787东吴期货有限公司业务档案管理办法.doc

东吴期货有限公司业务档案管理办法第一章 总则第一条 为了保证公司业务档案的完整、安全，加强业务档案管理，规范公司客户资料的保管及调阅工作，现根据《期货经纪公司档案管理制度》，结合公司实际情况，制订本办法第二条 本办法所涉及的业务档案是指与公司经营业务有关的客户签署的文件和公司内部相关表单，包括开销户、交易、交割、结算、风控类等业务档案第二章 业务档案的收集管理第三条 业务部门应将合同按客户资金账号排序后每周五办理本周开户合同的移交手续合同封面左上角统一标注客户资金账号、客户姓名、开户日期第四条 业务部门每次移交期货经纪合同时，应准确填写附件1《档案移交清单》，清单中列明移交的经纪合同及附件的明细情况清单应当标明档案名称、数量、原件或复印件、交档人和接档人签名、交档日期和接档日期《档案移交清单》一式两份，业务部门和客服部各执一份第五条 业务部门须将各类开户证件粘贴（粘角）于期货合同内封底上（身份证正反面复印件、银行卡复印件、加盖公章的法人三证副本复印件及法人授权书原件粘贴在合同封底内侧），以防遗失第六条 合同外封底请加盖移交章后由移交人签字，新开户股指合同需在合同封面客户资金账号旁加注“股指”二字。

第七条 各类与客服部工作相关的合同等客户资料原件、件、复印件须定期整理传递，传递时间为一周一次，业务部门每周五将本周资料全部收集一并寄出，确保客服部周一统一收取当日开户需要及时传递的客户资料仍按开户管理办法中规定的执行），每次传递移交时需填写《文件流转汇总清单》（参见附件2）客服部需检查移交档案的完整性，发现不完整的可退回业务部门要求其重新规范填写第八条 业务部门应于每周五将本周的股指开户录像以刻盘的形式移交客服部，经客服部审核无误后移交合规稽核部进行归档第九条 当客户开户、销户、信息变更等信息资料在业务部门与客服部保管或移交过程中遗失，公司根据实际情况追究直接责任人和相关责任人的责任第三章 业务档案归档的范围第十条 商品开户须移交归档的纸质资料：一、 期货经纪合同；二、 开户证件，其中包括自然人客户提供身份证正反面复印件，机构客户提供加盖公章的三证副本复印件此外，委托他人做指令下达人、资金调拨人、结算单确认人的还须留存被委托的指令下达人、资金调拨人、结算单确认人的身份证正反面复印件；三、 银期转账协议书；四、 期货居间业务告客户书原件；五、 客户《关于期货保证金有关事项的补充协议》；六、 东吴证券股份有限公司中间介绍业务告客户书 ；七、 异常交易监管声明；八、 开户复核单；九、 法人开户授权委托书原件十、 其他需移交的资料。

第十一条 股指开户须移交归档的纸质材料：一、 期货经纪合同；二、 开户证件，其中包括自然人客户提供身份证正反面复印件，机构客户提供加盖公章的三证副本复印件此外，委托他人做指令下达人、资金调拨人、结算单确认人的，还须留存被委托的指令下达人、资金调拨人、结算单确认人的身份证正反面复印件；三、 银期转账协议书；四、 期货居间业务告客户书原件；五、 股指期货交易特别风险揭示书；六、 东吴证券有限责任公司中间介绍业务告客户书；七、 自然人客户股指开户时提供的学历证明复印件、期货交易结算单（或证券交易经历证明）、金融类资产证明（或本人年收入证明）、股指期货自然人投资者适当性综合评估表、个人诚信报告、股指期货交易知识测试试卷；八、 一般法人客户股指开户时提供的期货交易结算单、符合规定的加盖公章的资产负债表、股指期货操作流程证明文件，一般法人指定下单人、结算单确认人、资金调拨人的股指期货交易知识测试试卷、股指开户法人授权委托书；九、 特殊法人客户股指开户时监管机构、主管机关的批准文件；十、 异常交易监管声明；十一、 股指开户复核表 ；十二、 其他需移交的资料第十二条 开户需移交的电子类资料一、 影像资料：含证监会要求和公司内控要求的影像资料。

影像资料须按公司规定时限定期发送至客服邮箱二、 此外，凡合规稽核部要求补正的影像资料，须补正后两个工作日内同时抄报客服邮箱和合规邮箱，并在邮件名称上注明为补正三、 以客户自己账号为文件名的股指开户录像第十三条 其他客户身份信息资料的移交一、 客户销户申请原件、法人销户授权委托书原件、取消银期协议凭证及《录入差错更正申请》；二、 客户信息变更表或客户基本身份信息变更申请表（监控中心），客户身份证正反面复印件及客户有关基本身份信息变更书面证明材料（法人客户须加盖法人公章）或客户新增指令下达人、资金调拨人的身份证正反面复印件及《录入差错更正申请》；三、 《易盛交易系统客户风险揭示书》、客户《易盛交易系统开通申请表》、客户易盛交易系统《取消申请书》、客户《新增可操作指定账户申请》；四、 客户书面指令单或应急交易状况下有书面记录的录音接单指令移交要求：业务部门负责在每年年初将上一年度的所有书面指令单汇总、装订成册后填写移交人，移交日期、移交页数后向档案管理员办理移交手续，并将所有录音记录刻盘后向档案管理员办理移交手续五、 充抵保证金管理办法中涉及的资料，如标准仓单充抵保证金申请件及原件、充抵保证金业务告知客户书件及原件、解除充抵保证金申请件及原件等其他相关材料。

