外派人员费用报销制度.doc

编号：财字20130715-O1广州美加棉花贸易有限公司Guangzhou Mega Cotton Trading Corporation财务报销制度（国外版）1 目的明确报销程序及要求，确保支出合理、真实2 范围适用于美加棉花贸易有限公司3 定义3.1 审批：指在审批人权限范围内，未违反公司制度情况下的复核（审）作 用， 有权对有争议的费用提出质疑，并提请更高一级领导裁决3.2 签批： 是指对该项费用有最终决定权利签字3.3 合法凭证：指有效的发票及签认的单据4 职责与权限4.1 申请人：索取真实、合法凭证；整理、粘贴、填写相关凭证交部门负责人审核；4.2 部门负责人：审核并确认申请人凭证的真实性及合理性4.3 人事行政部负责人：负责如办公场地的租金、水电费、管理费、后勤人员交通费、费等；非业务类员工工资、业务类员工基本底薪等定额工资、五险一金4.4 财务部负责人：根据公司财务制度、公司费用报销制度及相关规定，复核费用、报销申请和支付费用的审批4.5 总裁办助理：负责公司整体运营费用报销支出的审批；4.6 总经理：费用额度、标准的核准审批，预算外、额度外费用的签批和特殊经费的签批。

5 费用报销标准、额度5.1 个人费补贴； 1、 员工因工出差国外，可向公司申请个人费补贴人民币300元/月2、 审批通过后由部门助理统一填写报销单并负责在每月10日前收集话费发票，经人事行政经理审核，交财务部门复审，每月一次以补贴形式定期统一发放3、 通讯补贴要求提供有效发票，无发票不予报销，超额部分不报销5.2 跨国当地市内交通补贴可使用交通工具所有员工（不限级别）地铁、巴士、TAXI实报实销月租车需先OA申请审批，实报实销备注：1. 人员因公外出的当地交通费用实报实销，需注明起讫地点、时间和事由出差人员应该尽量使用公共交通工具，避免搭乘私车等缺乏安全保护的交通工具2. 出差人员如因特殊需要（如接待贵宾）外埠市内交通费超出标准较多，经预先申请，总经理批准同意，交通费可以按照所提供的票据实报实销，但本次出差不再享受交通补贴3. 所有享有集团公司车辆补贴的人员不重复享受其他交通补贴u 车辆费用报销标准及相关规定1) 原则上当月报销上月的费用，每月报销一次，最迟在费用发生后的两个月内报销完毕，否则过期不予报销2) 为方便管理，报销单交到人事行政部的时间为每月15日、25日，其他时间不受理。

3) 所有报销必须在OA系统录入报销单，同步于线下也走纸质报销单，报部门负责人审批，交到人事行政部进行审核，由人事行政部统一交给财务部进行报销4) 路桥费、停车费等，凭出车记录及真实、合法票据报销，财务部负责核查票据日期及加油情况是否与出车记录相符；司机填报出差补贴支付证明单时需经用车人员签名，经车辆调配负责人审批出车记录记载每次出车事项、时间、去向）无出车记录者不予报销；5) 以上费用报销额度标准超出的，由使用人自付6) 一切人为或工作疏忽、违规驾驶造成的费用损失，由责任者自付，公司不予报销；5.3 差旅费（国外报销标准）出差前，需OA填报出差申请，按批准额度办理借款，出差返回七个工作日内办理报销还款手续；Ø 境外差旅补贴：20美金/天； （该补贴已包含餐补、生活补助）备注： 出差期间若发生应酬费，则当天的出差补贴相应扣减 差旅费需及时报销，无特殊情况尽量在15天内完成报销5.4 应酬费用管理规定1、 原则上，一切的应酬费开支必须事先经过OA申请审批流程通过，若特殊情况可在后补OA流程后给予报销2、 所有应酬费开支都需开具真实有效的发票，若因特殊情况产生无发票消费支出时，必须说明情况报批总裁审批同意，补发票支出，无票一律不予报销。

