万科物业社区文化活动组织工作指引.doc

1、 目的为各地物业公司社区文化活动组织工作提供指引2、 范畴本指引合用于集团下属各地物业公司3、 职责3.1. 集团物业管理部负责本指引的编写、修改、发布;3.2. 各地物业公司负责在本指引的基本上根据本地状况制定社区文化活动的有关制度和规范,各项目管理处负责社区文化活动的组织实行4、 措施和过程控制4.１社区文化活动的组织分为活动筹划、活动准备、活动实行、活动效果评估四个阶段4．2社区文化活动筹划阶段4.２.1 社区文化活动筹划方案的编制各公司需在充足理解业主需求和自身资源的基本上,结合公司社区文化目的提前(中小型社区文化活动应至少提前一种月，大型社区文化活动至少提前2个月）制定具体活动方案筹划方案需要体现整个活动的构思与安排,使人清晰的理解整个活动的内容和设想方案内容应涉及如下要点： Ø 活动目的：明确组织活动的目的，以及预期但愿达到的效果和目的Ø 活动时间和地点:明确活动开展的具体时间和地点Ø 活动主题:中、小型活动只拟定一种主题,大型活动可以在一种大的主题背景下拟定系列小主题主题规定精简、潮流、特色鲜明,能精确体现活动特点，朗朗上口,易于传播　Ø 活动主办方、承办方:明确整个活动的组织负责人及分工。

Ø 活动参与对象及规模：明晰活动的参与对象，可以以年龄、文化层次、性别等为根据划分Ø 活动内容及开展形式：需简要论述具体活动的内容以及开展形式、流程,波及比赛项目要具体列出比赛规则、奖项设立等内容Ø 协作机构:涉及本次活动的所有协助联合单位，如政府、街道、商家、学校等Ø 活动宣传筹划:分为前期宣传、中期宣传和后期宣传分别拟定宣传的负责人、宣传时间(阶段）、宣传手段、规模、预期效果等Ø 活动负责人：拟定活动总负责人及项目负责人Ø 费用预算：预算出活动实行波及的所有费用,涉及物资费用、宣传费用、接待费用、奖品奖金等,以便于领导决策审批Ø 经费来源:拟定活动经费的来源，可积极通过地产营销活动赞助、商业赞助、活动冠名权等形式吸引社会资源的支持Ø 具体活动的安排：如晚会的节目单；运动会的日程表等 　 4．2.2社区文化活动筹划阶段注意事项Ø 充足理解业主需求，调动业主参与积极性;Ø 各类活动大中小相结合，面对不同的受众全体Ø 高度整合、协调社区文化活动资源,实现资源运用最大化;Ø 跨部门的大型活动要成立活动组委会,负责统筹活动全过程；Ø 配合地产营销的社区文化活动要在物业和地产目的一致、优势互补、各取所需的基本上进行，将销售和文化活动有机结合，达到双赢的效果。

4.3社区文化活动准备阶段4．3.１优化活动方案,制定具体活动方案实行细则及时对活动方案进行调节、优化,尽量消除活动的不利因素，制定相应的活动实行细则，保证活动达到预期效果实行细则内容涉及:工作进度安排（履行筹划)、工作人员职责分工表、工作准备清单、物资准备清单、（报名组织、活动场地及环境安排、车辆安排、现场服务方案、奖项设立等),保证整个活动顺利举办,对工作进程进行监督控制4.3．２按照活动方案开始实行前期宣传筹划:活动的前期宣传是整个活动能否达到预期效果的核心前期宣传侧重氛围的营造,活动规模的简介，是预告性的宣传宣传方式: Ø 拟定宣传对象和宣传内容、设计样稿,统一宣传口径，并培训到位Ø 制作吊旗、横幅、海报、短信、广告,通过网络、媒体、宣传栏、社区刊物、背景广播、电子屏幕、电梯、楼道、人际传播、直邮邀请函等，对活动进行宣传，营造活动氛围Ø 对所有面向业主的岗位工作人员进行活动信息培训或传达,设征询点接受业主征询,鼓励业主参与，扩大宣传面4.３.3整个活动安排规定严格按照工作进度表实行,以保证整个活动的顺利开展 　 由活动总负责人负责全面监督和跟进各项目负责人的工作完毕状况和完毕效果。

