行政部工作分析说明.docx

某企业行政部组织机构图与岗位职责描述一． 市场部组织机构图总经理人力资源总监行政总监市场总监总经理秘书其他总监行政经理行政助理行政秘书总务主管（行政主管）办公室主任物业主管法律事务主管公司翻译档案员（总机）前台行政事务管理专员保安队长车队队长公司律师法务事务助理二． 一句话职务务说明1. 行政部与人人力资源源部的区区别行政部主要要工作：：对公司司行政后后勤、总总务、保保卫\秘秘书等工工作的指指挥、指指导、协协调、监监督、管管理的权权力人力资源部部岗位性性质：负负责全面面主持本本部的劳劳资、人人事方面面的管理理工作,,对人员员的招聘聘\培训训\考核核等工作作.三． 行政部各职职务详细细岗位职职责描述述1． 行政总监直接上司：：总经理理主要工作：：规划、指指导、协协调公司司行政服服务支持持等各项项工作，组组织管理理下属人人员完成成本职工工作对对公司行行政后勤勤、总务务、保卫卫\秘书书等工作作的指挥挥、指导导、协调调、监督督、管理理的权力力岗位职责：：（具体体工作）（1）组织织制定行行政部工工作发展展规划、计计划与预预算方案案；（2）组织织制定行行政管理理规章制制度及督督促、检检查制度度的贯彻彻执行；； （3）组织织、协调调公司年年会、员员工活动动、市场场类活动动及各类类会议，负负责外联联工作及及办理公公司所需需各项证证照；（4）起草草及归档档公司相相关文件件； （5）搜集集、整理理公司内内部信息息，及时时组织编编写公司司大事记记；（6）管理理公司重重要资质质证件；； （7）组织织好来客客接待和和相关的的外联工工作； （8）主持持部门内内部的建建设工作作，建设设及维护护内部网网络； （9）协调调公司内内部行政政人事等等工作；；（10）对对控制成成本的方方法提出出建议。

职位要求：：◆熟练的中中英文写写作、口口语、阅阅读能力力；◆优秀的外外联与公公关能力力，具备备解决突突发事件件的能力力；◆较强的分分析、解解决问题题能力，思思路清晰晰，考虑虑问题细细致；◆熟练使用用办公软软件、办办公自动动化设备备◆做事客观观、严谨谨负责、踏踏实、敬敬业；◆具有很强强的人际际沟通、协协调、组组织能力力以及高高度的团团队精神神，责任任心强2． 行政经理直接上司：：行政总总监主要工作：：规划、指指导、协协调公司司行政服服务支持持等各项项工作，组组织管理理下属人人员完成成本职工工作对对公司行行政后勤勤、总务务、保卫卫\秘书书等工作作的指挥挥、指导导、协调调、监督督、管理理的权力力岗位职责：：（具体体工作）（1）. 负责主主持本部部的全面面工作组组织并督督促部门门人员全全面完成成本部职职责范围围内的各各项工作作任务；； （2）. 贯彻落落实本部部岗位责责任制和和工作标标准，加加强与有有关部门门协作配配合； （3）. 负责组组织行政政后勤、保保卫工作作管理制制度的拟拟订、检检查、监监督和执执行； （4）. 负责组组织行政政年、季季、月度度行政后后勤、保保卫工作作计划本本着合理理节约的的原则，编编制后勤勤用款计计划，搞搞好行政政后勤预预算工作作； （5）. 做好公公司生活活用房及及财产管管理工作作。

