开好党政机关大型会议的21个工作流程.doc

1 - 开 好 党 政 机 关 大 型 会 议 的 21 个 工 作 流 程一 、 会 前 筹 备1． 拟 订 会 议 方 案 会 议 方 案 是 组 织 安 排 会 议 的 总 纲 ， 是 会议 意 图 、 目 标 、 计 划 实 施 的 书 面 表 现 形 式 内 容 包 括 ： 会 议 名 称 、时 间 、 地 点 、 规 模 、 主 要 内 容 、 议 程 、 拟 请 出 席 领 导 、 参 会 范 围 、日 程 安 排 、 文 件 材 料 目 录 、 宣 传 报 道 、 食 宿 行 安 排 、 安 全 保 卫 、工 作 班 子 组 成 及 职 责 分 工 等 制 订 会 议 方 案 要 坚 持 复 杂 程 序 简 明表 述 、 简 单 问 题 慎 重 对 待 的 原 则 ， 增 强 方 案 的 指 导 性 和 可 操 作 性 方 案 报 送 相 关 领 导 审 定 后 ， 要 立 即 召 集 相 关 单 位 负 责 人 召 开 协 调会 ， 对 各 项 任 务 进 行 分 解 2． 起 草 、 审 核 会 议 通 知 会 议 通 知 是 会 议 组 织 者 向 参 会 人员 传 递 会 议 信 息 的 主 要 方 式 ， 也 是 参 会 人 员 反 馈 信 息 的 前 提 和 条件 。

起 草 会 议 通 知 要 做 到 表 达 准 确 、 条 理 清 楚 、 言 简 意 赅 、 一 目了 然 通 知 的 内 容 包 括 ： 会 议 名 称 、 主 送 单 位 、 主 要 内 容 、 报 到时 间 和 地 点 、 参 会 范 围 、 报 名 要 求 、 有 关 事 项 等 会 议 通 知 一 般由 会 议 的 承 办 单 位 负 责 起 草 ， 然 后 报 有 关 部 门 和 领 导 审 核 签 批 做 好 这 项 工 作 ， 关 键 在 于 落 实 会 签 制 度 与 提 高 效 率 相 结 合 ， 既 要严 格 按 程 序 逐 级 审 核 把 关 ， 又 要 迅 速 及 时 3． 下 发 会 议 通 知 要 把 握 好 两 点 ： 一 是 及 时 ， 使 参 会 人 员有 充 裕 时 间 做 好 准 备 ； 二 是 准 确 ， 防 止 重 发 、 错 发 、 漏 发 在 召开 紧 急 会 议 需 要 电 话 通 知 时 ， 要 注 意 语 言 的 使 用 ， 避 免 出 现 “明- 2 - 天 ”“后 天 ”等 字 眼 ， 必 要 时 说 明 “星 期 几 ”， 防 止 产 生 歧 义 。

4． 落 实 与 会 人 员 按 照 会 议 通 知 要 求 的 时 间 ， 对 与 会 人 员逐 一 落 实 并 做 好 登 记 ， 必 要 的 进 行 电 话 核 查 、 督 促 ， 统 计 汇 总 后拉 出 请 假 人 员 名 单 ， 并 及 时 向 有 关 领 导 报 告 5． 协 调 出 席 领 导 根 据 会 议 性 质 拟 写 领 导 出 席 安 排 ， 报 请秘 书 长 同 意 后 ， 逐 一 进 行 电 话 通 知 内 容 包 括 ： 会 议 时 间 、 地 点 、议 程 并 帮 助 衔 接 、 督 促 讲 话 稿 或 主 持 词 的 起 草 与 报 送 ， 确 保 及时 送 到 相 关 领 导 手 中 会 前 半 小 时 再 对 出 席 领 导 进 行 一 次 手 机 短信 提 醒 6． 预 订 会 议 室 会 议 时 间 确 定 之 后 ， 要 立 即 与 会 议 场 所 联系 沟 通 ， 预 订 会 议 室 ， 并 安 排 做 好 先 期 准 备 工 作 7． 编 印 会 议 须 知 与 会 者 通 过 会 议 通 知 得 到 召 开 会 议 的 信息 ， 但 会 议 的 有 关 安 排 、 要 求 ， 需 要 通 过 会 议 须 知 来 了 解 和 掌 握 。

