Office办公软件基础知识.ppt

OfficeOffice办公软件办公软件 基础知识基础知识简介..………………………………….page1目 录第四部分 小知识共享…………………page17~20第一部分 Word文字处理软件…………page2~6第三部分 PPT制作要点………………page11~16第二部分 Excel电子表格软件………page7~10Ø Office办公软件是微软公司开发的办公自动化软件，使用 Office办公软件，可以帮助我们更好地完成日常办公和公司 业务Office办公软件是电脑应用最多，最基础的一个软件Ø Office办公软件的发展经历了Office 97 、 Office 98、 Office 2000、 Office XP、 Office 2003、 Office 2007等几代Ø Office套装软件一般由以下7个软件组成： Microsoft Word ****（文字处理应用软件）、 Microsoft Excel **** （电子表格应用软件）、 Microsoft PowerPoint ****(幻灯片演示软件)、 Microsoft Outlook **** （邮件及信息管理软件）、 Microsoft Access **** （数据库应用软件）、 Microsoft FrontPage **** （网站管理应用软件）、 Microsoft Share point Team Services（群组作业网站）简 介page1第一部分 Word文字处处理软软件Ø Word ****是办公套装软件Office ****组件，专门用于文字编 辑、排版的软件，是目前Windows环境下最受欢迎的文字处 理软件之一，功能强大，操作简单。

生成的文件扩展名为 “*.doc”或“*.docx”（Office2007)要点：1、 新建、保存、打开word文档 2、 复制粘贴，查找替换，插入特殊符号等操作3、文字格式的设置，段落的排版，项目符号和编号 4、页面设置，页眉页脚，分栏 提高：创建精致页眉页脚1）在首页上放置不同的页眉或页脚，或不放置页眉或页脚2） 使奇数页和偶数页具有不同的页眉和页脚page2第一部分 Word文字处处理软软件一．注释设置： Ø 插入脚注、尾注和批注（脚注放在每一页面的底端，尾注放在文档的结尾） Ø “插入”—“引用”—“脚注和批注” Ø 插入日期和时间、自动图文集 二．格式设置 ： Ø 分栏效果： “格式”—“分栏”可以设置各栏宽度或是否加分隔线只有在页 面视图和打印预览下，才能显示分栏效果） Ø 首字下沉： “格式”－“首字下沉” Ø 中文版式： “视图”—“工具栏”—“其他格式”“格式”－“中文版式” （包括：拼音 指南、合并字符、带圈字符、双行和一、纵横混排） Ø 文字方向：“格式”—“文字方向”：竖向排版、横向排版 三．检查，校对及保护 ： Ø 在“工具”菜单下可以进行：字数统计：选定要统计的字符，即可统计出选定字 符的个数。

包括行，段，页数等拼写和语法：检查文档中的错误语法和单词 Ø 文档的保护 四．文档的打印：页码范围选择page3五、Word表格的制作： 方法1.打开“表格”菜单，依次选择“插入”/“表格”命令 方法2.单击“常用”工具栏上的“表格”按钮（简单表格） 方法3.“表格和边框”工具栏上，选择“铅笔”工具第一部分 Word文字处处理软软件六、图文混排：插入艺术字、图片 Ø 艺术字体样式选择调整 Ø 当插入剪贴画图像、“来自文件”的图像或“来自扫描仪或相 机”的图像时，您要用其中一种格式插入图像 Ø 图形位置、大小设定 Ø 文本框与绘制图形page4第一部分 Word文字处处理软软件 七．四种视图方式的比较Ø 页面视图：以页面的形式显示编辑的文档，所有的图形对象都可以在这里完整地显 示出来Ø 普通视图：分页使用一条虚线来表示另外在普通视图中无法看到图形对象、插入 的页码、页眉和页脚等内容，也不能进行竖向的排版，所以这个视图通常用来进行文字的 输入、编辑和查阅纯文字的文档等Ø Web版式视图：联机阅读方便，它不以实际打印的效果显示文字，而是将文字显 示得大一些，并使段落自动换行以适应当前窗口的大小，而且只有它可以添加文档背景颜 色和图案Ø 大纲视图：每一个段落的前面都有一个标记page5第一部分 Word文字处处理软软件八、模板使用与新建：简历和常用文档格式九、工具的使用：“工具”—“选项”：显示的文档个数及自动保 存时间十、使用背景、边框和文字效果装饰文档：添加水印或背景 图片、边框、底纹或填充效果page6第二部分 Excel电子表格软件Ø Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件 ，它实质就是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、 完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有 强大的制作图表的功能Ø Excel的新建、打开、保存、关闭、编辑、删除等基本功能 （基本快捷键功能）、数据录入、单元格式设定Ø 数据填充：１)填充相同数据 ：鼠标指针移动到填充柄，拖动它向右２)用户也可以自定义填充序列，方法如下： “工具”菜单——“选项“命令，选择”自定义序列“标签，选中”新序列“并在”输入序列“框中填 充序列，注意：序列中每一项不能以数字开头，如1,2,3 ３)智能填充：可以指定有某种规律的数据（等差，等比…） …page7第二部分 Excel电子表格软件u函数 函数可以认为是常用公式的简写形式。