3、 大额应酬费支出，需在OA申请中写明：应酬理由、几人同行、消费地点、预算额度等内容，经总裁批准后方可支出核销，凡未经批准或超额部份由个人自行承担4、 报销应酬费时须注明：应酬人员、应酬时间、应酬事项、应酬地点、应酬结果等简要情况说明，交该上级领导和财务部审核5、 凡不属于公司的应酬费用，一律不予报销如有弄虚作假，一经发现则全额扣减或限期退还公司，并视情节轻重给予经济处罚6、 以上应酬费额度，不包括实物礼品、礼金赠予凡实物礼品和礼金赠予的公关费用和特殊市场费用都必须先OA书面申请，经总裁审批同意后方可列支、报销5.5 加班一般情况下，在境外出差的性质，不接受加班申请如遇特殊情况再根据业务情况特批6 费用、业务审批流程:6.1 费用报销：董 事50000元ANN50000元ANN经办人申请直接上级审 批财务部复 核人事行政部审 核总裁办助理6.2 员工工资申请支付流程1、工资发放流程：人事行政经理财务部复核ANN总裁办助理2、 业务提成发放流程：经办人申请主管业务总监人事财务复核ANN总裁办助理6.3 借支、冲借支流程1）借支流程：经办人申请直接上级审 批财务部复核ANNANN50000元董 事50000元总裁办助理冲借支流程：直属上级审 批经办人申请财务部复核ANN总裁办助理6.4 资产申购流程：经办人申请人事行政部财务部复审ANNANN50000元董 事50000元总裁办助理6.5 送礼申请流程经办人申请直接上级ANN归档总裁办助理6.6 业务流程：1）合同会审流程：部门负责人总裁办助理/财务总监经办人申请直接上 级2）棉花采购付款流程：财务部复 核ANN经办人申请商务复 核出纳归档3）期货买入流程：出纳归档经办人申请董事KEN4）期货资金汇划流程：出纳归档经办人申请董事KEN5） 物流费用支付流程：财 务部复 核申请人ANN出纳归档商务主管国外：DAVID王晓刚Steven6）佣金申请流程经办人申请财务部审核总裁办助理董事KENANN直接上级7）佣金支付流程：总裁办助理财务部审核经办人申请直接上级董事KENANN出纳8）出货流程：商务执 行仓库物流部经办人申请商务部复核归档9）销售返利申请流程经办人申请财务部审核总裁办助理董事KENANN直接上级 10）销售返利付款流程经办人申请出纳ANN董事KEN财务部直接上级11）特殊申请流程经办人申请直接上级：财务商务行政总裁办助理ANN归档7 报销需注意事项和对单据的要求1、 在支付证明单“科目”处填上费用发生公司名称。

2、 报销事由须填写详细（发生日期/月份、事由），如X月话费费用，公司X月X日—X月X日租金一定要注明清楚，并在备注栏填写附件（发票）张数；特别事项应以黄色告示贴写清楚贴在支付证明单上；3、 所有的签名需用中文全名；4、 不要涂改任何地方，金额处涂改无效；5、 大小写金额必须填写一致；6、 使用的支付证明单按公司提供样式购买；7、 固定费用（房租/管理费/税金/等）不可和其他日常支出填在同一张支付证明单上；8、 当月费用必须在次月报完，以发票日期为准，如超期，不给予报销如特殊情况无钱垫付的费用，须填写借支单；9、 费用报销需凭合法凭证报销，发票内容完整发票抬头按公司全称填写取得发票如未填写发票抬头、日期的，请报销人自行填写；原则上无发票不能报销，如因特殊原因未取得发票需要报销的，由报销人自行负责提供相应的发票，再附上相关原始单据，并用“黄色告示贴”注明原因贴在单据上，证明人签字证明，或购买无发票的物品，必须有购买商家开具盖章的收据或者小票，财务才给予报销；10、 原始单据必须用胶水粘贴在支付证明单后面，个人的应酬费、差旅费、交通费等各项支出，请报销人按填写顺序粘贴相关发票并在票据后作出相关说明事项，不得使用订书机装订；如所附发票太多，需分层次粘贴，且粘贴面积不要超过A5大小；单据粘贴时，正面朝上，金额栏向右；11、 报销单，每周二日前将本周报销单送达财务部会计；12、 总部实行报销款打入工资卡，请在报销时将开户银行与账号写在支付证单背面和OA指定的账号上；13、 人事行政部每月核查公司各固定的通话记录，能确认出不属公司业务类的且查出责任人的，由该责任人自理费用；14、 如报销时不能提供发票，请先走借支流程，待发票回来以后冲减借支；15、 在出差行程中因非工作原因修改行程的，须先经OA申请，否则不予报销该行程费用，并给予违规警告处分。

16、 不符合以上规定的报销单据，一律不予报销，退回报销人重新整理8 财务人员审批、支付费用报销单规定1、 会计审核费用报销单时，必须核查费用报销是否在规定的标准内，核查报销金额是否准确，发票是否符合报销业务要求、是否真实，无发票的报销单有否备注说明对不符合要求的费用报销单必须告之报销人退单理由； 2、 费用报销如属于冲借支的，必须核查所冲借支是否与实际借支相符合，如有不符财务审核人员有权提出异议；3、 出纳不得支付未经审批核准或审批核准手续不全的报销单；4、 财务人员坚持原则，不符合规章制度的支出必须坚决予以抵制，对有疑问的支出交财务上级审核处理，审批后方予以付款9 附则1、本制度自公布之日起开始实施，由财务部负责解释；2、本制度如有变动以公司另行公布为准财务部/人事行政部2013年7月15日1 。