大 型 会 议 活 动 需 要 编 印 会 议 须 知 ， 须 知 编 排 要 求 准 确 、 周 密 、 合理 、 简 洁 内 容 包 括 ： 日 程 安 排 、 与 会 人 员 名 单 、 分 组 名 单 、 食宿 安 排 、 乘 车 安 排 、 值 班 电 话 、 作 息 时 间 、 注 意 事 项 等 8． 制 作 会 议 证 件 有 些 会 议 需 要 制 作 会 议 证 件 ， 包 括 出 席证 、 列 席 证 、 工 作 证 、 车 辆 通 行 证 等 证 件 制 作 要 根 据 会 议 主 题 ，从 易 于 识 别 、 方 便 管 理 、 利 于 安 全 的 原 则 设 计 制 作 9． 布 置 主 席 台 主 席 台 是 会 场 的 重 点 和 中 心 部 位 ， 是 会 议性 质 、 规 格 和 气 氛 的 集 中 体 现 主 席 台 的 布 置 要 从 会 议 性 质 、 领导 人 数 、 主 席 台 大 小 以 及 方 便 领 导 出 入 席 等 方 面 综 合 考 虑 3 - 10． 制 作 会 标 会 标 体 现 会 议 的 主 题 ， 会 标 制 作 一 定 要 准 确无 误 ， 并 注 意 把 握 会 标 的 长 度 、 字 体 与 会 场 是 否 协 调 一 致 。

某 些法 定 会 议 ， 还 需 要 悬 挂 党 徽 11． 检 查 音 响 和 灯 光 根 据 会 议 议 程 安 排 话 筒 的 数 量 和 摆放 位 置 ， 并 严 格 落 实 “三 检 查 ”： 布 置 会 场 时 检 查 ； 会 前 半 小 时检 查 ； 会 前 十 分 钟 检 查 某 些 法 定 会 议 播 放 《 国 歌 》 《 国 际 歌 》 ，要 提 前 进 行 演 练 并 做 好 备 份 ， 确 保 万 无 一 失 检 查 会 场 内 是 否 有灯 泡 损 坏 ， 如 有 损 坏 ， 提 前 进 行 更 换 ， 有 投 影 演 示 时 需 及 时 调 节灯 光 12． 编 制 座 区 图 ， 摆 放 座 签 根 据 统 计 整 理 后 的 与 会 人 员名 单 ， 合 理 安 排 与 会 人 员 的 会 场 座 次 座 区 图 和 座 签 要 反 复 进 行核 对 ， 防 止 遗 漏 、 重 复 ， 防 止 出 现 错 别 字 13． 组 织 调 度 会 议 用 车 大 型 会 议 活 动 ， 需 要 借 用 或 租 用车 辆 要 安 排 专 人 负 责 车 辆 的 召 集 和 调 度 ， 车 辆 较 多 时 要 编 排 乘车 分 组 ， 并 对 车 辆 进 行 编 号 。

14． 安 排 新 闻 报 道 需 要 新 闻 报 道 的 会 议 ， 要 提 前 通 知 有关 新 闻 单 位 ， 并 要 求 其 将 记 者 名 单 报 市 委 值 班 室 ， 再 按 名 单 通 知到 具 体 人 15． 安 排 会 场 警 卫 和 交 通 疏 导 通 知 相 关 部 门 做 好 会 场 警卫 及 交 通 疏 导 工 作 ， 防 止 会 议 过 程 中 出 现 意 外 情 况 规 模 较 大 的会 议 ， 由 于 到 会 车 辆 较 多 ， 要 安 排 交 警 在 会 场 附 近 进 行 交 通 疏 导 4 - 16． 电 力 保 障 会 前 与 供 电 部 门 沟 通 联 系 ， 安 排 保 电 任 务 ，同 时 安 排 会 议 场 所 进 行 内 部 检 修 会 议 过 程 中 还 需 安 排 专 人 值 班 ，以 便 应 对 突 发 情 况 二 、 会 中 服 务17． 组 织 会 议 报 到 会 议 报 到 是 与 会 人 员 身 份 再 确 认 的 过程 ， 是 与 会 人 员 领 取 会 议 证 件 、 文 件 材 料 、 办 理 住 会 手 续 的 必 要环 节 。

