chapter7 会议管理 国际商务交流课件.ppt

chpter7一、组织和参加会议（会议准备内容，会议组 织）； 二、会议主席； 三、会议一般参与者； 四、会议秘书； 五、视听会议会议的概念和内容1.会议是一种群体活动2.会议是交往需要的一种3.会议是一种权力的角逐4.会议是解决问题的途径5.会议是一种易于接受的约束6.会议是一种耗费精力的活动Presentation OutlineØDiscussing problems and troubles occurred in conducting meetings ØDefining “successful meeting” ØPreparing a meeting ØOrganizing a meetingCase StudyAs the manager, how to prepare the following meeting ?您是某公司的总经理, 所经营的公司 2004年销售额20亿人民币，您希望2005年公 司的销售额达到50亿人民币在即将迈入 2005年之际，您认为有必要就此事召开一次 会议DiscussionAre there any troubles and problems in conducting meetings?What is Successful MeetingØRealize the objective efficiently ØKeep the meeting develop harmoniously ØReach a feasible resolution ØDistribute the work reasonablyCharacteristics of Successful MeetingsØClear purpose ØPerfect preparation ØRelated agenda developed around the topic ØConcise and precise summary ØFeasible resolution ØReasonable distribution of the workList of Preparing Meetings ------Self arrangement or out-sourcingØNoticeØAgendaØReception and RegistryØAccommodationØTransportationØMeeting venue arrangementØEntertainment会议准备内容： 目的、与会者、计划制定、会议进程（议程 ）会议目的：——信息共享——动员激励;分配任务 ——信息传播——产生创意;问题解决和决策制定.设定会议目的的三个要求1.以书面形式列明；澄清目标内涵；避免遗漏；目标繁多时，协调潜在矛盾。

2.目的要切合实际； 3.会议目的必须具体而且可以衡量例： “市场不景气，讨论如何提高产品的销售额”市场不景气，讨论如何在明年底将产品的销售额 由20亿提高至50亿”§ 构成信息研讨：30人； 正式报告：不限研讨培训：15人； 问题识别：10人关键问题解决和决策制定： 5-7人 § 结构——同质性和异质性的平衡——竞争性和合作性的平衡——任务导向和过程导向的平衡§ 要求：1.与会者是对实现会议目标有潜在贡献的人（经 验、专业知识、客观、参与意识）；2.因参加会议而获得益处的人； § 注意：人数（规模）控制§ 主席的时间 § 与会者的时间 § 会议起止时间与会者对会后时间预做规划；提高会议效率§ 方便容纳与会者；视听设备；适当的家具；充足的 照明及通风设备；免于、访客、声音的干扰，防 止分心；成本 § 组织之外的会议地点 § 会议中心康涅狄格州：哈里森会议中心§ 会议议程指的是在会议上需要讨论的业 务事项及其顺序USA GE前总裁托马斯说：“会议的议程必须事先 准备好，并发给与会者，这样可以使他们心中有数， 作好倾听、发言的准备，必要时还可以向讨论议题有 关的部门收集信息，以便会上提出准确的数据和资料 。

§ 会议议程的作用规范会议内容、约束沟通次序；有利于达到会议目的、提高会议效率如何起草会议议程(实例)某公司销售会议 日期：2005年1月3日，星期一 时间：下午2：00—3：30 地点：花园酒店第一会议室 会议目的：如何将公司的销售额由去年的20亿万增加到今年的50亿； 参加人员：各职能部门负责人 议程：1.公司销售情况简介；2：00--2：102.销售经理做关于市场形势的报告；2：10--2：203.客户服务经理做关于用户投诉情况的报告；2：20--2：304.研发经理做关于新产品开发的报告；2：30--2：405.讨论如何将公司的销售额由去年的300万增加到今年的600万；2：40—3：206.主席总结发言，大家表决3：20—3：307.下次会议时间、地点和日期 附件：§ 通知上的内容1.时间（日期、起止时间）；2.开会地点（不熟 悉，附位置图、交通路线图）；3.会议目的；4.与会者 应准备的事项 § 开会前一周送到手中Presiding the MeetingØBegin with an opening statementØControl the meeting process according to the agenda and time allotment ØActivate the discussion ØMotivate more roles of the participantsØIntegrate all opinionsØState the major conclusions and plan of actionØCheck on the minutes and sign§ 会议主席职责：1.会议控制（气氛、确定讨论主题；确保人们围绕主 题依次发言；尽量公正、确保成员了解会议进展情况）；2.会议引导；3.促进讨论（如何？p147）；4.应付隐秘议程（人际关系和情绪）；5.作出决策(决策方法p148)；6.确保会议纪要和会后行动。

会议决策方法有效与会者的技能 § 积极态度 § 准备； § 准时与会 § 给出精确信息 § 倾听 § 支持他人 § 公平参与 § 克服交流障碍检核表 •我清楚什么会议不必出席； •若出席，则准备好所有信息； •出席会议从不迟到； •会议过程不说废话； •我在倾听他人意见后才提出不同观点； •我能客观地肯定他人的观点； •我能鼓励每个人讲自己观点；会议期间 提前到达； 会议室准备就绪； 提供所有必要文件 ； 记录进程； 协助主席会议前 起草会议议程； 交主席过目； 发送会议 通知和议程会议后 起草备忘录； 交主席过目； 两天内发给 与会者； 必要时根据备 忘录 和监督者的 要求发布指示五、视听会议§ 视听会议的优缺点； § 如何召开成功的、电视会议？（p162）会议组织实用技巧1.如何做会议的开场白？ 2.如何掌握讨论进度？ 3.如何对待会议中的错误意见？ 3.如何进行会议的准备？ 4.会议座次应如何安排？ 5.是否有新人首次参加会议？ 6.如何对待隐秘议程？ 7.如何进行会议的预算？ 8.如何作好会议记录？如何掌握议事进度 1．语言方式语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来 控制会议的议事进度。

滔滔不绝的发言者， “能不能用3分钟的时间给我们 简单的说一下？”当他说到5分钟的时候，你可以再说 ：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的或者可以采用一带而过的方法，例如“你刚才说的内 容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从 一个问题带到另一个问题，或是可以转移说话对象， 如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？”如何掌握议事进度 2．非语言方式更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方 式，即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了 或者别说了，或者是说得不够接着说等比如主持人把目光转向别人，就可能是在提示正在 说话的人可以停止说话了；不耐烦的敲桌子，也可以 提示结束发言；用比较不礼貌的方式，如不停的看手 表，也能达到同样的效果如何圆满结束会议。