第八章-会展现场管理与活动策划课件.ppt

案例导入分析案例导入分析 20102010年中国第九届国际摩托车博览会管理规定年中国第九届国际摩托车博览会管理规定 2010年10月2124日 本规定是展位订购合同的附件，所有展商均有义务遵守规定规定1 1：展会时间，地点：展会时间，地点 规定规定2 2：允许的展品：允许的展品 规定规定3 3：价格所包含的各种服务：价格所包含的各种服务 规定规定4 4：报名与预付款：报名与预付款 规定规定5 5：付款条件及取消：付款条件及取消 规定规定6 6：展品和撤展证明：展品和撤展证明 规定规定7 7：义务和禁止：义务和禁止 规定规定8 8：技术规定：技术规定 规定规定9 9：保险：保险 规定规定1010：展位分配：展位分配 规定规定1111：参展商证件和专业观众门票：参展商证件和专业观众门票 规定规定1212：会刊：会刊 规定规定1414：其他：其他（1）“第九届中国国际摩托车博览会第九届中国国际摩托车博览会”的现场管理包括哪的现场管理包括哪些内容？些内容？（2）优秀的展会现场管理人员应该注意展会的哪些环节？）优秀的展会现场管理人员应该注意展会的哪些环节？【分析】【分析】展会的管理者是展会现场的协调者，在主办单位和政府各部门之间进行沟通，从而提供服务、对现场进行管理。

现场发生的问题往往刻不容缓，身为现场管理者，首先必须要尽快解决最亟待解决的事情，同时也能使他更加重视外部世界-展会现场，而不是内部-现场管理处只有外部世界才是产生成果的地方展会现场管理工作安排展会现场管理工作安排展会现场管理与服务内容展会现场管理与服务内容展览期间相关活动策划展览期间相关活动策划会展危机管理与关系恢复会展危机管理与关系恢复盲行 一个被蒙眼，走过障碍区告诉他可以在游戏中提出一个要求学员一般会要求给他一个向导讨论：单靠自己的力量，你能顺利走出障碍区吗？当你发现自己不能独立完成任务时，你第一个想到的是什么？这说明什么？有没有学员第一个想到的不是要一个向导，而是工具等要求？如果评价和看待这种学员的心态及行动？在接下来的培训中导师应如何引导这类学员？总结：当每个人经历一次黑暗中的摸索，在他人的引导下走出黑暗时，那份感慨，是人生刻骨铭心的记忆人”字的结构就是互相支撑，人在工作中总会有孤立的时候，迷茫的时候，你会有，别人也会有体会到了你需要什么，就会知道别人需要什么，就会知道你应该付出什么对于上述一类特殊的学员，我们应正确地认识他们的心态一般来说，这类人的独立性比较强，能力也比较强，碰到问题首先想到的不是要帮助，而是自己想办法来解决，在工作中多担任领导或主要角色。

对这类人，导师要注意使其加强对团队精神的理解一、展会现场管理工作安排一、展会现场管理工作安排会展现场工作会展现场工作会展现场工作会展现场工作 撤展管理撤展管理展中现场展中现场管理管理展前布置展前布置管理管理展前布置阶段展前布置阶段1 1设立场地前台接待设立场地前台接待 （1）负责参展企业报到登记2）根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认3）派发参展企业在参会期间的参会指南4）进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况2 2酒店接待处酒店接待处 （1）设立前台接待处2）进行参展商住宿登记3）住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系、房主姓名一、展会现场管理工作安排一、展会现场管理工作安排展前布置阶段展前布置阶段3 3场馆现场协调工作场馆现场协调工作 （1）负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工2）对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作3）为企业协调现场租赁业务4）根据企业报名表，布置安排会场外的广告宣传（一般为参展企业 根据要求而设立的）4 4交通运输安排及搬运工作交通运输安排及搬运工作 （1）企业运输展品的接待及装卸2）搬运工作协调一、展会现场管理工作安排一、展会现场管理工作安排展中现场阶段工作展中现场阶段工作1 1展览会的开幕式组织工作展览会的开幕式组织工作（1）确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单。

