浅谈信息化背景下秘书应具备的素质与能力 毕业论文.doc

目 录内容摘要…………………………………………………………1关键词……………………………………………………………1前言………………………………………………………………1一、信息化背景下秘书应具备的素质…………………………1（一）在信息化背景下审视秘书素质…………………………1（二）在信息化背景下重构秘书素质…………………………2（三）在信息化背景下秘书在工作中必须提高的素质………4二、信息化背景下秘书应具备的能力…………………………4（一）在信息化背景下秘书应提升创新能力…………………4（二）信息化背景下秘书在日常工作中应具备的能力………5参考文献…………………………………………………………7浅谈信息化背景下秘书应具备的素质与能力【内容摘要】：信息时代是一个以信息化为特征的激烈竞争的时代，在这样的时代背景下，秘书专业的综合化程度日益提高这就要求秘书必须提高自身的素质与能力，而这其中，包含着在信息化背景下许多深层次内容的问题，本文从信息化背景下秘书应具备的素质和信息化背景下秘书应具备的能力两个方面，初步探讨了信息化背景下秘书应具备的素质与能力关键词】:信息化;秘书;素质;能力为了做好信息化背景下的秘书工作，就必须紧跟信息时代发展的步伐，紧紧围绕工作的中心以及重点，树立工作中各种必备的意识，提高自身素质，加强工作能力,不断完善自己，掌握科学的工作方法，付出艰辛的劳动，做好领导的参谋和助手，高效率、快节奏地完成领导交办的各项任务。

笔者认为在信息化背景下秘书应具备的素质与能力包括两个方面：一、 信息化背景下的秘书应具备的素质随着以计算机为中心的现代办公设备进入办公室，秘书的许多工作，如传统的文本阅读、公文写作、文书处理、文件传递、文档管理与查询等，逐渐被电子文档、计算机语言识别系统、计算机文字处理软件、电子邮件、数据库以及计算机检索系统等数字化、网络化的自动办公系统所取代，而且这些相关技术还在无限量地更新，应用范围也在不断的扩大面临的文化背景宽了，思维领域广了，知识更新更快了，作为领导的助手，秘书应该以怎样的思维方式和智能水平在这个复杂又富有挑战的环境中，为领导提供优质高效的服务呢？这是每一个当代秘书必须思考的问题一） 在信息化背景下审视秘书素质1． 信息观念滞后，信息素质低下有些秘书缺乏信息意识，对信息的价值认识不足，对数字化信息表现冷淡；有些秘书一见到数字化设备就发怵，一看到英文就头疼现代信息技术知识的缺乏导致思想和行为出现障碍，制约了信息观念的更新和信息素质的提高事实上，无论参谋、咨询、决策，还是管理、协调、督查，今天的秘书工作无一不是以信息为基础的有的学者甚至认为，“秘书工作就是信息工作”2． 思想陈旧固化，缺乏创新意识不少秘书缺乏创新意识和创新能力，主要表现在：①“写奉命文、办奉命事”的传统观念在头脑中根深蒂固，做起事来唯唯诺诺，战战兢兢，不敢越雷池一步。

②“秘书工作被动论”占主导地位，致使一些秘书心安理得地采取被动的工作方式，满足于领导叫干什么就干什么，缺乏积极主动、开拓创新的精神③惯性思维方式严重束缚了秘书的创新能力，头脑被旧有的条条框框所禁锢，老是跳不出习惯性思维方式的怪圈信息时代是一个以创新为特征的激烈竞争的时代，在这样的时代背景下，那些因循守旧，无创新能力的人，将会失去立足之地3． 知识结构单一，知识储备浅薄有些秘书还局限于传统的知识结构，随着信息时代的到来，这样的知识储备已经完全不能满足时代的发展和需求，知识更新势在必行二） 在信息化背景下重构秘书素质1． 加强秘书的信息素质现代秘书的信息素质，是指秘书人员在工作实践中根据组织内处信息环境的发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的，关于信息活动的修养和能力，是一个涵盖广泛的综合性概念具体说来，主要包括以下五个方面：（1）信息观念这是指秘书对信息的初步认识，以及在工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象比如，如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能，这是衡量信息观念先进与否的一个具体标准2）信息意识这是指秘书针对信息的知觉、情感、意志等心理品质，具体表现为对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力，简言这，就是对信息的敏感程度。