通 过 报 到 能 及 时 使 与 会 人 员 了 解 会 议 安 排 ， 掌 握 会 议 动 态 ，同 时 也 能 使 会 议 组 织 者 及 时 知 晓 与 会 人 员 情 况 会 议 报 到 工 作 要求 热 情 周 到 、 迅 速 准 确 、 有 条 不 紊 18． 分 发 会 议 材 料 会 议 材 料 可 以 在 会 前 通 知 各 单 位 派 人领 取 ， 也 可 以 在 会 场 签 到 处 一 并 发 放 ， 或 是 提 前 放 置 到 与 会 人 员桌 上 要 做 到 “三 不 ”： 即 不 错 一 字 ； 不 漏 一 份 ； 不 掉 一 人 对摆 放 在 主 席 台 上 的 材 料 ， 要 从 头 到 尾 检 查 顺 序 和 页 码 ， 确 保 不 出差 错 19． 与 音 响 师 对 接 准 备 一 套 会 议 材 料 ， 包 括 会 议 的 主 持词 交 音 响 师 ， 以 方 便 其 把 握 议 程 安 排 与 音 响 的 调 配 20． 会 议 值 班 会 议 值 班 的 作 用 是 收 集 和 发 送 有 关 会 议 的信 息 ， 协 调 处 理 会 议 期 间 各 项 工 作 和 突 发 事 件 ， 落 实 领 导 交 办 的事 项 等 。

安 排 一 人 在 会 场 内 、 一 人 在 会 场 外 值 班 ， 及 时 沟 通 情 况 ，确 保 联 络 畅 通 值 班 人 员 要 时 时 将 会 议 的 实 际 进 展 情 况 与 会 议 议程 进 行 对 比 ， 掌 握 会 议 进 程 21． 会 场 服 务 提 醒 工 作 人 员 定 时 供 应 茶 水 ， 巡 回 检 查 会- 5 - 场 内 的 音 响 、 灯 光 、 室 温 、 通 风 、 屏 蔽 等 情 况 ， 发 现 问 题 迅 速 补救 遇 到 特 殊 情 况 需 要 向 会 议 主 持 人 汇 报 时 ， 要 采 取 灵 活 的 方 式处 理 ， 最 大 限 度 地 减 少 对 会 议 的 影 响 22． 维 护 会 场 秩 序 会 场 秩 序 包 括 会 场 外 秩 序 和 会 场 内 秩序 会 议 召 开 时 ， 在 会 议 室 门 口 安 排 专 人 值 班 ， 防 止 无 关 人 员 进入 会 场 ， 禁 止 大 声 喧 哗 发 现 会 场 内 不 遵 守 纪 律 的 行 为 ， 予 以 提醒 和 制 止 ， 要 注 意 做 到 言 辞 温 和 有 礼 ， 态 度 严 肃 认 真 ， 行 动 不 愠不 火 。

会 议 开 始 后 安 排 专 人 到 会 场 清 点 人 数 ， 对 迟 到 、 缺 席 者 进行 登 记 三 、 会 后 总 结23． 会 议 资 料 总 结 归 档 会 后 将 会 议 所 有 文 件 包 括 会 议 方案 、 会 议 通 知 、 会 议 须 知 、 会 议 简 报 、 会 议 发 言 材 料 、 领 导 讲 话等 收 集 起 来 ， 按 顺 序 装 订 成 册 ， 以 备 查 考 有 些 会 议 还 要 做 好 录音 、 录 像 资 料 的 收 集 整 理 根 据 保 密 原 则 ， 对 需 回 收 的 会 议 材 料要 逐 份 清 查 回 收 24． 召 开 分 析 总 结 会 分 析 总 结 会 务 工 作 中 的经 验 和 教 训 ， 找 出 规 律 性 的 东 西 ， 以 指 导 做 好 今 后 的 会 务 工 作 注 意 收 集 参 会 人 员 对 会 务 工 作 的 意 见 ， 虚 心 采 纳 、 整 改 提 高 有的 会 议 还 应 写 出 专 门 的 总 结 ， 连 同 其 他 会 议 文 件 ， 一 并 归 档 。