2）确定邀请参展企业的记者名录3）开幕式的场地搭建要求4）开幕式主持人讲话内容的审定及参加嘉宾讲话内容的审定5）开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安 排工作一、展会现场管理工作安排一、展会现场管理工作安排展中现场阶段工作展中现场阶段工作2 2展会召开期间展会召开期间（1）做好大会的参观人数的统计、分类2）发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发 放）3）协调展会期间研讨会会议组织安排工作，做到研讨会与展览会有 机结合4）做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务5）统计大会的成交额，做好记录6）积极听取参会代表对大会的意见和建议7）根据参会信息，再次邀请参会企业参加下一届的展会一、展会现场管理工作安排一、展会现场管理工作安排撤展阶段管理撤展阶段管理 当展会按计划的天数进行展览完毕以后，展会就要准备闭幕，展会闭幕标志着本届展会正式结束然而，展会闭幕并不意味着展会现场工作就此结束展会的撤展工作还需要办理机构的大力介入和进行必要的管理展会的撤展工作主要包括展位的拆除、参展商租赁展具的退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁和撤展安全保卫等工作一、展会现场管理工作安排一、展会现场管理工作安排展会现场管理内容与措施展会现场管理内容与措施1 1展会观众管理展会观众管理2 2展会现场广告管理展会现场广告管理3 3参展商行为管理参展商行为管理4 4安全管理安全管理5 5交通、物流管理交通、物流管理6 6餐饮管理餐饮管理7 7证件管理证件管理8 8参展商和观众投诉处理参展商和观众投诉处理9 9新闻管理新闻管理1010知识产权保护工作知识产权保护工作1111现场保洁现场保洁1212展览会布展和撤展管理展览会布展和撤展管理二、展会现场管理与服务内容二、展会现场管理与服务内容展会现场管理内容与措施展会现场管理内容与措施二、展会现场管理与服务内容二、展会现场管理与服务内容展会现场管理内容与措施展会现场管理内容与措施二、展会现场管理与服务内容二、展会现场管理与服务内容展览现场配套服务展览现场配套服务1 1展会观众管理展会观众管理2 2展会现场广告管理展会现场广告管理3 3参展商行为管理参展商行为管理4 4安全管理安全管理5 5交通、物流管理交通、物流管理6 6餐饮管理餐饮管理7 7证件管理证件管理8 8参展商和观众投诉处理参展商和观众投诉处理9 9新闻管理新闻管理1010知识产权保护工作知识产权保护工作1111现场保洁现场保洁1212展览会布展和撤展管理展览会布展和撤展管理二、展会现场管理与服务内容二、展会现场管理与服务内容（一）展前布展管理阶段（一）展前布展管理阶段所谓布展，从参展商的角度看，是指参展商为准备展览而在展会开幕前对展位进行搭装、布置和将展品陈列在展位上的系列工作；从办展机构的角度看，是指对展会现场环境进行布置和对参展商有关工作进行的协调和管理1.展台搭建管理展台搭建管理2.展会开幕式和其他相关现场布置展会开幕式和其他相关现场布置 展会开幕式场所的选择和搭建展会展馆序幕大厅布置嘉宾休息室的布置设置“联络咨询服务中心”设置“新闻中心”。

设置“专业观众登记柜台”一、展会现场管理一、展会现场管理会展现场活动流程会展现场活动流程会展现场活动流程会展现场活动流程 闭幕闭幕/撤展撤展展示展示/交流交流开幕仪式开幕仪式布展布展/预展预展三、展览期间相关活动策划三、展览期间相关活动策划三、展览期间相关活动策划三、展览期间相关活动策划1 1展会开幕展会开幕式策划式策划（1）开幕的时间和地点开幕式时间和地点要提前决定并尽早通知有关各方在开幕时间的选择上要考虑当地的交通、气候及工作习惯等因素2）开幕式流程1.确定礼仪人员、接待人员分工及任务2.落实安全保卫人员的布局与分工3.确定领导和嘉宾的排序并务必核准姓名、性别、职务4.确定致词人、剪彩人的次序、站位5.音响、乐队、礼炮等的检查、配合与协调6.检查嘉宾签到薄、胸花和剪彩用品、礼品7.妥善安排新闻媒体采访报道2 2展会专题展会专题会议策划会议策划（1）专业研讨会1.会前简明扼要地向主要发言人与主持人介绍相关情况2.事先设计好会议议程3.邀请知名人士主持讨论会4.使主要发言人明白主办方希望他们做什么5.明确讨论会的性质6.合理安排讨论会的时间7.与主持人讨论议程要求8.请演讲者向主办方提交演讲大纲。