建立立生活用用房屋固固定资产产帐册、员员工宿舍舍等用于于行政后后勤生活活服务的的财产帐帐册； （6）. 负责公公司内部部治安管管理工作作维护护内部治治安秩序序，搞好好治安综综合治理理，预防防犯罪和和治安灾灾害事故故的发生生； （7）. 负责做做好公司司用水、电电的管理理工作认认真抓好好水、电电的计量量基础管管理工作作，定期期检查和和维修计计量器具具，搞好好电器设设备和线线路的保保养维修修工作；； （8）. 负责组组织部门门人员的的培训教教育工作作协同同人事部部做好各各项工作作，定期期开展岗岗位优质质服务和和业务竞竞赛评比比活动；； （9）. 有权向向主管领领导提议议下属人人选，并并对其工工作考核核评价；； （10）.. 按时完完成公司司领导交交办其他他工作任任务 职位要求：：◆熟练的中中英文写写作、口口语、阅阅读能力力；◆ 热爱公公司，有有较强的的综合协协调能力力和组织织管理能能力；◆能团结同同事，有有较强的的工作责责任感和和事业心心；◆坚持原则则，具有有较强警警惕性和和处理突突发事件件的能力力◆具有处理理后勤事事务工作作的耐心心；◆具有很强强的人际际沟通、协协调、组组织能力力以及高高度的团团队精神神，责任任心强。

3． 总经理秘书书直接上司：：行政经经理主要工作：：协助总总经理完完成日常常事务性性工作岗位职责：：（具体体工作）（1）起草草公司年年度工作作总结及及总经理理讲话稿稿；（2）起草草公司股股东会和和董事会会的会议议材料；；（3）作好好公司重重要会议议的记录录及会议议纪要的的整理；；（4）起草草、打印印、登记记和存档档总经理理签发文文件；（5）协助助行政部部经理做做好公司司来宾的的接待工工作；（6）接听听、妥妥当应答答，如有有必要，做做好话记录；；（7）掌握握总经理理的日程程安排，为为总经理理接见访访客做好好预约工工作；（8）收发发，并并及时交交给总经经理处理理；（9）完成成总经理理或行政政经理交交办的其其他工作作职位要求：：◆熟悉公司司文档管管理；◆良好的中中英文写写作、口口语、阅阅读能力力；◆熟练使用用办公软软件及办办公自动动化设备备◆良好的组组织沟通通协调能能力；◆工作细致致认真，谨谨慎细心心，条理理性强；；◆责任心强强，勇于于承担挑挑战性的的工作；；◆具有开拓拓精神和和团队精精神4． 行政秘书（或或其他部部门秘书书）直接上司：：行政经经理（或或其他部部门经理理）主要工作：：安排会会谈、向向询询问者提提供信息息、收发发日常邮邮件，进进行文档档管理，对对其他行行政和业业务方面面的工作作提供行行政支持持。

岗位职责：：（具体体工作）（1）接听听，向向询询问者提提供信息息，记录录留言，转转接话；（2）收发发与回复复日常邮邮件；（3）撰写写会议通通知、会会议记要要、日常常信件和和工作报报告；（4）会谈谈、会务务安排；；（5）将信信件及其其他记录录归档；；（6）备份份信件及及其他文文档；（7）安排排商务旅旅行，做做好预订订工作；；（8）接待待访客；；（9）采购购、分发发和控制制办公用用品；（10）分分发钱款款，进行行简单的的账务管管理职位要求：：◆熟练使用用操作办办公自动动化设备备，包括括计算机机、打印印机、传机、复复印机等等；◆有良好的的文字表表达能力力，有一一定英语语基础，具具备较强强的听说说能力◆认真负责责，积极极主动执执行交办办工作；；◆工作效率率高，条条理性强强，有团团队合作作精神；；◆保密意识识强5． 总务主管（行行政主管管）直接上司：：行政经经理主要工作：：协助经经理安排排、落实实行政服服务与后后勤总务务的支持持工作岗位职责：：（具体体工作）（1）组织织办好会会议接待待、娱乐乐等各项项活动；；（2）协助助制定、监监督、执执行公司司行政规规章制度度；（3）组织织公司办办公费用用的计划划、办公公用品的的购买、管管理和发发放工作作；（4）管理理公司非非技术资资料、计计算机磁磁盘、光光盘等资资料；（5）做好好办公室室人员考考勤和处处理各种种假期；；（6）管理理公司的的公共卫卫生、食食堂就餐餐工作；；（7）发放放日常福福利、节节日福利利；（8）购买买、管理理和维修修公司固固定资产产；（9）负责责办公用用品、文文具、生生活配套套设施的的管理；； （10）做做好公司司废物（品品）处理理和销售售管理工工作（11）完完成直属属上司交交办的临临时性工工作。