常用的函数有：Sum，Average,Max，Round,If,Vlookup 等 步骤如下： 1)单击要输入如Sum函数的单元格 2).“插入”菜单—“函数”，出现“粘贴函数”对话框 3)选择需要的“函数”，选定区域. 区域（连续区域 ；不连续区域，按住Ctrl键） 快速计算：工具栏上的“自动求和”和“粘贴函数”按 钮 page8第二部分 Excel电子表格软件常用的函数（如Sum、Average、Max、Round、If、Vlookup ）实例如下：函数page9第二部分 Excel电子表格软件Excel中常用功能演示：数据透视表、插入图表、分列等page10第三部分 PPT制作要点 1、版面设计 1-1 整体效果整体效果应风 格统一，色彩协调 ，美观大方 1-2 色彩尽量采用与文字对比度较大的背景，如白底黑字、黑底白字 、蓝底白字、绿底黄字，不要使用图片作背景 1-3 页边距每页四周留白，应避免内容顶到页面边缘 1-4 表格尽量使用透明背景表格 page111-5 图片使用图片时，同一页面上不应将多个图片叠加在一起1-6 强调内容页面中的关键内容、定理、定义等宜通过设 置亮色、加粗、下划线等方式，加以强调，刺激记忆 。

但同一页面上用于强调效果的方式不应超过三种1-7 页数显示演示文稿的当前页应 在页面下边显 示第三部分 PPT制作要点 1、版面设计page12第三部分 PPT制作要点 2、内容结构设计2-1 内容组织每页应 呈现一个较为单 一的内容 2-2 内容层级每页的条目不应超过三个层级结 构，低一级的内容向右移至少一个 汉字 2-3 条目每行呈现一项条目，对于复杂的短文，应分解，用多项条目呈现 2-4 符号使用尽量使用各种符号简化文字描述 2-5 内容讲演时间每页内容讲演时间 不宜过长 ，以2~5分钟为 宜page13第三部分 PPT制作要点 3、文字排版 3-1 标题标题应简洁 、概括，一般不超过10个汉字，避免换行，不同级别 的标题 在文字和色彩上应有区别，同一级标题 要前后一 致3-2 正文文字简练 ，表意明确每行不超过30个字；行距使用1.25行 或1.5行3-3 字符字符尽量选取与背景颜色有较大反差的颜色，以突出讲稿的 内容page14第三部分 PPT制作要点 4、动画、声音设计 4-1 动画效果使用动画效果时，同一页面上不应使用三种以上 4-2 声音节奏应使用舒缓、节奏较慢的音乐。

没有特殊要求，一般不建议 设置声音page15三不原则：“不超过3种字体、不要超过3种色系、不超过3种动画效果，包括幻 灯片切换”！7±2原则：每份幻灯片传达5个概念效果最好7个概念人脑恰恰好可以处理 超过9个概念负担太重了，请重新组织 八字真言：“文不如表，表不如图”！ 能用图时 ，不用表；能用表时，不用字简单原则：干净、简洁 、有序 第三部分 PPT制作要点5、设计原则page16第四部分 小知识共享u也许你遇到过这样的问题：有时遇到要做一份文档或表格 时却找不到自己想用的菜单？办公软件版本有差别 方法不尽相同！----自定义快速访问工 具栏page17u采用单元格式四舍五入的话，在财务运算中常常会出现几 分钱的误差，而这是财务运算不允许的那是否有简单可行 的方法来进行真正的四舍五入呢？第四部分 小知识共享数 值（原）单元格式(4位）函 数（4位）1.2354873431.2355 1.23551.8945632411.8946 1.89460.5476389530.5476 0.54767.4356576487.4357 7.43573.5438976573.5439 3.54394.6538763494.6539 4.653919.3111 19.3112----其实，采用单元格式四舍五入数字本身并没有真正的四舍 五入，只是显示结果似乎四舍五入了；Excel已经提供这方 面的函数了，这就是ROUND函数，它可以返回某个数字按 指定位数舍入后的数字。

小数位数取舍.xlsxpage18u自定义序列、数据合并与分列的运用： uExcel2003:工具\选项\自定义序列\新建序列… Excel2007:Office按钮\ Excel选项\常用\编辑自定义列表\ 新建序列… u用两种方法把文本合并在一起,(CONCATENATE和Shift+&) u详见 Excel里数据合并与分列第四部分 小知识共享page19page20第四部分 小知识共享 关于Windows 键键的常用快捷方式：Windows+DWindows+EWindows+LWindows+XWindows+R输入oskWindows+R输入psr.exe桌 面资源管理器锁 屏windows移动中心虚拟键盘问题步骤记录器page21。