4．3．4提前一周制定紧急状况预案紧急状况因素：安全事件、交通、消防、设备、天气变化、业主参与面变化、工作人员缺席、停水、停电、奖品准备不到位或不够等结合不同活动的特点,针对也许浮现的紧急状况,制定较为详尽的应急措施，掌握积极权,有效避免因意外状况的发生给活动开展带来障碍或影响特别提示：户外活动要借助专业资源，并进行医疗、保险保障、配备足额安全人员、提迈进行户外线路的考察４.3.５准备工作完毕4.３.６社区文化活动准备阶段注意事项:Ø 活动前期宣传要至少提前一周到位;Ø 活动负责人要及时跟进各项准备工作和物资的到位状况；Ø 紧急状况预案中对紧急物资准备、预案操作流程、负责人等进行细致部署,以保证万无一失Ø 对于大型、重要、时间进度规定较高的活动,如晚会等，应提迈进行预演和彩排Ø 对于大型、参与人数较多的活动应提前做好各类准备工作,可与本地派出所等做好知会，保持联系，必要时可争获得到警方的协助,关注活动现场秩序如:上海地区警方就规定社区活动参与人数超过500人次以上必须提前二星期上报派出所并获得举办社区活动许可证方可举办相应活动4.4社区文化活动实行阶段4.４.1召开活动预备会跟进活动实行筹划，及时通报;4.4.2有关人员到位。

涉及工作人员、邀请的嘉宾、有关媒体等；4.４.3加强活动现场过程控制注意需配合协助的事项,保证活动按筹划实行；４.４．4活动现场信息畅通组织大型活动或户外活动时，有关工作人员须配备通讯工具，保证信息畅通；４．4.5活动现场秩序的控制安全、避免措施到位,发生异常即时启动应急方案,将损失控制在取小范畴内；4．４.6活动现场时间的控制尽量将活动时间安排在筹划范畴内，如有特殊状况需变动或延时，应综合考虑参与者和活动负责人的意见4.４．7后勤保障保证活动各项物资准时到位，为工作人员提供后勤服务４.４.8对活动合伙方在现场商业行为的控制加强对活动协作方和赞助方的现场商业行为的管理和监控,发现违背合伙商定的行为要立即制止,以免过浓的商业气息给业主导致反感4.4．9及时评估改善对已开展的项目及时进行阶段性总结、评估，并在下一阶段实行中优化、调节;4.４.1０中期宣传:中期宣传侧重对活动效果的报道和活动过程的改善宣传方式：活动快报、信息挂网、媒体宣传、口碑传播、信息反馈、筹划评估、评估后调节、制作统一美观的活动宣传展板4.４．11活动结束后的清理工作活动结束后及时清理现场，回收物资4.4．１２社区文化活动实行阶段注意事项Ø 实行阶段的工作分工细节十分重要，要尽量精确详尽;Ø 现场工作人员至少提前半个小时到位,便于再次检查各项准备工作的到位状况,及时补救；Ø 活动总负责人必须把各实行环节有机串联起来,进行严格、有效监控,以保证活动流程的顺畅。

4.５社区文化活动效果评估阶段：4.5．1评估目的:活动结束后,及时进行总结评估，为后来的活动组织提供借鉴4.5.2评估手段：1）活动现场效果评估：参与业主意见收集、现场观众意见整顿2）后续评估：Ø 正式评估： 专项活动回访（或走访）、发放回收活动调查表、总结座谈会、网络调查等，参与活动组织实行的工作人员座谈；Ø 非正式评估：个别回访、面谈交流； ４.５.3活动总结:Ø 资料（文档、照片、录象）整顿、归档：Ø 活动现场的状况描述、效果总结、评估及组织工作评估Ø 局限性之处及改善措施的总结4．５.4后期宣传：后期宣传侧重与对活动整体效果的宣传、品牌的宣传,可以扩大活动影响力,延续活动效果宣传方式:通过媒体、社区刊物、网络、成果展、活动光碟、帽子、纪念衫、纪念册等对活动进行宣传,进一步扩大活动影响４.5.4社区文化活动效果评估阶段注意事项Ø 应注意完整收集、保存有关活动文字、图片资料，存档备案;Ø 要力求实事求是,对活动状况和效果进行真实反映;Ø 注重对局限性之处的总结,并提出改善措施,为此后工作提供借鉴4.6社区文化活动组织难点及建议Ø 业主参与性难以控制建议:关注业主需求,多做调研根据社区业主的品味爱好、年龄有针对性地组织活动;注重活动创意,增强吸引力，扩大参与面。

Ø 活动场地有限建议:积极寻找外部资源,尽量协调时间和场地，充足运用社区内、社区间和社会资源Ø 活动经费缺少建议:从物业管理费中提前预算此块费用,同步积极寻找社会资源，争取开发商、社区商铺、专业机构、社会商家赞助;此外,可以尝试开展部分收费性活动Ø 宣传渠道局限性，难以扩大活动的影响面建议:充足运用多种宣传渠道，加强对活动过程的跟进，加大宣传力度，及时反馈活动效果Ø 活动遭遇不可控事件（自然因素、停水停电、安全事件等）建议：提前制定紧急事件解决预案；为参与户外活动的业主购买保险;活动前及现场设立温馨提示、配备平常医药用品、加强工作人员的培训ØØ 满意度的持续增长建议:引进专业机构;提高社区文化工作人员专业水平；不断创新,保持业主对社区文化活动的关注和参与；对业主盼望值进行管理和引导。