01 行政管理制度.doc

3公司名称：重庆长安民生物流股份有限公司 第 页 ［共8页］3Company：CMAL Co., Ltd of Total Page 8标 题行政管理制度编 号CMAL-YZ -MS-001鱼嘴项目管理制度部 门鱼嘴项目编 制鱼嘴项目日 期2010/10/15部门经理日 期审 批日 期版 次A/0发行日期发行人（名字／签名）：修改记录编号CMAL-YZ-MS-001版次A/0名称行政管理制度修订版次生效日期修改内容修改人批准A/1A/2A/3A/4A/5编 号名 称版 次CMAL-YZ-MS-001行政管理制度A/0内 容 1. 适用范围 2. 有效时间 3. 具体制度4. 签发部门5. 签发人员6. 签发时间 编号：CMAL-YZ-MS-001行政管理制度适用范围：鱼嘴项目 有效时间：暂行1.0目的为保证项目正常的工作秩序和良好的办公环境，使公司各项行政管理工作制度化、规范化、程序化，以便更好地为部门全体员工服务，特制定本制度。

2.0适用范围本制度适用于长安民生物流鱼嘴项目的行政管理工作，同时应作为鱼嘴项目员工入职培训教材的内容之一3.0职责3.1项目总监是行政管理第一责任人，负责指导和监督行政管理工作3.2人事室和客服室相关人员为行政管理直接责任人，具体负责严格执行和检查、督促部门行政制度的落实3.3员工必须认真执行本行政管理制度4.0行为规范4.1仪表仪容1. 员工在工作时间应保持良好的个人仪表，精神饱满，举止文明，礼貌待人2. 员工必须衣冠整洁，按着装规定要求执行任何时候，在工作场所不得佩带墨镜，不得穿短裤（短过膝盖算短裤）、背心、拖鞋，皮鞋要保持干净、光亮女员工不得穿高跟鞋（鞋跟超过2.5cm算是高跟鞋）、裙子，不戴带缀耳环不留长指甲注意言行举止，不得当众整理个人衣物3. 员工应穿好工作服，佩戴好劳保用品；工作服的纽扣应按要求扣好；保持工作服整洁，袖口、拉链要整理规范4. 员工要保持个人身体、面部、手部清洁，要保持工作服的干净、整洁5. 上班前不吃异味食物以保证口腔清洁6. 员工仪容、仪表要符合自然大方的要求，头发要常洗，不得有头屑并梳理整齐，不得混染和制作怪异发型男员工应每日修剪胡须，发不盖耳遮领，不得剃光头，不留鬓角、胡须；女员工不得应把头发扎起来，不得披头散发。

7. 女员工上班可以化淡妆，但不得浓妆艳抹和喷过浓的香水，男员工不得化妆8. 员工上班期间，应随时自查仪表仪容，发现问题及时纠正4.2举止1. 举止应大方得体，与人交谈双眼应平视对方，不要左顾右盼2. 遇上级领导或有客来访，应立即起身相迎并问好，先请来访人员入座后，自己方可坐下；来客告辞，应起身移步相送3. 站立的正确姿势应是：双脚与两肩同宽并自然垂直分开（体重落在双脚上），肩平、头正、双眼平视前方、挺胸、收腹4. 注意走路姿势，在楼道内行走脚步要轻，不得奔跑（紧急情况下除外）5. 进入上级领导或其他部门办公室前，应先立在门外轻叩门三下，征得同意后方可入内；若进去时门是关闭的，出来时则应随手将门轻轻带上6. 进出办公室时，应主动上前一步先拉开门，请同行的客户、女士或来访人员先行7. 对客户或来访人员提出的询问、疑难、要求、意见，要耐心倾听，在不违背保密制度的原则下，有问必答并做到回答准确；对自己无把握回答的应婉转地表示歉意，联系有关人员给予解答，或留下文字记录，限时予以回复4.3言谈1. 声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免客人听不太清楚2. 不准讲粗言、使用蔑视和污辱性的语言。

3. 说话要注意艺术，多用敬语，注意“请”、“谢”字不离口4.4礼仪1. 所有来电，务必在三响之内接答2. 接，应首先说“你好，长安民生物流”3. 通话时，听筒一头应放在耳朵上，话筒一头置于唇下约五公分处，不得使用免提功能键，中途若需与他人交谈，应用另一只手捂住听筒或按闭音功能键4. 必要时要做好通话记录，要问清通话要点，然后向对方复述一遍5. 对方挂断之后，方为通话完毕，任何时候不得用力掷听筒6. 在公司严禁拨打声讯服务；尽量避免打私人；家人有急事来电，应从速、简洁地结束通话；他人接听，应代为记录、转告4.5办公纪律1. 员工应严格按公司《考勤管理制度》守时守纪2. 保持办公室肃静，工作时间不得大声喧哗、呼唤、打闹、嬉笑、奔跑，不得哼唱歌曲、吹口哨，妨碍他人办公3. 坚守岗位，集中精力做好本职工作工作时间不离岗、串岗、不吃零食、闲聊、打瞌睡、躺卧、打牌、听看与工作无关的音乐和书刊4. 员工不得随地吐痰，不乱扔烟头、垃圾，不乱倒茶水，按规定有区域、路线活动5. 员工上班时间不得聚众闹事、斗殴、赌博上班前不得酗酒6. 上班时间严禁炒股、上网与工作无关的内容或办私事；因公外出应向相关领导说明去向和工作内容。

