狭窄空间, 应结合行业发展动向和中心工作任务, 及时分析研究档案用户的信息需求特征, 积极利用现代多媒体技术和数字技术, 将分散在不同地域、不同载体上的有关某项专题的档案信息集中收集、加工、编排, 深入分析研究相关内容, 为有利用者提供深层次的档案信息三) 建立档案信息数据库按照现有馆藏档案资源体系, 兼顾用户的利用需求方向, 采用现代化技术将各种载体档案实现数字化存储, 分门别类建立相应的数据库, 如文书档案库、航空史志库、厂史大事记库、航空年鉴库、重大决策档案库、重要人物档案库、声像档案库、实物档案库等。

要建立高质量、大容量的档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库, 推动全文数据库建设与目录数据库建设的并行发展, 实现档案目录信息与全文信息的有效对接将原始性档案经二次开发产生的档案编研产品与档案内容密切联系的相关资料等纳入到档案信息数据库中四) 加快存量档案数字化工作目前, 馆藏资源仍旧是以传统载体方式存在的档案, 如纸质档案、胶片档案、实物档案等通过信息共享平台提供利用的前提条件是对传统载体档案进行数字化处理在现有数字化工作基础之上, 应逐步配置完备各种专业数字化处理设备, 将以传统载体形式存在的档案资源通过各种方式转换为电子文件, 并通过导入导出模块将数据迁移到档案信息管理系统中为用户提供利用服务参考文献[1]张福君, 李红梅.企业档案信息资源库建设[J].档案学研究, 2011 (5) :42-45. 。