物资管理规定.doc

Q/.09.2.01.001.06##选煤中心标准化委员会 发布2012-04-10实施2012-04-10发布物资管理规定Q/09.2.21.004-2012##选煤中心企业标准1Q/09.2.21.004-2012 物资管理规定1　 目的规范物资管理业务流程，努力提高效率，在保障物资供应前提下，合理控制库存，保护物资安全2　 范围本规定适用于除纳入固定资产管理的设备以外的材料、备品配件等物资需求计划的申报、调拨（委托采购）、验收、储存、领用全过程3　 术语定义3.1　 委托采购是指因该物资采购批量小并且使用单一，或者是紧急需用物资，经物资贸易部批准，委托选煤中心采购的物资3.2　 物资本规定所指物资是指除纳入固定资产管理的设备以外的材料、备品配件、办公用品、劳动保护用品4　 职责4.1　 按公司集中采购管理规定，除委托采购物资外，所有物资由物资贸易部集中采购4.2　 供应部负责材料、备品、配件、办公用品、劳动保护用品的供应与管理4.3　 信息科技环保科负责计算机配件、耗材的供应与管理4.4　 机电管理科负责设备性材料的供应与管理4.5　 人力资源科负责劳动保护用品的需求计划提报与发放审批。

5　 管理要求5.1　 需求计划5.1.1　 物资使用部门应按要求编制年度、月度物资使用计划年度物资计划是需求计划，依据物资消耗规律编制；月度物资计划是实际使用计划，依据生产、维修、建设任务编制物资使用部门编制的使用计划必须详细描述所需物资的规格型号、技术要求、数量与用途备品配件还应注明主设备型号；有特殊要求的物资并指定生产厂家的，需要附单一来源采购申请单一来源采购申请由使用部门提出申请，说明该产品是设备配套专用并无替代品或专有技术产品、独家代理等原因，由分管领导审批5.1.2　 专项工程物资应当执行一工程一物资计划制度，并根据工程进度注明预计的物资使用时间5.1.3　 物资使用部门编制的物资使用计划由选煤中心分管副总会审批物资管理部门根据经批准的物资使用计划，平衡库存情况编制选煤中心物资需求计划，按规定的审批程序及权限审批并传送物资贸易部5.1.4　 因生产、安全急需物资使用部门可申请临时急用物资计划，临时急用物资计划需经分管领导批准，物资管理部门应积极协调，满足生产及处理突发事件需要5.2　 委托采购5.2.1　 审批权限：单批物资价值在30万元（含30万）以下，由分管经营领导审批；单批价值在30万元以上50万元（含50万）以下的，由行政正职审批；单批价值50万元以上的由行政办公会研究审批。

5.2.2　 采购方式：分为询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购和公开招标采购5.2.2.1　 询价采购工人程序5.2.2.1.1　 成立询价小组询价小组由物资管理部门组织物资使用部门、合同管理部门、预算管理科、监察科相关人员成立询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定物资管理部门负责制作询价采购相关文件5.2.2.1.2　 确定被询价的供应商名单物资管理部门负责推荐被询价供应商，常用物资的被询价单位原则上应为物资贸易部的合格供应商，询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价5.2.2.1.3　 询价询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格5.2.2.1.4　 确定成交供应商根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将成交结果通知所有被询价的供应商5.2.2.2　 竞争性谈判采购工作程序5.2.2.2.1　 成立谈判小组谈判小组由物资管理部门组织物资使用部门、合同管理部门、预算管理科、监察科相关人员成立询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定5.2.2.2.2　 制定谈判文件。

物资管理部门负责制作询价采购相关文件谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项5.2.2.2.3　 确定邀请参加谈判的供应商名单物资管理部门负责推荐供应商，常用物资的被询价单位原则上应为物资贸易部的合格供应商， 谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件5.2.2.2.4　 谈判谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商5.2.2.2.5　 确定成交供应商谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组从成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商5.2.2.3　 单一来源采购工作程序5.2.2.3.1　 符合下列条件之一的，可以采取单一来源采购方式：（a）只能从唯一供应商处采购的；（b）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；（c）必须保证原有采购项目的一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