六、 客服部从实际业务角度考虑在东吴期货交割管理办法中涉及到的公司应留档的材料，如交割业务审核单、交割通知书件及原件等七、 业务部门上月接受的客户临时委托的录音和操作记录第十四条 客户签署的出入金凭证件及原件、关于期货保证金有关事项的补充协议的及原件、申请说明及申请单、追保强平录音等业务档案的收集管理业务部门应将合同按客户资金账号排序后每周五办理本周开户合同的移交手续合同封面左上角统一标注客户资金账号、客户姓名、开户日期业务部门每次移交期货经纪合同时，应准确填写附件1《档案移交清单》，清单中列明移交的经纪合同及附件的明细情况清单应当标明档案名称、数量、原件或复印件、交档人和接档人签名、交档日期和接档日期《档案移交清单》一式两份，业务部门和接档部门各执一份业务部门须将各类开户证件粘贴（粘角）于期货合同内封底上（身份证正反面复印件、银行卡复印件、加盖公章的法人三证副本复印件及法人授权书原件粘贴在合同封底内侧），以防遗失合同外封底请加盖移交章后由移交人签字，新开户股指合同需在合同封面客户资金账号旁加注“股指”二字各类与客服中心工作相关的合同等客户资料原件、件、复印件须定期整理传递，是否要明确哪几大类?例如：信息变更单、易盛相关文件等传递时间为一周一次，业务部门每周五将本周资料全部收集一并寄出，确保客服中心周一统一收取。

当日开户需要及时传递的客户资料仍按开户管理办法中规定的执行），每次传递移交时需填写《文件流转汇总清单》（参见附件2）客服中心需检查移交档案的完整性，发现不完整的可退回业务部门要求其重新规范填写业务部门应于每周五将本周的股指开户录像以刻盘的形式移交客服部，经客服中心审核无误后移交合规稽核部进行归档其他影像资料须按公司规定时限定期发送至客服邮箱对于合规部要求补正的影像资料，须补正后两个工作日内发合规邮箱同时抄客服中心邮箱进行归档，并在邮件名称上注明为补正客户书面指令单或应急交易状况下有书面记录的录音接单指令业务部门负责在每年年初将上一年度的所有书面指令单汇总、装订成册后填写移交人，移交日期、移交页数后向档案管理员办理移交手续，并将所有录音记录刻盘后向客服中心档案管理员办理移交手续第十五条 交割、充抵保证金相关业务资料由客服中心根据交易所相关要求确定原件的移交手续及移交期限第十六条 财务部保存客户签署的出入金凭证件及原件第十七条 风控部保存客户签署的关于期货保证金有关事项的补充协议的及原件、申请说明及申请单风控部对客户进行追保强平时，通过业务部门通知客户的，业务部门须保留录音，并每月将录音提交风控部保管；风控部自行通知客户的，风控部保留录。

当客户相关信息资料在业务部门与接档部门保管或移交过程中遗失，公司根据实际情况追究直接责任人和相关责任人的责任有关开户、变更、销户的客户资料档案应当自期货经纪合同终止之日起至少保存20年；交易指令记录、错单记录、客户投诉档案以及其他业务记录应当至少保存20年第四章 业务档案调用借阅方式第十八条 公司其他部门如需借阅、调用客户合同档案，须先填写档案查阅登记表（见附件3），并由部门负责人签字方可向客服部客服中心申请借阅、调用紧急情况下如负责人在外地，负责人通过录音口头同意也可，查阅人需等负责人回来后补齐借阅手续第十九条 客服部客服中心调档人处理借阅、调用申请，经由客服部客服中心部门负责人同意后，方可办理借阅、调用手续第二十条 非有权机关或特殊情况下，档案原件一律不予借阅、调用第二十一条 档案借阅一般实行复印件形式，如涉及监管部门检查或其他原因需调阅档案原件的，档案调阅期限为1至3天，如出现特殊情况，则根据实际情况适当延长第二十二条 客服部客服中心档案管理员提供档案后，需做好记录，并跟踪回收，检查归还原处第二十三条 查阅人不得在档案上随意修改涂改否则，将承担涂改产生的风险责任第五章 业务档案管理的工作职责第二十四条 岗位名称：档案管理员第二十五条 工作目标：客户资料的保管、调用登记和回收第二十六条 岗位职责一、 负责核对、收集各业务部门或总部职能部门移交的客户档案；二、 负责对各业务部门客户提交的书面申请材料进行笔迹核对；三、 负责将收集的资料按照档案管理的要求整理归档；四、 负责保管客户资料，确保客户资料的完整性和安全性；五、 负责编制、保管客户资料调阅表格并记录；六、 制作每月客户资料汇总报告；七、 编制档案台账并实时更新台账。

第二十七条 有关开户、变更、销户的客户资料档案应当自期货经纪合同终止之日起至少保存20年；交易指令记录、错单记录、客户投诉档案以及其他业务记录应当至少保存20年第六章 附 则第二十八条 本办法由公司客服部负责制订、修订和解释第二十九条 此办法自发布之日起执行客服部2011年8月29日附件1： 档案移交清单A：开户复核单；B：居间告知书；C：银期转账服务协议书；D：IB中间介绍业务告客户书；E：监管申明；F：信息变更单；G：易盛相关资料； H：法人授权委托书；K：银行账号复印件；L：销户确认书另：总页数中均不含银行卡复印件序号档案名称总页数身份证复印件组织机构代码证复印件营业执照复印件税务登记证复印件代理人身份证复印件备注账号名称1234共一页，一式二份，交档人、接档人各执一份交档人：接档人：交接日期：、附件2：文件流转汇总清单所属部门：发件时间：文件名称数量备注发件人：发件日期：附件3：档案查阅登记表序号档案名称复印件/原件查阅理由查阅日期查阅人签字调档人签字。