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第第3章章 公务文书公务文书v3．1行政公文概述v3．2通知、通报v3．3报告、请示v3．4函、会议纪要3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．1公务文书的概念及种类公务文书的概念及种类v1．概念v公务文书是指国家党政单位、人民团体、国家党政单位、人民团体、企事业单位在进行公务活动时所使用的体企事业单位在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料式完整、内容系统的各种书面材料3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．1公务文书的概念及种类公务文书的概念及种类v2．特点v（1）作者的法定性法定性v（2）严格的时效性时效性v（3）程式的规范性规范性3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．1公务文书的概念及种类公务文书的概念及种类v3．种类v国务院办公厅2000年8月24日修订发布，于2001年1月1日起施行的《国家行政单位公务文书处理办法》中规定的公务文书种类共有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要这里只重点介绍通知、通报、报告、请示、函和这里只重点介绍通知、通报、报告、请示、函和会议纪要会议纪要这几种常用公务文书。

3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．1公务文书的概念及种类公务文书的概念及种类v上述公务文书，按照行文方向划分，有下述三种：v（1）上行文上行文 指的是具有隶属关系的下级单位向上级单位报送的公务文书，如请示、报告等v（2）平行文平行文 指同一组织系统的同级单位或不相隶属单位之间的来往公务文书，如函、议案等v（3）下行文下行文 指上级单位对下级单位所属单位发送的公务文书，如命令（令）、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等v有些公务文书的行文方向并不十分固定例如通知，主要为下行文，有时也具有平行文的性质；函，主要是平行文，有时也兼用作上行文v此外，公务文书按缓急程度可划分为：特急、急件、一特急、急件、一般文件三般文件三类；按保密级别可划分为：绝密、机密和秘密绝密、机密和秘密三类3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v公务文书的格式，包括纸张要求、印刷要求和书面格式其中书面格式与公务文书写作和处理的关系更直接、更密切v对公务文书的格式参照《国家行政单位公务文书处理办法》和《国家行政单位公务文书格式》执行v1．书面格式v（1）眉首部分v（2）主体部分v（3）版记部分v2．用纸要求和印制要求v（1）公务文书用纸 v（2）文字符号 v（3）印刷装订3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v《国家行政单位公务文书处理办法》中规定公务文书的格式通常由：份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等要素组成。

v公务文书的书面格式可划分为眉首、主体、版记三部分v（1）眉首部分v（2）主体部分v（3）版记部分3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（1）眉首部分 v置于公务文书首页红色反线以上的各要素统称眉首，也叫文头v1）公务文书份数序号v2）秘密等级和保密期限v3）紧急程度v4）发文单位标识v5）发文字号v6）签发人3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（1）眉首部分 v1）公务文书份数序号v是将一文稿印制若干份时每份公务文书的顺序编号，用阿拉伯数码顶格标识在眉首的左上角第一行绝密”、“机密”级公务文书应当标明份数序号如发文单位认为有必要，也可对不带密级的公务文书编制份数序号3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（1）眉首部分 v2）秘密等级和保密期限v秘密等级简称“密级”，是公务文书涉密程度的标识，根据涉密程度分“绝密绝密”、、“机密机密”、、“秘密秘密”三等，标识在眉首右上角平件”不予标注3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（1）眉首部分v3）紧急程度v是对公务文书送达时限和办理速度要求的标识。

紧急程度分为“特急特急”、、“急件急件”两种，标识在眉首右上角“秘密等级”下方3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（1）眉首部分v4）发文单位标识v也叫文件名称，一般由发文单位全称或规范化简称后加“文件”组成如“国务院办公厅文件”、“××省人民政府文件”联合行文时主办单位名称排列在前，也可以只用主办单位名称发文单位名称，多用套红大字居中印在公务文书首页上部，又称之为“红头”3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（1）眉首部分v5）发文字号v是由发文单位对其所制发的公务文书依次编排的顺序代码排印在发文单位标识下空2行反红线之上居中排印发文字号由单位代字、年份、序号组成由单位代字、年份、序号组成年份、序号用阿拉伯数码标识，其中年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入几个单位联合行文，只标明主办单位发文字号如“国办发〔2005〕89号”中的“国办”，是国务院办公厅的代字；“发”是指此文由国务院办公厅发出的；〔2005〕是指该文是2005年发出的；“89号”是国务院办公厅1999年发出的第89份文件。

