
办公用品管理流程.docx
7页办公设备管理制度为了规范统一办公设备正常运行、合理使用,促进公司健康、持续地发展,特制定本制度(详见附件)本制度适用于价值 200 元以上的办公设备(复印机、电脑、打印机、机等)的使用管理望各事业部及管理中心认真贯彻执行确保办公设备责任到人,使现代办公设备在本公司各事业部及管理中心充分发挥作用,提高办公设备的使用率和使用寿命,确保办公设备安全、可靠、稳定运行本制度从下发之日起开始执行二 O 一一年六月二十四日主题词:办公设备管理附件:一、 相关人员职责:1、采购部负责安排办公设备的采购,管理部负责督查办公设备的使用管理2、管理部(1)负责新购置办公设备的验收入库;(2)负责安排办公设备的维修、保养3、办公设备使用人(或借用人)负责所使用(借用)办公设备的保管、保证其正常运行并定期检查维护4、部门负责人负责监督本部门员工变更时的设备交接手续办理以及设备的清点管理部行政内勤督促借用人归还所借用的办公设备5、信息主管负责对需维修办公设备出具维修意见,并进行维修,需专业公司维修的按流程(附《设备维修审批单》 )联系专业公司进行维修二、 管理规定(一)台账建立1、各部门行政内勤将现有办公设备按照《设备台账》内容进行登记,经部门负责人签字确认后上交至管理部。
2、管理部将各部门上报的《设备台账》合并,并将现有设备按部门进行编号3、统一编号后将编号和保管人写在标签上,下发至各部门,各部门行政内勤将标签贴到设备醒目位置二)申购程序1、申请各部门根据实际需要填写《申购单》 ,报部门负责人批准后交至总经办,经总经理签批,由采购部或指定的专业技术人员负责采购2、办公设备的入库、领用及登记管理(1)采购员将所采购设备交储运部验收入库,并填写《入库单》 ,报关员员根据清单进行清点后,双方在清单上签字3)设备入库后,保管员应通知领用部门负责人派人前来领取办公设备;报关员按清单把办公设备发给领用人,双方在《出库单》上签字,其中设备说明书及保修卡由信息主管及使用人(留复印件)负责保管4)领用部门负责人应对本部门的新增办公设备指定具体保管人,要求保管人填写《设备保管人登记卡》并签字交由管理部行政内勤对设备进行编号并登记在《设备台账》中,该卡一式两联,由管理部行政内勤和设备保管人各持一联5)当保管人因工作变动或其它原因,需将所保管办公设备移交时,由部门负责人重新指定接管人,并负责监督双方办理交接手续保管人和接管人清点、移交办公设备的数量和使用情况清点、移交完毕后,详细填写《设备移交清单》 ,部门负责人、原保管人和接管人三方在清单上签字。
同时原保管人和接管人应持《设备移交清单》到管理部行政内勤处办理《设备台账》信息变更手续6)公司员工辞职或被辞退时,员工需持《设备移交清单》到人事部办理离职手续,人事主管须确认其保管卡上所登记设备已办理移交手续,方可在《员工离职手续单》签字三、 各种设备的维修与保养:(一)复印机1、由部门行政内勤或部门秘书保管2、复印机的检查与维修保养:(1)保管人员需保持所管理办公设备外观清洁,摆放整齐复印机应避免日光直射;空气湿度较大时,开启复印机后应同时打开干燥开关2)保管人员每日需对复印机的运行情况进行不少于一次的检查发现问题及时排除无法排除时应及时通知信息主管出具维修意见并联系专业维修公司进行维修3)保管人员每月需根据复印机说明书,对复印机进行一次内部清理4)使用人员需严格按照设备使用说明书使用复印机、油印机,如因使用不当造成设备损坏,需根据损坏程度情况,承担一定的赔偿责任5)当设备发生无法排除的故障时,由信息主管出具维修意见并及时与专业维修公司联系如属需支付维修费或更换零件的项目,需由保管人填写《设备维修审批单》 ,由信息主管出具意见,并有部门负责人审核、总经理审批,批准后方可进行维修二) 、电脑、打印机1、保管人:专人用电脑专人保管。
