文字材料整理规范.doc

1 -独独立立学学院院年年检检文文字字材材料料整整理理规规范范一一、、年年检检材材料料目目录录规规范范1 1、、年年检检材材料料目目录录的的设设置置年检材料目录共分六级一级目录：《独立学院年检细则 (试行)》中的一级指标二级目录：《独立学院年检细则 (试行)》中的二级指标三级目录：《独立学院年检细则 (试行)》中的三级指标四级目录：为说明 “主要观测点”的一些大的方面所需要的佐证材料目录五级目录：为说明 “四级目录”所需要的具体的佐证材料六级目录：如果五级目录下面的内容比较多时，根据需要可以在五级目录下设置六级目录，以说明 “五级目录”所需要的具体的佐证材料2 2、、年年检检材材料料目目录录的的格格式式（（1 1））各各级级目目录录的的字字号号、、字字体体和和编编号号一级目录：小二号字，黑体；编号为 “1” 、 “2” 、 “3” 、…等二级目录：三号字，黑体；编号为 “1.1” 、 “1.2” 、…“2.1” 、“2.2” 、…等三级目录：小三号字，黑体；编号为 “1.1.1” 、 “1.1.2” 、…“1.2.1” 、 “1.2.2” 、…、 “2.1.1” 、 “2.1.2”…等。

四级目录：小四号字，黑体；编号为 “1” 、 “2” 、 “3” 、…等五级目录：小四号字，宋体；编号为 “(1)” 、 “(2)” 、 “(3)” 、…等 2 -六级目录：五号字，宋体；编号为 “①” 、 “②” 、 “③”…等2 2））页页边边距距：：上 3.5(单位：厘米，下同 )，下 2.8，左 2.8，右 2.6，页眉 1.5，页脚 2.13 3））行行间间距距：：1.5 倍行间距（（4 4））纸纸型型：：采用国际标准 A4 型（210mm×297mm）（（5 5））排排版版格格式式：：用 Word2003 格式 （参见范本）二二、、文文档档格格式式1 1、、材材料料用用纸纸（（1 1））纸纸型型：：采用国际标准 A4 型（210mm×297mm）（（2 2））页页边边距距：：上 2.8(单位：厘米，下同 )，下 2.3，左 2.8，右 2.3，页眉 1.5，页脚 2.13 3））打打印印方方向向：：一般材料应采用纵向打印2 2、、材材料料格格式式（（1 1））标标题题：：标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号标题命名一般按年度、单位、分类词、主题（中心词）顺序命名，用二号中宋体（如有副标题，用小二号楷体），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2 2））正正文文①① 正文标题（加粗）下空一行，每自然段左空两格，回行顶格，数字、年份不能回行②② 正文用小三号仿宋字（行距选固定值 25 磅、表格内文字的字号可适当调整） ，一般每页排 22 行，每行 28 个字③③ 结构层次序数第一层为 “一、 ” ，第二层为“（一） ” （可省略） ，第三层为“1、 ” ，第四层为“(1)” ④④ 页码在下居中（ -*-） ⑤⑤ 如有多级标题第一级标题用黑体字，第二级标题用楷体字- 3 -（加粗） ，第三级标题用仿宋字（加粗），第四级标题用仿宋字（加粗） 所有标题独立成行，不加标点3 3））附附件件①① 文件资料如有附件时，录入者应在正文下一行左侧空两格用小三号仿宋字标识 “附件” （“附件”加粗） ，后加全角冒号和名称，附件如有序号应使用阿拉伯数字（如 “附件 1：‘附件名称’ ” ） ，附件名称后不加标点符号；②② 附件材料部分，正文第一页的左上方顶格应用小三号仿宋字标识“附件：”或“附件 1：” 附件标题应另起一行，并居中4 4））落落款款：：凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称（离右边距四至六个汉字），在下一行相应处标识成文日期。