建住房〔2006〕196号，是国家建设部房地产业司2006年发出的第196份文件3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（1）眉首部分v6）签发人v即代表发文单位核准并签发公务文书的领导人的姓名上报的公务文书应标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（2）主体部分v1）标题v2）主送单位v3）正文v4）附件说明v5）成文日期v6）印章v7）附注3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（2）主体部分v1）标题v应当准确、简要地概括公务文书的主要内容，并标明公务文书种类完整形式的标题由发文单位名称、事由和文种三个要素构成，有的也可省略发文单位或事由发文事由多以“关于……”这一介词结构形式出现，可分一行或多行居中排布，排列对称，间距恰当；回行时要做到词意完整，不应把词、词组拆开如：沈阳市房产局单位和事业单位工作人员沈阳市房产局单位和事业单位工作人员行政过错责任追究试行办法行政过错责任追究试行办法v标题中除法规、转发文件、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（2）主体部分v2）主送单位v是指公务文书主要受理单位，即负责主办或答复行文的单位，应当使用全称、规范化简称或同类型单位的统称，在标题下一行顶格书写，回行时仍顶格主送单位后面标注冒号上行文只有一个主送单位，下行文的多个主送单位按主次顺序排列，依据主送单位多少，及其级别和相互关系分别选用顿号、逗号、括号公开发布的普发性公务文书通常不写主送单位3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（2）主体部分v3）正文v是公务文书具体内容部分在主送单位下一行，每自然段空2格写起数字、年份不能回行正文一般由开头、主体、结尾三部分组成用简洁的语言写明发文的目的、缘由、根据、起因这部分或从行文的目的写起，常使用“为了……”，“为使……”等词语；或首先说明行文是以有关的政策、法规、指示为依据，常使用“根据”，“按照”等词语；或说明行文的缘由，常使用“由于”，“鉴于”等词语开头；或开头引述其他单位的来文要求开门见山，简明扼要这是公务文书的最主要的部分，这部分要在“一文一事”的写作原则下，阐明公务文书的主要事项。

具体内容“因文而异”：如果是向上级报告或反映情况，就应该扼要叙述事实的经过；如果向上级单位有所请示或提出本单位意见，需要上级单位答复的，则必须陈述充足的理由；如果是对下级单位有所指示的，则必须提出依据的有关政策、法规，并结合实际情况，提出看法、意见、希望等v这部分的写法比较灵活，结构上多用总分式，先概括要点，再具体说明；分条列项，层次分明要求重点突出、条理清楚要根据公务文书内容和行文关系，或总结全文，或说明未尽事宜，或对受文单位提出具体要求或希望等；有些公务文书的结尾有较为固定的习惯用语，如“报告”常用“特此报告”，“通知”常用“特此通知”，等作结束语3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（2）主体部分v4）附件说明v附件是附在正文后的有关材料，包括随文转发、报送的文件，颁发的规章制度及文件中的报表、统计数字、人员名单等，是公务文书正文内容的有机组成部分，与公务文书正文具有同等效力3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（2）主体部分v5）成文日期v成文日期即公务文书生效的时间，以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；用汉字书写（“零”写作“○”），即俗称的“大写”，同时年、月、日要齐全。

3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（2）主体部分v6）印章v加盖印章或签署人姓名是公务文书生效的标志公务文书除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，都应当加盖印章印章要端正、清晰，骑年压月v另外，当公务文书排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（2）主体部分v7）附注v附注是需要说明的其他事项，附注说明文件的阅读、传达范围、使用方法等，是对正文中有关名词术语及有关事项的注释、说明如“此件发至县团级”、“此件可见报”等居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（3）版记部分v1）主题词v2）抄送单位v3）印发单位和日期v4）版记中的反线v5）版记的位置3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（3）版记部分v1）主题词v主题词是公务文书检索标识，是用来揭示公务文书基本内容并经过规范化处理的名词术语，便于各类公务文书的计算机存储、检索及管理工作。

主题词一般由名词或名词性词组组成，以不少于三个、不超过五个为宜，依据涵义由大到小按类别词（反映公务文书主要类别），类属词（反映公务文书具体内容）和文种词（反映公务文书形式）的顺序排列使用公务文书主题词时，要从国务院办公厅编制的《国务院主题词表》中选用规范的主题词主题词的选用组合以能否确切反映公务文书主题内容为原则如深圳市物业管理协会《关于对深圳市花样年物业管理有限公司在媒体宣传中发表不负责任言论的通报》的主题词是：物业管理 媒体 言论 通报主题词的位置居左顶格标识，后标冒号；词句之间空1字，不要加顿号3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（3）版记部分v2）抄送单位v是指主送单位以外需要执行或知晓公务文书内容或协助办理的上级、下级或不相隶属的单位如有送抄单位，在主题词下一行，左右各空1字标识“抄送”，后标冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（3）版记部分v3）印发单位和日期v印发单位是指公务文书的印制主管部门，一般应是各单位的办公室或文秘部门。