如同一台电脑、打印机有两个或两个以上使用人,由部门负责人指定人保管2、 电脑、打印机的使用控制(1)专人电脑专人使用其它人员如因特殊情况需使用该电脑的,必须先征得部门负责人同意后方可使用为防止文件内容外传,对重要文件或密级文件需设置密码锁定2)财务部电脑、打印机仅限于财务部人员及系统工程师使用,其它人员一律不得动用3)各部门电脑、打印机应尽量专人专用如因工作需要,确需多人使用同一电脑时,需指定专人负责保管及维护、保养各部门打印机需指定专人负责保管及维护、保养3、 检查与维修保养(1)保管人需保持电脑、打印机外观清洁,摆放整齐电脑、打印机应尽量避免日光直射、振动、频繁开关及强电流冲击2)电脑或打印机发生故障时,使用人需及时与信息主管联系为防止文件丢失,在故障原因不明时,不得随意开关电脑3)电脑保管人每两月需查杀一次计算机病毒平时,如发现电脑有使用异常的状况也应及时查杀病毒4)若属电脑硬件损坏,经信息主管查明,需支付维修费用或更换硬件时,应由信息主管出具维修意见,部门行政内勤填写《设备维修审批单》 ,交部门经理审核(200 元以下)可进行,200 元(含)以上费用须总经理审批后,方可进行5)如属使用不当造成电脑或打印机损坏的,保管人和使用人需承担一定的赔偿责任。
三)机1、 保管人:由部门行政内勤负责保管2、检查与维修保养:(1)保管人需保持机外观清洁,摆放整齐不得频繁开关电源2)保管人需经常检查机的使用情况,及时加入纸张,发现问题及时排除3)如遇无法排除的故障时,部门行政内勤填写《设备维修审批单》 ,信息主管出具意见,交部门负责人审核,总经理审批批准后由信息主管联系专业维修公司检查维修4)如使用不当造成机损坏,保管人需承担一定的赔偿责任四)照相机、录像机、摄影机、音响器材的管理1、保管人照相机、录像机、摄影机、音响器材平时由管理部负责保管在其它部门人员借用上述设备期间,由设备借用人负责保管2、 使用控制(1)有关部门在借用上述设备时,需由使用者填写《设备借用申请单》由借用部门负责人审核,管理部负责人审批同意后交管理部行政内勤备案2)借用部门使用完毕后,将设备交回管理部行政内勤如未能按时归还设备,需重新填写《设备借用申请单》 ,未重新办理手续,管理部内勤按《设备借用申请单》规定时间索要3、 检查与维修保养(1)上述设备保管人员需保持设备的外观清洁2)设备应存放在避光、通风处如长期不用,需由保管人每月开启 1 小时,以防爱潮损坏3)如设备发生损坏,部门行政内勤填写《设备维修审批单》 ,信息主管出具意见,交部门负责人审核,总经理审批。
批准后由信息主管联系专业维修公司检查维修如属责任事故,设备保管人及使用人需承担一定的赔偿责任五)打卡机的使用管理1、保管打卡机由人事专员负责保管2、检查与维修保养(1)保管人应每周至少检查一次打卡机的运行情况,根据北京时间调校时间,并保持打卡机外观清洁2)当设备发生无法排除的故障时,需及与专业维修公司联系如需更换零件或支付维修费,需由部门行政内勤填写《设备维修审批单》,信息主管出具意见,部门负责人审批3)如属使用不当造成设备损坏的,由保管人承担一定的赔偿责任六)设备的调用1、部门间需要调用以上设备时需调入部门填写《设备调用审批单》 ,调出部门负责人及调入部门负责人签字确认后,交由总经理审批后方可执行2、 《设备调用审批单》交由管理部行政内勤备档,并消除调出部门设备编号,增加调入部门设备编号,并对设备标签进行更新七)设备的报废1、当设备确实无法维修需要报废时,由部门行政内勤填写《设备报废审批单》 ,信息主管出具处理意见,并附有专业维修公司处理意见交由部门负责人审核,总经理审批2、管理部行政内勤将《设备报废审批单》存档并消除设备台账中的设备编号3、如属使用不当造成设备损坏的,由保管人承担一定的赔偿责任。
四、 检查与记录1、 《设备台账》2、 《入库单》3、 《出库单》4、 《设备保管人登记卡》5、 《设备移交清单》6、 《设备维修审批单》7、 《设备借用审批单》8、 《设备调用审批单》9、 《设备报废审批单》相关表格请到管理部行政内勤处领取年 月 日。
