电子档案整理与管理方法.doc

电子档案整理与管理方法一、电子档案整理方法电子档案也称归档电子文件，是指具有参考和利用价值的，并作为档案以数码形式存储于 磁带、磁盘、光盘等载体上的电子文件电子档案以件为单位整理，并录入机读目录一） 录入机读目录、原文挂接和保存载体电子档案机读目录的录入形式主要有两种：电子公文（文书档案）机读目录录入和其他 归档电子文件（图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件） 机读目录的录入1. 电子公文（文书档案）录入电子档案移交数据库或北京市朝阳区档案管理系统软件文书 档案文件级整理数据库每年归档的文书档案目录无论是否有原文，必须全部录入，有电子原文的必须做好挂接2. 其他归档电子文件录入声像档案数据库或北京市朝阳区档案管理系统软件电子档案文 件级整理数据库做好机读目录与电子原文的挂接3. 把机读目录和与之挂接的 电子原文，拷贝至耐久性好的只读光盘（或一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等）载体上，设成禁写状态，并装入光盘盒保存 光盘至少一式2套，一套封存保管，一套查阅使用对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝二） 光盘编号电子档案作为各立档单位档案的一个门类， 要单独给与目录号，每张光盘在此目录内编制 流水号。

三） 光盘标签和填写相关内容每张光盘必须贴有标签，标签的内容有光盘编号、套别、内容、电子文件类别代码、制作 日期、光盘规格和文件格式等1.标签样式:光盘 编号套别内容：电子文件 类别代码制作 日期光盘规格：文件格式：2.标签内容的填写（1） 光盘编号光盘编号由三部分组成即全宗号-目录号-盘号例如：88 - 3- 1（2） 套别：填写光盘套别的代码查阅利用光盘填写A 封存保管光盘填写B（3） 内容：填写此张光盘保存的内容如：三里屯街道第一次全国经济普查工作活动照片（4） 类别：填写电子文件类别代码： 声音文件一A影像文件一V 图形文件一G 图像文件一I 数据文件一D 多媒体文件一M 文本文件一T 计算机程序一P（5） 制作日期： 填写光盘制作日期形式为8位数 如：2006年11月2日填写为20061102（6） 规格：填写电子档案保存载体的规格 如：光盘 CD— R, 650MB（7） 文件格式： 填写内各种文件的格式 如：.DOC word97 tifGroup4 等3. 光盘盒脊背的填写（1）光盘盒脊背样式： 全宗号目录号盘号（2）光盘盒脊背的填写 填写全宗号、目录号和光盘编号四）编制电子档案目录1. 电子档案目录样式电子档案目录光盘 编号内容套别类别 代码制作 日期光盘 规格文件 格式备注2•填写相关内容按照每张光盘按编号的顺序和光盘标签的内容，填写电子档案目录的相关内容。

二、电子档案的管理(一)电子档案的移交与接收文件形成部门在移交电子档案之前， 档案保管部门在接收电子档案之前， 须对归档的每套 载体进行检验，合格率应达到100 %1 .电子档案的检验(1) 载体无划痕，清洁2) 无病毒3) 检验归档电子文件的真实性、完整性、有效性4) 电子档案登记表、软件、说明资料齐全5) 特殊格式的电子档案，相关的软件、版本、操作手册应完整2. 填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(1)《归档电子文件移交、接收检验登记表》样式检验项目单位名称接收单位名称：移交单位名称：载体外观检验病毒检验真实性检 验完整性检验有效性检验登记表、软件、 说明资料检验填表人(签名)年 月 日年 月 日审核人(签名)年 月 日年 月 日部门印章年 月 日年 月 日(2)移交部门和接收部门将检验结果分别填入 《归档电子文件移交、接收检验登记表》3. 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收对检验不合格者， 退回形成部门重新制作，并再次对其进行检验4. 移交手续档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表的填写、签字、盖章 环节登记表一式2份，一份交电子文件形成部门，一份由档案保管部门保存。

二）电子档案的保管1. 归档载体避免擦、戈V、触摸记录涂层2. 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压3. 电子档案存放应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离4. 电子档案保管环境温度范围为：17C〜20C；相对湿度范围为：35%〜45%5. 电子档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登 记设备更新时应确认库存载体与新设备兼容，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换6. 磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10%，发现 问题应及时米取恢复措施7. 对磁性载体上的电子档案，每 4年转存一次原载体同时保留时间不少于 4年8. 档案保管部门应定期将检验结果填入《电子档案管理登记表》（1）《电子档案管理登记表》样式电子档案管理登记表归档电子文件设备情况登记新设备兼容性检验磁性载体转存登记填表人（签名）年 月 日 审核人（签名） 年 月 日（二）电子档案的利用1. 电子档案的圭寸存载体不应外借未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件2. 利用时应使用拷贝件3. 利用时应遵守保密规定对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时， 应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

4. 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。