雅居乐物业档案管理培训课件.ppt

Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Click to Edit Master Title Style,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,*,Page,*,*,雅居乐地产置业有限公司,行政中心,2024年11月10日,档案管理学习,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,1,雅居乐地产置业有限公司档案管理学习,三个基本问题,什么是档案,为什么要管好档案,1,2,怎样管好档案,3,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,2,第一章 什么是档案,档案,：,是公司现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的并保存备查的文件材料,1.1,、档案的定义,是文件材料,是使用完毕或告一段落的文件材料,是具有保存价值的文件材料,1,2,3,是保存备查的文件材料,4,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,3,第一章 什么是档案,文件,：,公司在各项工作和活动中直接产生和,形,是信息记录材料,载体形式多样,原生性和相关性,内容极其丰富,实质是信息,是各种载体形式的,是公司直接产生和形成的,是各项工作和活动中形成的,1.2,、文件的定义,成的各种载体形式的信息记录材料。

L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,4,第一章 什么是档案,1.3,、文件与档案的关系,文件,档案,整理归档,具有保存价值,使用完毕或告一段落,半现行文件,非现行文件,现行文件,文件生命周期,形成者,部门资料室,项目档案室,100%,1070%,310%,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,5,第一章 什么是档案,1.4,、对档案定义的理解,档案,形式,依,附,载,体,保管,！,电子时代面临的挑战,信息与实体分离,前端控制,包含信息,内容,保密,过程管理,方式变革,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,6,第一章 什么是档案,1.5,、档案基本分类,行政管理,财务管理,综合管理类,其它类,档 案 基 本 分 类,经营管理,营销管理,多种经营,技术类,物业管理,基建工程,设备仪器,特殊载体,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,7,第二章 为什么要管好档案,2.1,、档案的直接作用,记录公司历史,著录公司资产,维系公司正常运转,保护公司合法权益,1,2,3,4,凭证作用,参考作用,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,8,第二章 为什么要管好档案,2.2,、档案在管理活动中的价值体现,决策,计划,组织,领导,创新,控制,伦理,文化,信息,档案,P(plan,),D(do,),C(check,),A(again,),L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,9,第三章,怎样管好档案,3.0.1,档案管理的基本原则,集中统一管理本公司全部档案,维护档案完整与安全,便于各项工作的利用,1,2,3,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,10,第三章,怎样管好档案,档案行政工作,档案业务工作,组织协调,实施监督,业务指导,统一制度,统筹规划,积累,收集,整理,归档,利用,鉴定,统计,整理,保管,分类,编号办法,库房管理办法,利用办法,鉴定办法,统计办法,综合类规范,技术类规范,归档办法,收集范围,文件转化为档案,日常工作,3.0.2,档案工作结构展开图,部门文员,DAGL,人员,指导监督检查,文件管理工作,档案管理工作,档案工作,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,11,第三章,怎样管好档案,3.1.1,档案管理体系和机构,集团综合,DAS,项目综合,DAS,区域综合,DAS,部门,ZLS,部门,ZLS,集团行政中心,区域行政中心,项目行政人事部,部 门,部 门,三层架构双线管理,工程,ZLS,工程部,表示领导,表示指导,表示虚拟,机构,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,12,第三章,怎样管好档案,主管领导,行政管理部门,档案主管,3.1.2,档案管理岗位和职责,档案管理员,工程资料员,部门文员,纳入规划,解决关键,协调发展,拟订规划,提供条件,创造环境,制定计划,树立标准,检查指导,提升业务,抓住头尾,控制过程,图纸管理,竣工验收,贯彻标准,开展业务,基层指导,执行制度,整理文件,保管保密,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,13,第三章,怎样管好档案,3.1.3,档案行政工作职能,统筹档案事务，规划目标和发展方向,制度、标准、规范的制定、维护、实施,施加外部压力（职责考核）,/,激发内部动力（示范）,以目标为导向的过程控制（报表巡查）,标准指引和行为修正（培训总结咨询）,统一制度,组织协调,实施监督,业务指导,统筹策划,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,14,第三章,怎样管好档案,销毁,清退,暂存,归档,无保存价值,有保存价值,有清退要求,文件处理方式,超过保管期限,有参考价值,重份文件,3.2.1,文件处理方式,视情况酌定,二次利用需判断保密性权威性（红头红章）用途（报批对外）等因素,二次利用,出卖,积累收集整理,积累收集清理,回复及外单位,重份文件,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,15,第三章,怎样管好档案,3.2.2,文件管理工作要点,要素,责任者,时间,要 求,标准,/,范围,积累,形成者,随时,及时 完整,工作范围内形成的所有文件,收集,文员,定时,及时 齐全 完整 系统,整理,文员,随时,+,定时,齐全 完整 准确 系统 规范,综合类整理规范,技术类整理规范,归档,文员,随时,+,定时,及时 完整,归档办法,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,16,第三章,怎样管好档案,3.2.3,综合类文件整理综述,按件整理，按卷装盒,基本原,则,整理时间、地点方便灵活,方式简洁，减少工作量,便于利用，有利保密,1,2,3,优,点,有保存价值，属归档范围,基本前提,件：具有完整、独立意思表达的文件基本整理单位,卷：具有内在逻辑联系的件的集合及基本保管单位,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,17,第三章,怎样管好档案,3.2.4,综合类文件整理程序,定件,装订,分类,排列,编号,编目,装盒,自然件,组合件,（规格）,原装,订装,线装,粘装,年 度,（大）,问题,保管期限,问 题,时 间,全 宗 号,年 度,保管期限,件 号,问 题,件 号,责任者,文 号,题 名,日 期,页 数,备 注,封 面,盒 脊,备考表,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,18,第三章,怎样管好档案,全宗号,年度,室编件号,机构或问题,保管期限,馆编件号,3.2.5,归档章填写示例,A,2007,1,0.1.01,1,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,19,第三章,怎样管好档案,3.2.6,归档文件目录填写示例,件号,责任者,文号,题名,日期,页数,备注,1,地产置业,雅集行中,20072,号,关于“推选,2006,年度优秀经理候选人”事宜,20070112,2,含附件,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,20,第三章,怎样管好档案,3.2.7,档案盒封面脊背及备考表填写示例,全宗号,年度,保管期限,机构（问题）,起止件号,室,馆,盒号,本卷为,2007,年营业执照变更资料，共,10,件，,10,页。