3 3、、印印刷刷和和装装订订要要求求：： 单或双面印刷左侧装订，不掉页三三、、表表格格编编制制格格式式1 1、、材材料料用用纸纸（（1 1））纸纸型型：：采用国际标准 A4 型（210mm×297mm）（（2 2））页页边边距距：：上 2.8(单位：厘米，下同 )，下 2.3，左 2.8，右 2.3，页眉 1.5，页脚 2.13 3））打打印印方方向向：：原则上应采用纵向打印，如单元格内文字过多，尽可能用折行（自动换行）处理，但每行的宽度应保持一致；如确需横向打印的材料，上边距应设为 2.8，下边距 2.3；左右边距各 2.52 2、、编编辑辑软软件件所有表格原则上要求用 Excel 制作如表格确需与文字混排时，则采用 Word 编辑3 3、、材材料料格格式式- 4 -( (1 1））标标题题: :采用 Excel 自定义页眉编辑 ,选 16 号中宋居中格式 ;（（2 2））表表格格肩肩：：表格左肩空两行录入 “制表单位：船山学院 **科” ，右肩按“制表日期：2008 年 01 月 01 日”方式录入，外侧不得超出表格右页边距3 3））表表格格正正文文：：文字少时，正文采用四号仿宋体；文字多时，则采用五号仿宋体；左边距 2.8，右边距 2.3，上边距 2.8，下边距 2.3。

文字可采用自动换行处理，但每行宽度应保持一致4 4））排排版版：：表格上表目文字格式为垂直居中和水平居中，表目文字可根据本列内容进行必要的换行处理，并设定每页均能打印表目；表格内容一般为垂直居中，水平左侧对直（合并单元格内容为垂直居中和水平居中）5 5））编编辑辑文文字字方方式式①① 凡属数据信息类表格，信息录入时（数值型信息除外）应设定为文本方式后再录入第一列原则上为序号列，最后一列原则上为备注列 ,且备注列一般用于调节表格宽度用若一列中的数据完全相同， 不得合并单元格文本前、后和中部均不加空格如两个字的姓名，中间不能有空格②② 日期按“2008.07.01”半角方式录入；③③ 数值型信息且有少数点时，应先设定数值型，并保留两位小数格式；④④ 数值型信息表格内一律不得录入（如 “元” 、 “人”等）单位，单位可在表目中用括号标出，最后一行应计算合计6 6））表表尾尾：：表中内容如需说明时，录入者应在表左侧下缘空两格录入“注：1、……”加以说明7 7））页页脚脚：：采用自定义页脚自动编辑页码，在中部设定 “-- 5 -*-” （参照范本） 四四、、单单行行本本材材料料编编辑辑要要求求 1 1、、封封面面：：分四行编辑文字。

第一行为 70 号校体“南华大学” ；第二行为 30 号魏碑体“船山学院 2008 年***（主题） ” ；第三行为28 号楷体（或中宋） “船山学院**科” ；第四行为 28 号楷体（或中宋） “2008 年 11 月” 封封面面禁禁止止使使用用竖竖排排文文字字2 2、、目目录录：：采用小二号黑体居中；目录项采用表格形式隐含边框方式录入；（（1 1））大标题采用小四黑体方式录入； （（2 2））小标题空两格后用小四楷体方式录入； “大标题…………（1） ”“ 小标题………（2） ”页序标识要用右对齐格式行间距为固定值 25 磅(参见范本） 五五、、原原始始材材料料整整理理要要求求对于在日常教学管理中形成的文件、资料，要求按自然年度 — 问题分类法进行分类，而属于教学活动中形成的原始材料（如学生考卷、成绩等）应按照教学年度 — 问题分类法进行分类所有材料要求分类准确，编目清楚，整齐美观，查找无误，保证专家检查调用材料时方便、快捷六六、、其其它它1 1、、所有材料要求用活页夹整理成单行本后再按年检指标体系分盒顺序存放2 2、、年检材料的装具（包括文件柜、袋、盒）及标签规范（参见范本） 。

3、原始（复印）件散页装订成册应按顺序用铅笔在其右下角编写页序 6 -南华大学船山学院 2008 年 11 月 28 日 。