7. 接待来客询问，不得泄露财务信息、管理制度等有关公司秘密的事项8. 参加各类会议，应提前5~10分钟到会，应调成振动震动、静音或关机状态、保持会场肃静，对重要事项应做好记录9. 保持库房和办公区域内整洁、有序、卫生清洁，不得在库房和办公场所吸烟、吐痰10. 爱护一切公有财物，节约使用办公用品，节约用电，做到人走灯灭，关闭门窗、空调11. 人走办公座椅要立即规位，工作服不准搭在座椅上，同时下班后，要及时整理好办公用品，锁好门窗、抽屉及文件柜5.0办公用品管理规定1. 项目办公用品需求总计划汇总和物品发放、领取、存储由人事行政员负责，办公用品发放后的保管由领用人负责办公用品由公司人事行政部在为公司节约总成本和控制办公费用总额度的基础上统一购置2. 员工离职后除消耗性用品外，其余物品应交回人事室或各组组长处办公用品丢失及人为造成损坏，需要按照原价值予以赔偿正常使用损耗，可以以旧换新3. 项目各部门按需领用办公用品领用特殊办公用品（如电脑），需要填写《采购申请单》，经项目负责人签字，报送总部相关部门审核、批准后，按程序予以领取和发放4. 各部门主管于每月5日前统计好本月部门办公用品申请计划，并及时把《耗材领用申请表》报送给人事行政员。

5. 相关人员应特别注意随时检查复印纸、三联单、四联单、文本装订耗材（如订书针、曲别针、大头针）等耗材的存量，以保证项目业务程序的正常进行6. 人事行政员应定期做好储藏室的6S现场管理6.0复印机和机使用管理规定1. 项目复印机和机概不对外，客户或个人若有需要，须经理或主管同意后，可以使用复印机和机2. 为了使复印机更好地发挥作用，延长使用寿命，每次复印达100张时，需过10分钟再继续复印工作3. 复印时出现的报废文件、资料，属于保密性质的，应立即销毁，不得外传；非保密性质的文档资料，纸张背面可以重复使用，以便节约4. 复印机、机由使用部门负责人维护、保管，如有损坏，应立即通知人事员报维修7.0会议室管理1. 储藏室、会议室由人事行政员统一管理，保管好室内配备的各种设施用具2. 任何员工需动用会议室开会，应首先到人事行政员处预约、登记，以便统一安排；在会议召开前，应及时领取会议室钥匙未经同意不得启用会议室3. 会议时间或地点的安排如有变动或会议取消等异常情况，请及时与人事行政员联系，迟到10分钟仍未做出说明的，将取消此次预定，以确保会议室的利用率4. 当预定会议室有时间冲突时，应由其双方在客户优先的原则下自行协商，在协商不成的情况下，人事行政员有权作出安排。

5. 每次会议之前，会议室预订人员应进行电源检查，如有异常现象请及时反馈到人事行政员处，消除一切不安全因素6. 如需配其它设备、饮用水，水果等，应提前说明，以便提前准备，确保会议顺利进行7. 人事行政员要做好室内物品的管理和维护8. 与会人员应保持室内清洁，爱护室内的设备与物品，损坏赔偿室内物品不许外借，如有特殊情况，必须经项目总监或经理批准9. 会议结束后应做好6S后方可离开，如发现有设备故障和公物损坏应及时报人事行政员，以便及时维护和修理10. 会议（包括培训）的一般要求n 参加会议人员必须按会议规定时间、地点准时参加，不得无故缺席、迟到或中途退席如有特殊情况应事先征得会议主持人同意n 会议应由专人记录，会后对专题讨论结果形成会议纪要，由部门负责人批准后张粘、下发有关各方，以便贯彻实施会议决定的事项，不得随意变动，会后按照会议要求及精神传达贯彻，不得扩大传达范围或任意外传，对违反公司保密规定的，严重者按公司相关规定予以严肃处理n 会议应切实做到“议题明确、实事求是、内容扼要、语言简练、讨论集中”n 会议期间必须将设置为震动、静音或关机状态；禁止发送短消息、玩游戏、上网等行为；禁止交头接耳、高声喧哗；禁止漫不经心、摆弄桌椅、吃零食、看杂志、睡觉等行为，否则负激励10元。

n 参加会议人员须在《会议签到表》或《培训登记表》上签到n 员工参加会议前应做好本小组及个人的工作安排8.0交通车管理规定1. 公司交通车为外租形式，由海泰物业与人事员共同管理2. 公告栏将公布最新交通车时刻表及有关通知乘车员工应时时关注，以免因未能及时获知交通车变动情况而造成损失3. 各站点乘车人员应提前五分钟到站候车如交通车超时十分钟仍未到站，或交通车在途中损坏、发生轻量级交通事故（与其它车擦挂、相撞等）导致10分钟内无法行驶时，司机应及时与人事行政员联系，由人事行政员与海泰物业联系，协商解决4. 原则上禁止交通车出现超载现象如出现超载现象，由人事行政员协调增加车辆或安排员工乘坐其他项目交通车等方式予以解决5. 为保障驾乘人员的安全，在交通车行驶过程中，禁止与司机闲聊6. 若发现司机抽烟、频繁打、态度粗暴、不遵守交通法规、野蛮驾驶、超载等现象，请立刻联系人事行政员处理7. 因道路建设，交通规定变更等不可抵制原因造成站点变更，员工必须服从安排8. 交通车驾驶员应保证所提供的客车干净整洁，乘车员工亦必须共同维持，保证垃圾杂物丢入垃圾桶若有破坏交通车设施或卫生的情况，有权对责任人做出相应处罚。

9. 各站点及乘车时间可根据实际情况做出变动，但需报项目总监批准。