印发时间以公务文书付印的日期为准，用阿拉伯数码标识3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（3）版记部分v4）版记中的反线v版记中各要素之下均加一条反线隔开3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v1．书面格式v（3）版记部分v5）版记的位置v因为《国家行政单位公务文书格式》规定公务文书双面印刷，所以版记应置于公务文书最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行v公务文书虽然有较固定的格式，但是在一般公务文书中，这些要素不一定都具备，而哪些要素可以省略，就要根据公务文书的具体内容决定了3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．2公务文书的格式公务文书的格式v2．用纸要求和印制要求v（1）公务文书用纸 采用国际标准A4型（210mm×297mm），张贴的公务文书用纸大小，根据实际需要确定v（2）文字符号 一律从左至右横写、横排在少数民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字v（3）印刷装订 公务文书要双面印制，左侧装订3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v公务文书的办理分为收文、发文两个阶段。

v1．收文v2．发文3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v1．收文v凡是外单位送给本单位的材料统称为收文凡是外单位送给本单位的材料统称为收文v（1）签收 v（2）登记v（3）分发v（4）拟办v（5）批办v（6）承办v（7）催办v（8）归档3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v1．收文v凡是外单位送给本单位的材料统称为收文v（1）签收 v是指收件人员在对方的传递单或送交薄上签字，以表示文件收到并明确责任3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v1．收文v（2）登记 v来文由文书（或专人）统一登记，其办法一般应按主送件、抄送件，分别以本单位收文顺序统一编号，登入《收文登记簿》抄送件可直接送往有关部门3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v1．收文v凡是外单位送给本单位的材料统称为收文v（3）分发 v分发要重点抓好分类、分办两个环节分类是指文书根据文件内容及处理方式，对收到的来文划分为阅件、转办件、催办件三类；分办是在对文件登记分类后，分别按分工转给有关办文人员办理，分办文件应及时。

3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v1．收文v（4）拟办 v是指办文人员对来文应由哪位领导审批，哪一部门承办，以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导人批办时参考3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v1．收文v（5）批办 v单位领导人签批具体承办意见，包括指定谁（部门或人）负责办理，如何办理，办理到什么程度，以及时限等；然后文书根据领导同志的指示，把文件分别送交有关人员和部门办理3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v1．收文v（6）承办 v凡是经领导人批办的公务文书，具体的承办人或部门要抓紧办理，不得延误、推诿对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v1．收文v（7）催办 v凡送交有关部门或人员办理的公务文书，文秘部门要负责催办，做到紧急公务文书跟踪催办，重要公务文书重点催办，一般公务文书定期催办。

目的是防止漏办、积压延误3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v1．收文v（8）归档 v归档也叫立卷公务文书办理完毕，把具有保存价值的单份文件，要按照一定的原则和方法，整理成一组有联系的案卷，以便查找利用，定期归档3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v2．发文v以本单位名义制发公务文书的过程，统称发文以本单位名义制发公务文书的过程，统称发文v（1）草拟v（2）审核 v（3）签发v（4）复核v（5）缮印v（6）用印v（7）登记和分发3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v2．发文v（1）草拟 v就是起草公务文书，一般是由谁主管的事情谁拟稿，重要公务文书由领导人亲自拟稿草拟后在“发文稿纸”有关栏目内填写清楚v拟稿前首先要明确发文的方式、主要问题、具体目的，初稿完成后，还要反复修改，使文稿准确、规范3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v2．发文v（2）审核 v公务文书送负责人签发前，应当由办公室进行审核。

审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公务文书的有关要求，公务文书格式是否符合《国家公务文书处理办法》的要求3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v2．发文v（3）签发 v以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或授权其他负责人签发签发人要签署姓名和时间3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v2．发文v（4）复核 v公务文书正式印制前，文秘部门应当进行复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v2．发文v（5）缮印 v 签发的公务文书，要按规定的公务文书格式打印做到清楚、整洁、美观打印后的公务文书，要认真细致地较对，负责打印、校对的人，都要在“发文稿纸”上签名 3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v2．发文v（6）用印 v一般发出的公务文书，要盖上单位印章，盖章要端正、清楚。

3．．1公务文书概述公务文书概述v3．．1．．3公务文书的办理程序公务文书的办理程序v2．发文v（7）登记和分发 v对已用印的公务文书，要把正件、附件全面检查一遍，再装封、编号、登记，对外发送。