属于第c种情况的，物资管理部门书面申请，经批准后，可从单一供应商处直接续签合同购买5.2.2.3.2　 成立谈判小组谈判小组由物资管理部门组织物资使用部门、合同管理部门、预算管理科、监察科相关人员成立谈判小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定物资管理部门负责制作询价采购相关文件5.2.2.3.3　 组织谈判并确定成交供应商谈判小组与供应商进行谈判达成一致意见后，必须对谈判结果进行认可，并填写单一来源采购审核表5.2.2.3.4　 确定成交供应商的原则：符合采购人需求且成交价格低于市场平均价5.2.2.3.5　 组织签订合同：物资管理部门负责供应合同签订有关事项5.2.2.3.6　 单一来源采购资料归档：物资管理部门应将采购过程中形成的采购资料按有关规定进行归档5.2.2.4　 选煤中心不采用公开招标采购方式5.3　 物资验收5.3.1　 按需求计划从物资贸易部总仓库调拨的物资，由业务经办人员、仓库保管员，根据调拨单所列内容，对照物资需求计划，对货物进行现场验收，直送使用现场的物资还应由使用部门人员参加验收并办理相关手续5.3.2　 供应商直送物资，采购员、仓库保管员根据物资需求计划、物资贸易部采购订单或供应商送货单对货物进行验收。

5.3.3　 供应商负责安装施工服务的物资，在服务完成后由物资管理部门相关负责人组织使用部门、采购员现场验收5.3.4　 物资验收采用点数、检尺、称重等手段，必要时联系使用部门参加验收发现数量不符、规格型号不对、品质不符合要求或损坏，应尽快查明原因，联系物资供应商或物资贸易部及时处理5.3.5　 对明显超储压积又发现进货的物资，仓库保管员有权拒绝验收，拒绝无效的，及时向领导汇报5.3.6　 随货物同行的相关证件、附件，应同时验收，妥善保管5.3.7　 验收完毕应及时登记物资到货记录并进行相关账务处理5.4　 物资储存5.4.1　 仓库保管员负责库存物资的保管和维护保养5.4.2　 小件物资实行“四号定位、五五摆放”，并做到“三条线”，大件物资摆放整齐5.4.3　 库存物资应根据材质、性能采取不同的保管保养方法，达到“十不”（不锈、不霉、不潮、不冻、不腐、不压、不晒、不破、不混、不碎）要求5.4.4　 随物资同行的附件、说明书、合格证等有关资料必须妥善保管，物资被领用时随物资交领用部门5.4.5　 专项储备物资应单独存放，单独建账登记5.4.6　 验收入库物资要及时登帐、建卡5.4.7　 坚持永续盘点和定期盘点，对盘盈、盘亏、损坏物资，要按规定查明原因，分清责任，填制盘盈、盘亏明细表，报分管领导，按相应权限处理。

5.4.8　 贵重物资、易燃易爆、易腐及剧毒物资设专库、专架、专柜保管5.5　 物资发放5.5.1　 物资使用部门凭经部门领导批准的领料单到物资管理部门办理领用手续物资管理部门应根据物资使用计划审批、发放物资无使用计划物资不得领用因生产急需的，由物资管理部门相关领导核实情况审批5.5.2　 待验物资一般不准发放，生产急需由值班领导批准后方可动用，并做好记录5.5.3　 物资发放要严格按批准品种、数量当面点清，因无法分割必须超量时，须经物资审批人员同意5.5.4　 物资出库应坚持先进先出原则5.5.5　 仓库保管员应及时对出库物资进行账务处理，做到账、卡、物相符5.6　 各选煤厂物资供应管理除##选煤厂外，姚桥选煤厂、孔庄选煤厂、龙东选煤厂三个选煤厂以厂为单位编制物资使用计划，经选煤中心经营管理科报分管副总审批各选煤厂设专职材料员负责到选煤中心供应部仓库办理物资领用手续，选煤厂仓库建立物资台帐，设专职保管员管理仓库，负责选煤厂仓库入库、出库物资的登记供应商直送各厂的物资，物资管理部门业务人员、厂材料员、厂仓库保管员对到货物资验收各选煤厂仓库管理执行本规定物资验收、存储、发放有关条款各选煤厂应建立厂内物资领用台帐，详细记录物资消耗方向。

物资管理部门定期检查、盘点分厂仓库的帐务记录和实物，监督物资正确使用6　 其它规定6.1　 本规定解释权归##选煤中心6.2　 本规定自发布之日起实施7　 形成记录7.1　 物资到货记录7.2　 物资调拨单7.3　 物资领料单7.4　 物资收发存月报表1。