9.预先与主持人讨论参加专题讨论的最合适人数10.计划最多的互动人数，准备分会场11.预计要用到的演示设备2）技术交流会（1）合理安排会议时间2）不要强挤时间来安排活动3）事前当众宣传会议，这有利于会议登记4）考虑设立“交流会”布告牌5）如果合适，与会议主席或主持人一起为会议构建框架，推进会议的进行6）考虑提供茶点7）不要强迫人们参加讨论交流会8）要考虑到那些也许不属于交流范围内的人三、展览期间相关活动策划三、展览期间相关活动策划三、展览期间相关活动策划三、展览期间相关活动策划2 2展会专题展会专题会议策划会议策划（3）行业会议行业会议一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办、行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议行业会议在策划上有三个方面的中心任务，即会议的主题、会议的议题和会议的筹备方案4）产品发布会1.明确目的2.确定口径和发布方式3.选择时机4.确定对象5.发出邀请和接受报名6.确定主持人和发言人7.准备有关材料8.布置会场9.安排翻译10.收集媒体的报道3 3表演、比表演、比赛和评奖活动赛和评奖活动策划策划（1）表演1.提前策划主办单位一定要明确所策划的表演是什么性质的表演。

2.选择场地除了开幕、闭幕式上的活动之外，各类与展会主题有关的表演安排在展出现场比较合适，具体选择什么地点，要根据实际情况而定3.现场协调为确保表演活动的顺利进行，展会主办者对表演现场的调度与服务十分重要参展商与参展商之间有时会因为对方的表演影响自己而发生纠纷，这时主办方要及时出面协调4.安全防卫由于是现场表演，往往会吸引大量的观众驻足观看，可能会带来一些安全隐患，这就要求展会的主办方做好预案，确保表演活动顺利进行2）比赛和评奖活动1.要成立评审委员会，指导评选工作，审定评选结果2.评审团成员要有代表性，并且要向所有参赛者公开3.要先制定比赛、评奖范围和一个公平合理的规则，并且要向所有参赛者公开发布活动方案4.发动参展商与专业观众参加5.邀请有关媒体参加报道会更有影响力6.比赛评比的揭晓时间一般安排在展会结束的前一天7.比赛评奖揭晓时一般需要组织一个公开的颁奖仪式8.比赛资金来源于展会利润或企业赞助9.比赛是公众参与性较高的项目，策划时要做好所能预测到的危机管理方案，以便使展会比赛顺利进行会展作为一种特殊的重大经贸活动，人流、物流、会展作为一种特殊的重大经贸活动，人流、物流、信息流高度集中，是一个对危机较为敏感的行业。

信息流高度集中，是一个对危机较为敏感的行业会展危机是指影响参展商、专业观众、相关媒体等会展危机是指影响参展商、专业观众、相关媒体等利益相关主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续利益相关主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续正常经营的非预期性事件正常经营的非预期性事件1 1社会因素社会因素2 2运作因素运作因素3 3自然因素自然因素4 4安全因素安全因素会展危机管理会展危机管理四、会展危机管理与关系恢复四、会展危机管理与关系恢复危机处理能力测验危机处理能力测验测验目标：测验目标：危机处理能力 测验说明：测验说明：意外事件不是无缘无故就发生的，它是由于情势与环境所决定的在紧急状态下，你的危机处理能力如何？测验题：测验题：1你的爱人已经上了公共汽车，可是你却挤不上去；这时公共汽车已经开了，你怎么办？A追 B等他下一站回来2你从外面回来，发现厨房里有非常浓厚的瓦斯气味，显然是煤气漏。