3） 信息能力这是指秘书在从事秘书工作和的实践活动中所应具备的，对信息进行搜集、理解、分析、处理的能力，包括获取信息的能力，选择信息的能力，预测信息的能力，处理信息的能力和运用信息的能力4）信息知识这是指秘书对信息基本常识的了解，对诸如信息源以及信息检索工具、检索方法等知识的掌握，包括信息文化知识，计算机和信息网络技术常识，以及一定的外语和法律法规知识5） 信息传递这是指秘书在获取和使用信息过程中应当遵循的伦理规范，包括不得危害社会，不得侵犯他人的合法权益，不得向领导者和有关用户传递不良信息，能够自觉保护他人的知识产权、隐私权等高尚的信息道德是现代秘书信息行为正确性的重要保证2.优化秘书的知识结构 适应时代需求的知识结构，是提高秘书工作能力的基础秘书工作能力的大小首先取决于秘书知识结构的完善程度知识结构越完善，能力就越强；知识结构越单一，能力就越弱秘书只有拥有新时代所要求的知识结构，才能为领导提供更好的服务为此，秘书应当： （1） 学会电脑、普通话、外语等知识，更新传统的知识结构2） 善于把所学知识有机地组合成新的知识，不断充实和扩大知识结构，增强适应性3） 注意把握知识之间的纵横联系，按照循序渐进、系统完整、主辅结合、不断更新的原则逐渐充实和完善知识结构，更好地发挥出各种知识的整合功能。

三) 在信息化背景下秘书在工作中必须提高的素质秘书活动的主要对象是领导者，根本职能是辅助管理，基本工作方式是处理信息和事务，由于这一工作的重要性，对从业人员也提出了较高的素质要求这就要求秘书必须提高自身的在工作中的素质和能力1.过硬的政治素质秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作秘书工作的性质、作用决定了秘书人员必须具有较高的政治理论和政策水平，有较高的思想觉悟在大是大非面前保持清醒的头脑，运用科学、正确的方法处理日常事务，不在工作中犯原则性、政策性错误因此秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，特别要学好江泽民同志关于“三个代表”的重要思想，学习党和国家的路线、方针和政策，多了解国际风云，不断接受新信息，更新观念，用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去观察和分析问题，透过现象看本质，发挥好参谋和助手作用 2.过硬的技术素质 随着现代化办公设备的普及,秘书必须改变传统方式和撑握熟练运用现代化办公设备设想一个现代秘书如果不会操作电脑，不会复印、，不会接发电子邮件，不会浏览网上信息，怎能干好本职工作现代秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名立场坚定、作风优良、技术过硬的新时代秘书工作者。

3．良好的职业德道素质 良好的职业道德是秘书人员从事快节奏、高效率工作的动力；是秘书自我完善的必要条件，是秘书职业活动的指南秘书的职业道德应包括敬业爱业,忠于职守；服从领导，当好参谋；任劳任怨,无私奉献；谦虚谨慎，办事公道谦虚谨慎，办事公道；乐于助人，热情服务；遵纪守法，廉洁奉公；实事求是，勇于创新等二、 信息化背景下秘书应具备的能力 （一） 在信息化背景下秘书应提升创新能力创新能力是信息时代对秘书素质提出的重要要求1． 创新能力是对秘书素质的客观要求信息时代极大地方便了人们对信息的获取，开阔了人们的视域，更新着人们的思想观念，改变着人们的思维方式、工作方式和生活方式，也对人的素质提出了更高的要求创新能力是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度墨守成规，缺乏创新意识的秘书将被淘汰2．创新能力是秘书素质的必然要求在信息社会，谁拥有更高智慧和创新能力，谁就能作出更优的决策秘书是辅助领导工作的特殊职业，如今领导对秘书的辅助要求越来越高，不仅要要求秘书提供信息，办文办事，而且要求秘书参与政务，出谋献策，充分发挥参谋作用参谋作用发挥得如何，很大程度上取决于秘书的创新能力没有创新意识，没有创新胆略，没有创新思维，就不可能提出有价值的参谋建议。