A,2007,1,0.1.01,起止件号,1-100,1,盒内文件情况说明,整理人：欧莹,（手签）,2007,年,3,月,20,日,检查人：郭杰,（手签）,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,21,第三章,怎样管好档案,3.2.8,工程类文件整理概览,阶段,工程前期文件,工程竣工文件,工程竣工验收文件,立项审批,勘测,设计,施工,竣工图,监理,责任者,建设单位,勘测 单位,设计 单位,施工单位,监理 单位,建设单位,职能,全过程,收集、整理、归档,全过程,标准,1.,遵照所在地城建档案规范,2.,结合相关专业标准,3.,参考公司,工程文件归档管理规定,4.,图纸依据,技术制图复制图的折叠方法,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,22,第三章,怎样管好档案,3.2.9,技术类文件整理程序,组卷,排列,编目,装订,原则,要求,方法,卷内,案卷,页号,封面,目录,备考表,皮装,盒装,夹装,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,23,第三章,怎样管好档案,3.2.10,文件归档办法,要素,目标,方法,/,措施,归档范围,齐全：数量而言整个公司完整流程,完整：每一份归档文件内容完整,了解流程熟悉范围,归档时间,定时限时随时,熟悉计划把握重点,归档份数,一份,/,多份,价值性实用性结合,质量审核,准确：最终版本签字盖章手续完备,清晰：表面清洁字迹线条清晰,规范：经过系统整理,耐久：载体书写材料金属物,过程控制培训示范,L:EPSRoadshowElegance(5303731)Elegance_Template_1.ppt,2024/11/10,Page,24,第三章,怎样管好档案,3.3.1,档案分类办法,工程,营销,物管,营销策划,销售管理,销售合同,综合管理,服务管理,物业合同,行,政,管,理,行政综合,人力资源,企业文化,信息管理,经,营,管,理,经营综合,目标计划,审计监察,立项。