职位要求：：◆较强的管管理能力力；◆熟练使用用办公软软件；◆做事客观观、严谨谨负责、踏踏实、敬敬业；◆工作细致致认真，谨谨慎细心心、责任任心强；；◆具有很强强的人际际沟通协协调能力力，团队队意识强强6． 档案员直接上司：：总务（行行政）主主管主要工作：：做好档档案入库库、分类类、查阅阅手续、保保管、销销毁等相相关工作作岗位职责：：（具体体工作）（1）严格格执行档档案资料料保密制制度；（2）严格格档案入入库制度度，认真真做好分分类登记记，对档档案的分分类应做做到科学学合理，便便于查找找；（3）档案案借阅应应按规定定办理登登记手续续，认真真检查到到期归还还的资料料是否完完整无缺缺，发现现问题及及时报告告和处理理；（4）按有有关规定定对档案案进行例例行的保保养、管管理或销销毁职位要求：：◆熟悉档案案管理办办法；◆掌握计算算机档案案管理信信息系统统；◆熟练使用用办公软软件◆严谨、有有责任心心，有团团队合作作精神；； ◆工作认真真负责，细细致认真真；◆保密性强强7． 前台直接上司：：总务（行行政）主主管主要工作：：做好公公司日常常行政事事务工作作，保证证公司信信息通讯讯顺畅，提提高公司司运作效效率。

岗位职责：：（具体体工作）（1）转接接总机电，收收发真、信件件和报刊刊；（2）接待待来访客客人，并并通报相相关部门门；（3）管理理办公用用品，管管理维修修打印机机、真机、复复印机等等办公器器材；（4）打印印、复印印文件和和管理各各种表格格文件；；（5）承办办员工考考勤和外外出登记记；（6）安排排约会、会会议室及及差旅预预定；（7）保管管各种手手续、手手册；（8）更新新和管理理员工通通讯地址址和话号码等等联系方方式；（9）协助助组织公公司活动动职位要求：：◆有良好的的文字表表达能力力，有一一定的英英语基础础；◆熟练使用用办公软软件、办办公自动动化设备备◆工作细致致认真，谨谨慎细心心，热情情，积极极主动；；◆工作效率率高，责责任心强强，具有有团队精精神；◆保密意识识强8． 行政事务（总总务）管管理专员员直接上司：：总务（行行政）主主管主要工作：：管理公公司的后后勤服务务工作、提提供后勤勤保障岗位职责：：（具体体工作）（1）安排排落实上上级要求求的各项项任务，提提供相关关服务和和后勤保保障；（2）参与与拟订和和完善公公司后勤勤管理规规范，并并监督执执行，确确保行政政后勤管管理的顺顺利进行行；（3）负责责公司办办公家具具、设备备、用品品的选购购与使用用管理；；（4）负责责公司各各类设备备、设施施维护，水水、电、气气、热等等能源后后勤保障障工作；；（5）进行行宣传与与安全检检查，代代表公司司与物业业部门交交涉，管管理公司司用水、用用电情况况；（6）办理理公司购购车、车车辆年检检的相关关手续，安安排活动动用车，并并统计人人员用车车的费用用；（7）对公公司人员员申领办办公用品品进行记记录、发发放、管管理及流流程优化化；（8）办理理上级临临时交办办的其他他工作。

职位要求：：◆能根据公公司不同同时期的的发展需需要，提提供相应应的物资资设备配配备方案案；能根根据办公公需求、市市场行情情，制定定相应的的计划及及书面汇汇报；◆有一定的的英语水水平，能能熟练使使用各种种办公自自动化设设备；◆良好的沟沟通协。