3．创新能力是秘书工作自身改革和发展的迫切需求随着时代的飞速进步，秘书工作也必须改革和发展，才能适应时代的变化和领导的要求秘书工作的改革和发展，必然要求秘书具有创新能力二） 信息化背景下秘书在日常工作中应具备的能力1． 处理事务能力 秘书对工作中的各项事务都应做到了如指掌，不只是日常事务的处理，同时也应具备处理突发应急性事务的能力在处理事务的过程中，也避免不了接触各种类型的人，面临各种复杂的情况在这种情况下，秘书在工作过程中，要时刻注意自己的形象，不论是语言方面还是行动方面因为在某些场合，秘书代表的不仅仅是个人而且代表着整个集体的形象2． 协调能力当今的秘书，因职责所系，工作所需，经常要和各种类型的人打交道在上级与下级之间，秘书也恰巧处于“中间”地位，起着重要的作用也可以说，秘书是领导与各个部门的桥梁与纽带，具有承上起下、协调左右、沟通内外的作用因此，秘书必须具备较强的协调能力3． 理解和领会能力日常工作中秘书一方面要接受领导的指示，另一方面也要同具体的工作对象打交道要达到预期的目的，就必须准确、快速地领会领导交待的意图，同时也要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法4． 应变能力秘书工作面临的各种事务常常瞬息万变。

有些办事的计划、预案和文案，会出现与现实情况不大相符，甚至把预案方案完全打乱这就需要秘书临机不乱，沉着镇定，原则不变、迅速抉择，灵活处理，达到预期目的5.文字综合能力有一定的文字综合能力是对秘书人员的最基本要求，撰写应用文是秘书的基本职责写作本不是一件容易的事，写好就更不容易一篇脉络清晰、语简洁的应用，使人看后一目了然，但没有一定的综合能力不可能一蹴而就写作的功夫需要长期的生活实践，深厚的文化积累，系统的写作训练，关键是要做到“三心”：一是留心写作要干一行务一行，注意各种结构和格式的文体，要细读、细品、细钻、细研，取人之长，为我所用二是潜心写作秘书人员要有长期写文章的准备和习惯，自加写作压力，随时做好接受任务、写作文章的准备和习惯三是用心写作写作文章要专心专意，一丝不苟，精心写作，清楚自己写作时所代表的身份后，那种在思想高度集中下对事务方方面面的深思熟虑，具体到某个环节时所迸发的独到见解及对某些事务防患于未然的预见性想象，就如一位运筹于帷幄之中而决胜于千里之外的指挥官切忌敷衍塞责、应付差事6.交际能力交际能力是处理好人际关系的重要因素秘书要克服困难，处理好上下左右各方面的人际关系，必须善于交际，使人容易接近，容易被信赖，这样办事效率就高，速度就快，反之则不然。

秘书职业与其它职业相比，具有其与众不同的职业特性如果说其它职业是最终要朝着专精的方向发展的话，那么秘书职业是要向着杂、多的方向发展一个人如果有志于从事秘书职业，就要善于剖析自己的知识结构，然后结合秘书应具备的素质和能力要求，向着自己尚未涉猎的知识领域进发，勤勤恳恳的扎实学习，才能逐步实现自己的目标，成为一名合格的秘书参考文献：{1}罗军.信息化背景下的秘书素质.{J}秘书,2008.(1){2}胡诗红.高校教学秘书的素质亟待提高.{J}秘书之友,2008.(5){3}蔡银宁.高等院校教学秘书的作用及素质培养{J}.宁波工程学院学报,2005(2)1。